Бесплатная консультация юриста
Круглосуточно
Звоните сейчас!
+7 (499) 322-26-53
Вы здесь:  / Юридические справки / Новая трудовая книжка взамен утерянной оформление

Новая трудовая книжка взамен утерянной оформление

Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий стаж, ей нет альтернативы. Как завести новую трудовую книжку, если вы только начинаете работать или утеряли свой документ? Давайте разберемся.

Как завести новую трудовую книжку для нового работника

Вы приходите на свою первую работу и не знаете, с чего начать? Идите в отдел кадров или службу персонала. С вами должны заключить договор и завести трудовую книжку. Чистые бланки должны закупаться централизованно бухгалтерией предприятия и там же храниться, но иногда работодатель может обязать вас приобрести бланк. Купить его можно в киосках роспечати и в специализированных магазинах.

Заведение новой трудовой состоит из следующих этапов.

  1. Занесение сведений о работнике на первый лист.
  2. Заполнение раздела о приеме на работу.
  3. Внесение сведений в соответствующие журналы или карточки учета.

Сведения о работнике берут из его анкеты и копий документов. В учетную карточку заносятся:

  • фамилия имя и отчество в соответствии с паспортными данными;
  • дата рождения;
  • образование;
  • профессия.

Все записи заносят строго от руки, шариковой ручкой с синей пастой. Они должны быть аккуратными и легко читаться. Печать проставляется в отведенном для нее месте. Работник, заполнивший документ, должен разборчиво указать свою фамилию.

Заводим новую трудовую взамен утерянной или испорченной

Такие важные документы следует хранить особо тщательно, в сейфе или специальном шкафу. Но даже самые идеальные условия не могут дать полной гарантии их сохранности.

Если книжка утеряна или пришла в негодность, в отделе кадров нужно запросить дубликат. Если вы не работаете, нужно обратиться к последнему нанимателю с письменным заявлением. В дубликат переносят все сведения, которые возможно восстановить. В качестве исходных документов используют:

  • сохранившиеся копии трудовой;
  • сведения из личной карточки;
  • трудовые договоры с прошлых мест работ;
  • выписки из архивных документов.

Кроме того, можно использовать различные служебные удостоверения, пропуска, задокументированные свидетельские показания бывших сослуживцев и прочие официальные сведения.

Трудовая книжка – один из главных документов, подтверждающих стаж работника. Относиться к ней стоит бережно. Восстанавливать данные после утери или порчи документа очень проблематично, а какие-то и вовсе невозможно, например, если предприятие перестало существовать или его архивы были по какой-то причине уничтожены.

Завершаем серию статей, посвященных оформлению неунифицированных кадровых документов в сложных ситуациях (см. статьи «Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника» и «Какие кадровые документы составляются при аннулировании трудового договора»). Сегодня мы публикуем статью, которая поможет бухгалтеру составить кадровые документы при различных казусах с трудовой книжкой.

Как известно, трудовая книжка является документом, в котором фиксируется трудовой путь сотрудника. В нее заносятся сведения о приеме на работу, переводах, увольнениях. Обязанность отражать в трудовой книжке все эти ситуации лежит на работодателе. При этом правила внесения записей в трудовую книжку достаточно четко регламентированы законодательством. Но речь в этих правилах идет о стандартных ситуациях. Жизнь же зачастую оказывается куда изобретательнее.

Работник потерял трудовую книжку

Рассмотрим следующую ситуацию: сотрудник, уволившись с работы и получив трудовую книжку, благополучно ее теряет. Как быть бухгалтеру организации, в которую пришел трудоустраиваться такой работник? Первым делом, с него нужно потребовать заявление об оформлении новой трудовой книжки в связи с утратой (повреждением, порчей и т.п.). Оформляется оно так:

Генеральному директору
ООО «Валентино»
Скороходову Д.Б.
От оператора call-центра
Дубовой Е.П.

ЗАЯВЛЕНИЕ

В связи с тем, что в период до заключения трудового договора с ООО «Валентино» я утратила свою трудовую книжку, и на основании части 5 статьи 65 Трудового кодекса Российской Федерации, прошу оформить мне новую трудовую книжку. Мне известно, что я обязана оплатить стоимость бланка трудовой книжки.

Е.П. Дубова 26 декабря 2011 года

Обратите внимание: такое заявление подает уже сотрудник, а не кандидат на должность. Это значит, что сначала нужно заключить трудовой договор с этим лицом, несмотря на то, что трудовой книжки у него на руках нет.

После того, как руководитель завизирует это заявление (если это предусмотрено системой документооборота, сложившейся в организации), а сотрудник оплатит стоимость бланка трудовой книжки, бухгалтер может приступать к ее заполнению. При этом нужно учитывать, что речь в данном случае идет не о выдаче дубликата (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек*, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225), а о выдаче новой трудовой книжки взамен утраченной (последний абзац ст. 65 ТК РФ). А значит, никаких сведений о суммарном стаже и т.п. в книжку вносить не нужно – она заполняется в том же порядке, что и сотруднику, поступающему на работу впервые.

Читать дальше:  Мвд россии официальный сайт проверка регистрации

Факт выполнения заявления работника будет подтверждаться его собственноручной подписью на титульном листе трудовой книжки. Поэтому брать с работника расписку о выдаче новой трудовой книжки не нужно.

Работник нашел пропажу

Как видно, ситуация с потерей трудовой книжки решается достаточно просто. Сложности начинаются, если работник впоследствии находит свою трудовую книжку, хочет аннулировать новую книжку и получить запись о своей теперешней работе в прежней трудовой книжке.

Начнем с того, что данный казус законодательством вообще не урегулирован и, строго говоря, регулирования и не требует. Ведь у работодателя имеется собственноручное заявление работника, где он просит выдать ему новую трудовую книжку в связи с утратой предыдущей. На пенсионные права сотрудника наличие двух трудовых книжек тоже никак не повлияет – в стаж будут засчитываться как периоды по первой трудовой книжке, так и по второй. В законодательстве же не сказано, что получение новой книжки автоматически аннулирует утраченную.

Наконец, заменить трудовую книжку сложно чисто технически. Дело в том, что в организации должна вестись книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. И в этой книге уже «засветилась» новая трудовая книжка сотрудника. Более того, есть еще и приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. В этой книге также отражены данные о выдаче сотруднику новой трудовой книжки. Получается, что теперь надо будет аннулировать записи, признавать бланк новой трудовой книжки недействительным, решать вопрос с его оплатой и т.п. В общем, сложностей очень много.

Поэтому наш совет – отказать работнику в его просьбе об аннулировании новой трудовой книжки и внесении записи о настоящей работе в его прежнюю (некогда потерянную, а потом найденную) книжку. При этом работнику надо объяснить, что никаких негативных последствий для него наличие двух трудовых книжек не влечет. А также нужно выдать ему заверенную копию его заявления на оформление новой трудовой книжки (на тот случай, если в дальнейшем потребуется объяснять работодателям, куда делся предыдущий стаж, и откуда взялась вторая трудовая книжка).

Дубликат для бывшего работника

Продолжим тему потерянных трудовых книжек. В принципе, у сотрудника, который после увольнения вдруг обнаружил, что его трудовая книжка «куда-то делась», есть альтернативный описанному выше вариант поведения. Он может обратиться к своему бывшему работодателю и потребовать выдать ему дубликат трудовой книжки. Согласно пункту 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек работодатель обязан этот дубликат оформить.

Очевидно, что заявление о выдаче дубликата должно быть письменным:

Директору ООО «Сарагон»
Петрову Н.И.
От Дубовой Е.Н.

ЗАЯВЛЕНИЕ

В связи с утратой трудовой книжки, в период после увольнения с должности оператора сall-центра ООО «Сарагон» и до трудоустройства на другое место работы, на основании пункта 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, прошу выдать мне дубликат трудовой книжки. Мне известно, что я обязана оплатить стоимость бланка трудовой книжки.

Е.Н. Дубова 26 декабря 2011 года.

На основании этого заявления и документов, имеющихся в организации, бухгалтер должен подготовить дубликат трудовой книжки в течение 15 дней. Порядок оформления дубликата достаточно детально прописан в законодательстве, поэтому останавливаться на нем подробнее не будем. Скажем лишь, что бухгалтер должен четко следовать букве закона и вносить в дубликат только те сведения, которые имеются в документах. Никаких дополнений, исправлений и т.п. делать нельзя, даже если ошибка (например, в статье или пункте статьи) очевидна. Все, что есть в документах, должно быть в точности – слово в слово – перенесено в дубликат – таков закон!

Читать дальше:  Информацию в реестр банковских гарантий включает

Не забудьте при передаче работнику дубликата взять с него расписку в получении. Сделать это можно непосредственно на заявлении – пусть работник собственноручно напишет (снизу или на обороте): «Дубликат трудовой книжки получил лично», проставит число и подпись.

Ошибочные записи

Наверное, каждый бухгалтер, которому приходилось сталкиваться с кадровой работой, знает, что записи, внесенные в трудовую книжку по ошибке, можно исправить, признав их недействительными. Но для многих оказывается сюрпризом правило, согласно которому любой работник, в трудовой книжке которого появилась недействительная запись, связанная с увольнением или переводом, может потребовать замены трудовой книжки. А между тем такое право предоставлено работнику пунктом 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Соответственно, если, например, при увольнении работник увидит у себя в трудовой книжке сделанную по ошибке (и признанную недействительной) запись о переводе или об увольнении – согласитесь, всякое бывает и от ошибок никто не застрахован – то он может попросить заменить такую трудовую книжку дубликатом. Однако одной устной просьбы в данном случае мало – в пункте 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек прямо говорится о письменном заявлении.

Выглядеть оно может, например, так:

Директору ЗАО «Васк»
Нурину П.С.
от старшего экономиста
Дургилиевой О.П.

ЗАЯВЛЕНИЕ

В связи с наличием в моей трудовой книжке записи об увольнении, признанной недействительной, и на основании пункта 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, прошу выдать мне дубликат трудовой книжки.

Дургилиева О.П. 26 декабря 2011 года.

Обратите внимание, что в этом случае работник в силу прямого указания в пункте 48 Правил ведения и хранения трудовых книжек не обязан оплачивать стоимость бланка трудовой книжки.

Сам дубликат в данном случае оформляется на основании «испорченной» трудовой книжки путем перенесения «слово в слово» в новую трудовую книжку всех имеющихся записей (за исключением, конечно, тех, которые послужили основанием для выдачи дубликата). После оформления дубликата, его нужно выдать работнику одновременно с «испорченной» трудовой книжкой. Не забудьте взять с работника расписку в их получении следующего содержания: «Дубликат трудовой книжки, а также трудовую книжку, в которой имеется запись об увольнении, признанная недействительной, получил. Число, подпись».

*Полное название документа – Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

Значение трудовой книжки для человека сложно переоценить. Этот документ используется для подтверждения стажа и при расчете пенсий. Каждое предприятие обязано вести формуляры на своих сотрудников, вносить в них записи и возвращать документы после увольнения физических лиц. С учетом сказанного образец заполнения дубликата трудовой книжки в 2016 году приобретает особую важность.

Трудовая книжка

Каждый гражданин при своем трудоустройстве представляет по новому месту работы документы, перечень которых содержится в статье 65 ТК России. Среди обязательных форм прямо названа трудовая книжка, которая ведется предприятием на каждого работника.

Если документ утерян, то физическому лицу выдается дубликат трудовой книжки.

В названном формуляре отражаются данные:

  • о трудоустройстве;
  • о переводах;
  • об увольнении;
  • о награждениях.

При ведении и хранении документов работодателю необходимо неукоснительно соблюдать предписания, изложенные в Правилах, введенных в действие Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225, а также Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.

Указанные акты нормотворчества позволяют ответить на вопрос, в каких случаях выдается дубликат трудовой книжки.

Трудовые книжки ведутся работодателем от руки с использованием чернил черного и синего цвета. Наличие сокращений, подчисток, зачеркиваний и замазываний в формуляре недопустимо.

Все формулировки, отражаемые в документе, должны строго соответствовать нормативным актам Российской Федерации и приказам предприятия. Игнорирование данного предписания повлечет за собой признание соответствующих сведений недействительными, что может отразиться на подтвержденном стаже физического лица.

При увольнении сотрудника работодатель обязан возвратить гражданину его трудовую книжку. Указанные действия должны быть совершены в последний день исполнения должностных обязанностей. Если данное правило не выполнено, то предприятие незамедлительно должно направить бывшему работнику уведомление, в котором содержится указание на необходимость получения документа или согласие на его направление почтой.

Считаем необходимым подчеркнуть, что указанные выше предписания государственных органов в достаточной мере отражают порядок и способы действий с соответствующими документами. Однако они не содержат образец оформления дубликата трудовой книжки.

Читать дальше:  Должностные обязанности кухонного работника в кафе

Ниже подробнее рассмотрим порядок восстановления формуляра в случае:

  • если документ утерян;
  • когда он испорчен.

Если трудовая книжка утеряна

Статья 65 ТК России прямо предусматривает обязанность предприятия выдать оформляемому на работу гражданину новый документ в случае, если первоначальный формуляр утерян. Для этого физическому лицу необходимо вручить работодателю заявление о выдаче дубликата трудовой книжки.

Скачать образец заявления о выдаче дубликата трудовой книжки

Пунктом 31 Правил, введенных в действие Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225, установлена обязанность лица, утерявшего свою трудовую книжку, незамедлительно сообщить о данном факте последнему работодателю. Предприятие не наделено правом выдавать дубликаты документов без соответствующего запроса работника.

Необходимо отметить, что в силу буквального содержания указанных выше правовых норм можно сделать вывод, что запрос на выдачу дубликата трудовой книжки должен соответствовать следующим критериям:

  • быть составлен в письменном виде;
  • содержать фамилию, имя и отчество гражданина, а также его подпись и дату формирования;
  • адресоваться предприятию;
  • иметь указание на факт потери формуляра;
  • описывать обстоятельства утраты документа с датами;
  • отражать просьбу сотрудника выдать дубликат трудовой книжки при ее утере.

Работодатель должен в течение 15 дней изготовить новый формуляр взамен потерянного документа. Нарушение такого срока не допускается.

Пунктом 7.1 Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10.10.2003 N 69, предусмотрена обязанность предприятия вносить записи в формуляр и дубликат вкладыша в трудовую книжку согласно материальным доказательствам работы, представленным физическим лицом. Такими документами могут являться трудовые договоры, приказы или справки.

Гражданину следует получать соответствующие сведения с предыдущих мест работы.

Пункт 7.2 вышеназванной Инструкции Минтруда России содержит ответ на вопрос, как сделать дубликат трудовой книжки, но, как и иные акты нормотворчества, не предусматривает образца такой копии.

Оформляя дубликат потерянного документа, предприятие обязано указать общий и непрерывный стаж работы гражданина, предшествующий его трудоустройству. Названная информация записывается суммарно и отражается в графе «Сведения о работе».

Затем указываются сведения об исполнении должностных обязанностей в общепринятом порядке. Основанием для их внесения служат подтверждающие документы.

Важной особенностью при оформлении формуляра взамен утерянного является необходимость отражения всех записей в соответствии с доказательствами. Если части сведений в подтверждающих документах нет, то и в оформляемый формуляр такая информация не вносится.

Скачать образец заполнения дубликата трудовой книжки

Важно отметить, что в аналогичном порядке восстанавливаются и вкладыши в формуляры.

Проще выглядит ситуация, когда прежняя трудовая книжка пришла в негодность или испорчена, но находится у работника или предприятия. Для восстановления документа достаточно будет перенести записи из испорченного формуляра во вновь выдаваемую форму.

Каждый работодатель должен снять копии с подтверждающих документов и возвратить их оригиналы физическому лицу. Данная обязанность предусмотрена абзацем 7 пункта 7.2 Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10.10.2003 N 69.

Так в общих чертах выглядит ответ на вопрос, как получить дубликат трудовой книжки при утере.

Иные случаи выдачи дубликатов

Несколько иной порядок предусмотрен нормативными актами Российской Федерации для случаев утери трудовой книжки работодателем. При наступлении указанных событий предприятие самостоятельно предпринимает все необходимые и достаточные меры для восстановления потерянного документа.

Пунктом 34 Правил, введенных в действие Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225, прямо предусмотрена обязанность работодателя при массовой утере трудовых книжек выдать дубликаты документов.

В силу пункта 33 указанного нормативного акта работник может потребовать оформления новой трудовой книжки в случае, если запись о расторжении договора или переводе гражданина признана в установленном порядке недействительной.

В данном случае дубликат оформляет предприятие по последнему месту работы.

В заключение следует отметить, что прежний работодатель является тем, кто выдает дубликат трудовой книжки при утере. Если же работник оформляется вновь, то формуляр взамен утерянного может изготовить предприятие по новому месту исполнения должностных обязанностей гражданина.

Добавить комментарий

Your email address will not be published. Required fields are marked ( Обязательно )

Adblock detector