Бесплатная консультация юриста
Круглосуточно
Звоните сейчас!
+7 (499) 322-26-53
Вы здесь:  / Юридические справки / Заявление на выдачу копии трудовой книжки образец

Заявление на выдачу копии трудовой книжки образец

Составление заявления на выдачу копии трудовой книжки происходит в тех случаях, когда работник предприятия или организации нуждается в подтверждении своего стажа, опыта или места работы.

Зачем писать заявление

Трудовая книжка является документом строго учета, поэтому в отношении нее выработаны определенные нормы и правила, в том числе по ведению и хранению.

После того, как сотрудник принимается на работу, он сдает свою трудовую книжку в отдел кадров компании. Здесь в нее вносятся все необходимые сведения и здесь же она в составе личного дела работника, храниться вплоть до его увольнения. Ответственность за ее содержание и сохранность обычно несет специалист кадрового отдела, который не имеет права ни вносить в нее какие-либо «лишние» записи, ни выдавать ее на руки кому бы то ни было, даже владельцу. Если же последнему потребуется предоставить информацию из нее в какую-либо инстанцию, кадровик должен сделать с трудовой книжки копию или выписку. Но запуском для начала этого процесса служит письменное заявление со стороны работника.

Куда может потребоваться копия трудовой книжки

Копия трудовой книжки может понадобиться куда угодно. В большинстве случаев, это государственные структуры, например, такие как различные административные и социальные службы (для назначения льгот, пособий, субсидий), а также банковские учреждения (для получения займов и кредитов).

На самом деле, список адресов, по которым может потребоваться предъявление копии трудовой книжки довольно широк, но не исключены и случаи, когда трудовая книжка по каким-либо причинам утрачивается (теряется) и тогда данная копия также может сослужить отличную службу – на ее основе можно сделать дубликат, последовательно восстановив все необходимые записи.

Копия трудовой бывает востребована и при трудоустройстве на вторую работу (т.е. по совместительству).

Как делается копия

Обычно копия трудовой книжки делается при помощи ксерокса. При этом каждый лист копии должна отлично читаться и быть пронумерован. Все странички должны быть заверены печатью предприятия и подписью ответственного лица, который таким образом удостоверяет подлинность всех записей и самой копии снятой с оригинала.

Составление заявления

Унифицированного, единого для всех образца заявления на выдачу копию трудовой книжки нет, так что работник может писать его в свободном виде или по форме, разработанной на предприятии. Заявления обязательно должно включать в себя ряд обязательных сведений:

  • данные о компании, в которой трудится человек,
  • должность и ФИО сотрудника, на имя которого оно пишется,
  • просьбу о выдаче копии,
  • дату,
  • подпись составителя.

При желании можно указать и причину, по которой потребовалась копия, а также инстанцию, в которую требуется предъявление документа, но если такого желания нет, то, по закону работник не обязан это писать.

Оформление заявления

Документ можно писать на стандартном чистом листе формата А4, как от руки, так и на компьютере. Главное условие: наличие оригинала подписи заявителя.

Заявление необходимо составлять в двух экземплярах,

  • один из которых заявитель должен зарегистрировать либо в отделе кадров или у секретаря организации и оставить у себя,
  • второй передать представителю работодателя.
Читать дальше:  Налоговый вычет за лечение пошаговая инструкция

Срок рассмотрения заявления

По закону, данное заявление должно рассматриваться не больше трех дней. При этом, работник может указать и более короткий срок, но в этом случае дата выдачи копии будет зависеть только от расторопности работодателя – закон не обязывает его строго следовать требованию сотрудника по периоду выдачи копии трудовой книжки. При особо острой необходимости, в заявлении следует указать достаточно вескую и уважительную причину с приложением подтверждающих документов.

Имеет ли право работодатель отказать в выдаче копии

Если сотруднику требуется какая-либо информация из трудовой книжки, оформленная в виде выписки или копии, работодатель не вправе отказать ему в этой просьбе.

По закону, трудовая книжка — собственность работника, которая на период действия трудового договора храниться у работодателя. Если не выдать выписку или копию, то это станет нарушением прав работника, по факту которого он имеет право пожаловаться в трудовую инспекцию, которая, в свою очередь, вынесет предписание к устранению нарушения и подвергнет работодателя административному наказанию.

Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки

С точки зрения делопроизводства, данное заявление имеет вполне обычную структуру.

  1. В начале документа слева или справа (это не имеет значения) указывается адресат:
    • полное наименование организации с указанием ее правового статуса (ИП, ОАО, ООО, ЗАО),
    • должность,
    • фамилия-имя-отчество руководителя (или иного лица, ответственного за выдачу копий трудовых книжек).
    • Далее вписывается должность и фамилия-имя-отчество заявителя.
    • Ниже пишется дата составления заявления и населенный пункт, в котором зарегистрирована фирма.
    • После этого посередине строки указывается слово «заявление» и ставиться точка.
    • Далее идет собственно текст просьбы о выдаче копии трудовой книжки. Здесь можно (но не обязательно) указать причину и сослаться на букву закона, который однозначно говорит о праве работника получать копии своих личных документов от работодателя.
    • В завершение документ нужно подписать и расшифровать подпись.

    Большинство работающих граждан после определенного возрастного порога живут в ожидании заслуженного отдыха, так как походы на работу начинают все больше утомлять, но при наступлении данного периода у них появляется непреодолимое желание продолжить трудовую деятельность, так как это увеличивает доходы семьи.

    Работодателю в данном случае невзирая на его желания необходимо правильно оформить требуемую к выдаче документацию.

    Основные понятия

    Заявление на выдачу трудовой книжки – это официальное обращение трудящегося к работодателю о выдаче на руки личной трудовой документации.

    Также заявление в качестве официального требования является защитой для работодателя, в том, что он выдал на руки официальный документ работнику.

    Несмотря на то, что выдача в определенных ситуациях книжки на руки сотруднику вменяется работодателю законом, а заявление выступает в качестве основания, специально утвержденной законодателем формы оно не имеет.

    Как составить заявление на выдачу трудовой и что делать, если документ не выдали при увольнении – смотрите тут:

    Основания для выдачи трудовой книжки

    Трудовая книжка работнику может понадобиться во многих случаях:

    • При оформлении кредита;
    • Загранпаспорта;
    • При повышении квалификации;
    • Поступлении на заочную форму обучения;
    • Оформлении субсидии;
    • Оформлении пенсии и подтверждении пенсионного стажа.

    Что представляет собой выписка из трудовой книжки и как ее получить – узнайте по ссылке.

    Важно: согласно законодательству оснований для выдачи трудового документа существует два:

    • Выдача трудовой книги при увольнении согласно любому положению закона. Как оформить доверенность на получение трудовой книжки при увольнении – читайте по ссылке;
    • При оформлении любого вида пенсии для подтверждения трудового стажа.

    Расписка в получении трудовой книжки.

    Порядок выдачи документа

    Выдается документ на основании заявления работника с обязательным внесением записи об этом в регистрационный журнал:

    • ФИО сотрудника;
    • Дата выдачи;
    • Подпись сотрудника.
    Читать дальше:  На каком основании могут отключить электроэнергию

    Ведение такого учета не обязательно, однако этот документ помогает в дальнейшем избежать многих проблем.

    После выдачи документа ответственность за его сохранность несет работник. Также он обязан вернуть документ в течение 3 рабочих дней.

    Также заявление обязательно принимает сам руководитель для указания на нем своей резолюции «Выдать».

    Тут вы узнаете, куда клеится голограмма в трудовой книжке и как это сделать правильно.

    Образец заявления на выдачу трудовой.

    Реквизиты заявления на выдачу трудовой книжки

    Важно: формируется документ в произвольной форме, так как нет специально установленного образца, но с содержанием главных моментов.

    Заявление должно содержать основные сведения и реквизиты:

    1. Шапка документа:
    • ФИО руководителя организации;
    • ФИО, должность и подразделение заявителя.
    1. Слово «Заявление» с указанием причины его составление.
    2. Далее указываются следующие данные в полном объеме или выборочно:
    • Просьба выдать документ на руки;
    • Причина просьбы – предоставление в ПФР;
    • Основание – сделать ссылки на соответствующие законодательные акты;
    • Указать дату, когда необходима выдача;
    • Указать на собственную ответственность на момент выдачи документа;
    • Подпись и дата составления.

    Важно: руководитель обязан поставить на документе свою резолюцию.

    Правила составления

    Перед формированием документа не лишним будет узнать в отделе кадров существует ли на предприятии разработанная внутренняя форма документа, если нет тогда можно формировать его произвольно.

    Однако и здесь существуют некоторые нюансы которые следует учитывать:

    • Изначально следует взять лист формата А4;
    • Шапку указать в правом верхнем углу;
    • Название документа написать посредине;
    • После чего идет изложение просьбы со ссылками на акты.

    Важно: в ходе обращения к руководителю следует помнить, что просьба должна быть письменной только на его имя.

    Заявление обязательно должно получить от него резолюцию, только на этом основании кадровики выдадут документ.

    Заявление на выдачу копии трудовой книжки

    Во многих организациях практикуется выдача именно копии трудовой книжки, так как этот процесс сопряжен с меньшими рисками в случае утери документа или отказа работника в его возврате.

    Пример заявления на выдачу копии документа.

    Для того, чтобы получить копию могут понадобиться:

    • Заявление работника;
    • Приказ руководителя;
    • Трудовая книжка;
    • Документация организации;
    • Печать.

    Для начала всего юридически важного процесса необходимо заявление работника. Составляется документ в произвольной форме, но с соблюдением некоторых правил:

    • Также необходимо формировать шапку с указанием основных реквизитов компании и ФИО руководителя и работника, также следует указать должность и подразделение работника;
    • После слова «Заявление» необходимо обосновать свою просьбу, указав на необходимость получения книжки;
    • Поставив подпись и дату.

    После чего руководитель должен одобрить просьбу и издать приказ для кадровых работников о выдаче работнику копии трудовой книги.

    Выдаваемая на руки копия должна содержать все необходимые элементы документа:

    • Она обязательно должна выдаваться только руководителем или уполномоченным лицом;
    • Визироваться печатью предприятия все страницы;
    • И содержать информацию о том, что работник по сей день работает в последней указанной должности и на последнем месте работы.

    Необходимость в получении копии происходит при предъявлении документа:

    • В органы соцзащиты для получения пособий, также необходима копия, чтобы получить все необходимые данные о стаже, зарплате;
    • При оформлении кредита или ипотеки в банк – необходимо подтвердить стаж работы на последнем месте и размер оклада;
    • При утере основного документа – наличие заверенной копии ускорит весь процесс восстановления и может занять только один день;
    • Для оформления загранпаспорта или при трудоустройстве за границей. Здесь вы узнаете, как оформляется справка для получения визы с места работы;
    • При работе по совместительству, так как оригинал должен храниться у основного работодателя, а на дополнительном месте работы хотят получить, к примеру, подтверждение квалификации и опыта работы специалиста.
    Читать дальше:  Горжилобмен квартиры по программе для бюджетников

    Заключение

    В каком порядке выдается трудовая книжка при увольнении – смотрите в этом видео:

    Правила написания заявления

    Написание заявления на выдачу копии трудовой книжки по образцу необязательно — оно составляется по общим правилам делопроизводства. Документ содержит следующие атрибуты:

    • должность руководителя предприятия и название фирмы;
    • Ф. И. О. директора;
    • слово «заявление»;
    • просьбу предоставить копию трудовой книжки;
    • дату написания заявления;
    • подпись сотрудника и ее расшифровку.

    Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки можно посмотреть по следующей ссылке: Заявление на копию трудовой книжки — образец.

    В заявлении на выдачу копии трудовой книжки можно указать орган, который затребовал копию (например, городская администрация), и/или цель, для реализации которой она требуется (например, получение субсидии). Данная информация не является обязательной и указывается только по желанию сотрудника.

    Составленный документ передается в организацию (в канцелярию / отдел кадров и т. п.). При этом желательно составлять заявление в 2 экземплярах, чтобы на одном из них уполномоченное лицо предприятия поставило входящий номер и дату получения заявления.

    Правила оформления и выдачи копии книжки

    Обязанность работодателя выдавать сотруднику по его требованию копию трудовой книжки вытекает из ст. 62 Трудового кодекса РФ (обязанность по выдаче копий документов, связанных с работой).

    В некоторых случаях от физлица может требоваться не копия книжки, а выписка из последней. Подробнее о выписке читайте в нашей статье «Заполнение выписки из трудовой книжки — образец».

    Копия трудовой книжки должна быть выдана сотруднику в течение 3 рабочих дней, отсчитываемых с момента подачи заявления. Денежные средства при этом не взимаются. Копия должна быть надлежащим образом заверена.

    В соответствии с п. 5 26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 отметка включает в себя:

    • слово «верно»;
    • должность лица, уполномоченного на заверку копии;
    • подпись уполномоченного лица и ее расшифровку;
    • день заверки копии.

    Отметка о верности копии ставится на каждой странице. Под последней записью в трудовой книжке делается запись о том, что сотрудник продолжает работать в данной организации. Отметка и запись удостоверяется печатью предприятия, если ее наличие предусмотрено уставом юрлица. При заверении копии может применяться штамп.

    Также указанный выше ГОСТ обязывает делать надпись о месте хранения оригинала книжки.

    Ответственность работодателя за нарушение указанных правил

    За невыдачу запрошенной копии книжки или нарушение 3-дневного срока на ее предоставление сотруднику работодатель и его уполномоченные должностные лица могут быть привлечены к административной ответственности по ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях:

    • юрлицу грозит штраф 30–50 тыс. руб.;
    • уполномоченным лицам — 1–5 тыс. руб.

    При совершении аналогичного правонарушения, т. е. совершении данного нарушения повторно (см. п. 17 постановления ВС РФ от 24.03.2005 № 5), указанным лицам грозит более суровое наказание:

    • 50–70 тыс. руб. для предприятия;
    • 10–20 тыс. руб. или дисквалификация на 1–3 года для уполномоченных лиц.

    Таким образом, заявление на копию трудовой книжки пишется по общим правилам. В нем указывается должность и Ф. И. О. уполномоченного лица, просьба о выдаче копии. На документе проставляется подпись сотрудника, указывается ее расшифровка, ставится дата составления документа. С момента получения заявления у работодателя есть 3 рабочих дня на изготовление и выдачу запрошенной копии.

    Статья оказалась полезной? Подписывайтесь на наш канал RUSЮРИСТ в Яндекс.Дзен!

    Добавить комментарий

    Your email address will not be published. Required fields are marked ( Обязательно )

    Adblock detector