Алгоритм работы администратора медицинского центра

Какими должны быть сотрудники регистратуры или call-центра Вашей клиники?

Как должны себя вести?

Вот наиболее распространенные ответы, которые мы за время нашей работы слышали от управленцев клиник, руководителей регистратур или главных врачей:

Еще мы интересовались у них, почему, на их взгляд, их сотрудники до сих пор не соответствуют всем их требованиям.

Не спорим — такое бывает. Но доля таких сотрудников составляет не больше 10% от всего коллектива. И если ВСЕ сотрудники регистратуры не соответствуют желаемым параметрам, то, скорее всего, проблема не только в них.

Одна из самых распространенных причин, почему сотрудник не делает того, чего от него хочет руководитель, заключается в том, что сотрудник не понимает, что ИМЕННО от него требуется, подразумевает под вашими пожеланиями что-то другое, «свое».

Пример №1: Мало ли Вас, таких. в клинику приходит

Вот пример из нашего опыта:

Однажды в клинике мы проводили диагностику работы рецепции. Мы разбирали диалог, возникший между администратором и пациентом:

Когда мы обсуждали с администратором эту ситуацию, мы спросили, чего хочет от нее руководитель. Она ответила: чтобы она была внимательна к пациентам, вела себя клиентоориентированно. И администратор уверена — она так и делала!

По ее мнению, слова, сказанные пациенту, не являются обидными. Она просто констатировала факт, что людей с такой фамилией в клинику приходит достаточно много. Ей не выдвигались четкие требования, как именно она должна была задавать такие вопросы пациентам.

Пример №2: Читайте, что написано!

Вот еще один пример на эту тему:

Однажды детский центр проводил у себя мастер-класс известного специалиста. К нам обратилось руководство с целью организовать звонки тайных пациентов, чтобы выяснить, как администраторы отвечают на вопросы об предстоящем мероприятии.

Когда тайный пациент обратился в детский центр, представившись родителем, диалог с администратором состоялся следующий:

Кто виноват?

Становится очевидным, что в этой ситуации сотрудник не виноват. Администратор просто по-другому трактовала требование своего руководителя: «Нужно отвечать, что написано в буклете». Руководитель имел в виду, что можно рассказывать только то, что изложено в буклете, и не давать другой информации. А администратор поняла, что нужно говорить: «Все о мероприятии вы можете прочитать в буклете».

Существует статистика, утверждающая, что 10% сотрудников будут работать плохо, и 10% сотрудников всегда будут работать хорошо, независимо от действий руководителя. 80% сотрудников работают так, как ими руководят.

Очень важно, чтобы пожелания и требования, которые предъявляет руководитель к работе сотрудника, были как можно более конкретны и понятны.

Любое требование, которое может быть прочтено сотрудником двояко, будет воспринято им таким образом, чтобы исполнение требовало от минимальных усилий.

В этом нет ничего предосудительного – это просто особенность нашей психологии.

Руководители call-центра и регистратуры уделяют большое внимание и много времени тому, чтобы тщательно объяснить сотрудникам организационные вещи: где и какая документация должна лежать, как заполняться, как должна быть организована работа во время обеда, каким образом работать с программным обеспечением и прочее.

При этом, один из ключевых процессов – процесс коммуникации с пациентом остается на уровне расплывчатых пожеланий: быть активными, внимательным и милыми. И эти пожелания, естественно, могут быть прочтены сотрудниками так, как им удобно.

Что делать?

Чтобы этого избежать и выстроить работу максимально эффективно, необходимо воспользоваться одним из ключевых инструментов управления, доступных руководителю коммерческой клиники. Этот инструмент – идеальная модель коммуникативной работы сотрудника.

Идеальная модель является частью стандартов (о них вы можете подробнее узнать в статье «Стандарты за и против» ).

Инструмент Идеальная Модель

Идеальная модель — это тот эталон, максимально детализированный образ, который является оптимальным для сотрудника вашей клиники.

Идеальная модель для оператора call-центра или сотрудника регистратуры и состоит из:

  • Конкретных речевых модулей, скриптов, которые произносит сотрудник пациенту
  • Алгоритмов действий в различных ситуациях
  • Эмоционального моделирования этих речевых модулей

Теперь остановимся на каждой составляющей идеальной модели чуть подробнее.

Речевые модули

Важно дать сотруднику четкое представление, как именно он должен говорить с пациентом, как сформулировать свое предложение о записи на прием, как попросить пациента пройти к доктору и как правильно сформулировать отказ от записи, например.

Также важно учесть и эмоциональное моделирование: какие эмоции он должен вкладывать в свои слова, как это должно отражаться на его мимике, позе, в которой он разговаривает с пациентом.

Алгоритмы действий

Сотрудник должен понимать, например, как именно поступать с пациентом, который очень просит записать его на сегодня или завтра, а места в расписании уже нет.

Читать дальше:  Бухгалтерская справка о наличии основных средств

Причем поведение оператора в такой ситуации должно рассматриваться с учетом нескольких особенностей данного случаях:

  • если пациент уже пришел в клинику;
  • если пациент позвонил в клинику;
  • если он позвонил, но у доктора, к которому хочет записаться, он был вчера;
  • если он приехал издалека специально, чтобы попасть на прием к конкретному врачу.

То есть существует целая серия критериев, которые очень важно учесть, и в этом случае алгоритм записи может измениться. Для любого такого алгоритма количество вариантов развития событий ограничено.

Это иллюзия, что ситуация может повернуться, как угодно. На самом деле всегда есть типичные 2-3 варианта развития событий, и сотрудник должен четко понимать, в каком случае, как он должен себя повести.

Идеальная модель должна сложиться в голове у руководителя клиники, ПРЕЖДЕ, чем он начинает что-либо требовать от своих сотрудников.

Такая модель станет основой для любого корпоративного обучения, потому что любое обучение должно состоять из максимально конкретных приемов, конкретных фраз, конкретных алгоритмов. Иначе сотрудникам не будет понятно, что именно требуется делать.

Кроме этого, идеальная модель – это инструмент, без которого сложно построить качественную систему мотивации сотрудника и выстроить его KPI, потому что без нее не понятно, что именно должно входить в систему бонусирования или в чек-лист контроля. То есть, даже контроль в итоге построен на основании идеальной модели.

Если отдать это на откуп сотрудникам, то, скорее всего, они сделают это не в интересах бизнеса, а в своих личных интересах. Например, так чтобы меньше работать и напрягаться, в тот момент, например, когда интерес бизнеса может заключаться, в более активной записи или в создании определенного впечатления. Поэтому задача разработки идеальной модели практически всегда ложиться именно на плечи руководителя.

Обязательно уделите внимание этому вопросу и посмотрите, что представляет собой идеальная модель работы сотрудника регистратуры или call-центра в Вашей клинике, каким образом она прописана, насколько качественно сотрудники ознакомлены с ней, и как Идеальная Модель контролируется.

Это важно, потому что это является залогом успешного, системного и наименее затратного управления, а также успешной работы Вашей клиники и высокого уровня записи.

Администратор: Алло, слушаю вас.

Клиент: Здравствуйте! Это медицинский центр?

Администратор: Да, что вы хотели?

Клиент: Меня интересует услуга ______. Я увидела ее на вашем сайте. Сколько будет стоить консультация у врача?

Администратор: Минутку (20 сек молчание). Цена ____. Могу записать на завтра.

Клиент: А кто у вас принимает?

Администратор: Врач у нас принимает.

Клиент: А какая фамилия у врача?

Администратор: А зачем вам знать фамилию врача?

Клиент: Можете просто мне сказать?

Администратор: Нет, не могу.

Клиент: Почему?

Администратор: Просто не могу. Позвоните в другую клинику. До свидания!

Эту запись разговора мы получили при анализе звонков одного из наших клиентов. Вам может показаться, что это очень плохой администратор клиники и с вами такого не может произойти. Но как показывает практика — это среднестатистический сотрудник регистратуры. Если вы еще не прослушиваете разговоры ваших администраторов, то готовьтесь к неожиданным открытиям.

В медицинском маркетинге есть воронка продаж в результате которой пациент попадет на прием и оплачивает услуги клиники. Одной из ступеней этой воронки является регистратура. Благодаря администратору клиника может получить клиента или потерять его. И чаще всего клиентов теряют. Поэтому правильная работа с администраторами может удвоить и даже утроить ваши продажи. Вот несколько советов как это можно сделать.

1. Проводите регулярные проверки

На самом деле это вполне очевидный совет, который многие не соблюдают. Причин всегда много: нет времени, нет сотрудника, который будет это делать, непонятно как это делать.

Начнем с того сколько раз это необходимо делать. На первых порах рекомендую слушать звонки каждый месяц. Потом можно сократить проверки и проводить раз в полгода. Главное в этом деле — регулярность. Администраторы должны знать, что через какое-то время проверят их работу.

Делать эту работу должен сотрудник, который отвечает за продажи. Может маркетолог или директор. Если времени нет, смело отдавайте эту работу на аутсорс профессионалам. Например, в Симметрию Medical.

Проверки можно проводить несколькими способами:

1. Прослушивать телефонные разговоры

Установите себе АТС в офисе или воспользуйтесь виртуальной АТС. Мы, например, используем Callibri, чтобы прослушивать звонки с сайта и считать конверсию. В этой системе удобно ставить заметки по каждому звонку и скачивать запись разговора при необходимости.

2. Мониторить отзывы в интернете

Еще не мониторите отзывы о клинике? А зря! По отзывам можно узнать много интересного о ваших сотрудниках. Регистратуру в отзывах обсуждают не менее часто, чем врачей. Рекомендую периодически смотреть отзывы на других сайтах и разбираться в проблеме негатива.

Читать дальше:  Конфликт между работодателем и работником примеры

3. Тайный пациент

Еще один способ проверить работу ваших администраторов. Попросите агентство сделать тестовые звонки, изображая дотошных пациентов и проверьте администраторов на навыки общения. Или можете найти студентов-фрилансеров, которые также могут справиться с этой задачей.

4. Анкета удовлетворенности пациентов

Обязательно давайте вашим клиентам анкету, которая покажет насколько они удовлетворены работой клиники. Включите в анкету оценку работы регистратуры. Эту анкету можно повесить на сайте и периодически давать подписчикам по e-mail и в соц сетях.

2. Установите видеонаблюдение

Очевидно, что проверять нужно не только звонки, но и то, как ведут себя администраторы с пациентами в клинике. Установите камеру над регистратурой. Мотивируйте это тем, что запись поможет в спорных случаях с пациентами. Например, таких:

А для пациентов добавьте предупреждение, что ведется видеозапись в целях безопасности.

3. Дайте четкий алгоритм действий

Люди всегда опираются на свой опыт в работе. Часто опыт администраторов не соответствует представлениям руководства клиники об идеальном сервисе. Что уж говорить о пациентах, им приходиться хуже всего. Вины сотрудников регистратуры в этом нет, они просто не знают как надо.

Напишите четкий алгоритм действий сотрудников регистратуры. Что они должны делать, как это нужно делать. Удостоверьтесь, что администраторы поняли. Доступ к этой информации у них должен быть всегда под рукой. Если сотрудник регулярно нарушает прописанные стандарты, то лучше всего с ним расстаться.

Также рекомендую сделать отдельный документ с ответами на наиболее популярные вопросы пациентов. Не забывайте дополнять этот список. Особенно пригодится такой документ, при вводе в должность новых сотрудников. Не придется лишний раз объяснять как правильно работать.

Для новичков будет полезен скрипт телефонного разговора. В первое время сценарий разговора поможет не путаться в словах и улучшит продажи.

4. Мотивируйте

Одна из причин плохих продаж — отсутствие мотивации у администраторов. Обычно ставится фиксированная зарплата: оклад + премия. Такой подход показывает вашим сотрудникам, что они могут работать как хотят. Я рекомендую добавлять дополнительные мотивационные начисления в зависимости от ваших целей:

  • Если вам нужны в первую очередь первичные продажи, то добавьте премию за количество записанных на прием клиентов. Например, если у вас сейчас только 50% звонков завершается записью, то можно поставить премию на увеличение процента записей.
  • Если клиника в данный момент ориентирована на повторных пациентов, то предложите сотрудникам регистратуры премию за каждого вернувшегося сотрудника. Пусть в свободное время обзванивают базу пациентов, поздравляют с днем рождения или другим праздником и предлагают записаться на прием со скидкой (я надеюсь, что вы радуете клиентов акциями).

Хорошо могут мотивировать различные соревнования. Придумайте приз для сотрудника, совершившего наибольшее количество продаж или заслужившего наибольшее количество отзывов. Ежедневно ведите учет и обновляйте рейтинг. Лучше всего для этого подойдет доска. Через некоторое время увидите как соревновательный дух администраторов улучшает сервис клиники.

5. Нанимайте медленно, увольняйте быстро

Универсальный совет из книги Дэна Кеннеди "Жесткий менеджмент" подходит не только для администраторов, но и всех остальных сотрудников. На практике это означает, что быстро хороших кандидатов на должность сложно найти. И наоборот, сотрудники, которые вредят компании не должны получать много дополнительных шансов.

При найме администраторов сначала определитесь кто вам нужен в первую очередь: офис-менеджер, продажник или мед сестра. И только потом тщательно выбирайте будущего сотрудника. Обязательно ведите кадровый резерв. Если кандидат хороший, но сейчас места для него нет, запишите его данные, чтобы потом можно было предложить работу при необходимости.

С увольнением тянуть очень опасно. По сути регистратура — это лицо клиники, которое пациенты видят в первую очередь. Если администратор грубит или игнорирует пациентов, то пострадает имидж клиники. Исправить взрослого человека очень сложно. Поэтому так важно выявлять систематические нарушения и быстро увольнять тех, кто не может работать по вашим правилам.

6. Обучайте на примерах

Еще один универсальный совет. Люди лучше всего обучаются, когда видят пример “правильной работы”. Если применить его к сотрудникам регистратуры, то нужно:

  • Определить успешного администратора
  • Скачать запись успешных разговоров
  • Дать прослушать эти записи остальным администраторам
  • Разобрать непонятные моменты

Обязательно используйте игровое обучение, когда сотрудники общаются друг с другом как администратор и пациент. Такие игровые ситуации помогают быстрее усваивать материал.

Гарантирую, что после внедрение всех рекомендаций из данной статьи вы улучшите эффективность регистратуры как минимум в два раза.

Вернуться назад на Обязанности администратора

Процесс «Запись клиентов на прием»:

— Отвечает на входящие звонки, поступающие в Клинику, в соответствии с правилами ведения телефонных переговоров, используя речевые стандарты.
— Доброжелательно консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых Клиникой медицинских услуг и порядка их оказания.
— Дает информацию пациентам о режиме и распорядке работы Клиники и ее руководителей и врачей.
— При первичном обращении пациента по телефону проводит запись и регистрацию пациента с обязательным уточнением информационного источника (откуда пациент узнал о клинике — фиксировать информацию в файле «база клиентов» лист «база клиентов» столбец «уточнить, откуда узнал о клинике»).
— Подбирает удобное время для пациента и при необходимости консультаций нескольких специалистов приемы ставит последовательно. Старается, чтобы в одно посещение клиент получил максимальное число необходимых консультаций.
— Формирует оптимальную запись пациентов на первичную и повторную консультации согласно принятым в Клинике корпоративным стандартам: старается минимизировать простои в графике врачей, ведя плотную запись.
— Проводит телефонные переговоры с пациентами с целью подтверждения записи пациента на прием к врачу. Подтверждение записи осуществляется за день до приема.

Читать дальше:  Можно ли говорить паспортные данные по телефону

Результат: запись клиента на прием.

Процесс «Маркетинг, работа с клиентами»:

— Производит обзвон клиентов в соответствии с установленными речевыми модулями (информирует клиентов о новинках, акциях, поздравляет с днем рождения, праздниками и т.п.)- не менее 10-15 человек в день.
— Спрашивает у клиента возможность информирования его об акциях Клиники.

Результат: повторная запись пациента на прием

Процесс «Ведение врачебного приема»:

— До врачебного приема приглашает пациента присесть и подождать, когда врач пригласит пациента пройти в кабинет.
— Своевременно доставляет медицинскую и иную документацию врачам.
— Осуществляет раскладку медицинских карт, результатов анализов в картотеку.
— Получает результаты анализов из лабораторий, УЗИ исследований, ЭКГ и др. и вклеивает их в медицинские карты. Делает копии для выдачи результатов обследования пациентам, при возможности отправляет по их электронной почте.
— Информирует пациентов о получении результатов обследования.

Результат: качественное ведение картотеки медицинских карт и отсутствие претензий пациентов к работке администраторов.

Процесс «Управление инфраструктурой Клиники»:

— Своевременное открытие клиники в утреннее время.
— Отвечает за сохранность документации, кассы и печатей, ключей от входа в Клинику.
— Проверяет готовность к работе всех технических средств (компьютер, кассовый аппарат, телефонный аппарат.
— Проверяет укомплектованность рабочего места рекламными материалами, необходимыми бланками и документацией, канцелярскими принадлежностями.
— Поддерживает чистоту и порядок в помещении, своевременно выкладывает бахилы для клиентов, по мере необходимости производит влажную уборку в холле, Клиники в течение рабочей смены и по ее окончании.
— В отсутствие медсестры/младшего медицинского персонала поддерживает чистоту в холле, коридорах, туалетах и входном тамбуре Клиники.
— Контролирует сохранность и безопасность одежды пациентов Клиники.
— Не оставляет рабочее место в присутствии пациентов.
— Следит за исправной работой освещения, водопровода, канализации в кабинете, технической исправностью аппаратуры, своевременно сообщает о возникших проблемах заместителю генерального директора.
— Следит за экономным расходованием материалов, электроэнергии, воды.

Результат: сохранность подотчетных элементов инфраструктуры, своевременное открытие и закрытие Клиники, порядок и чистота на рабочем месте и в холле.

Процедура «Управление несоответствиями»:

— Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций. Не допускает выхода ситуации из-под контроля, своевременно сообщает о проблеме руководству (Генеральному директору, заместителю генерального директора).
— Информирует руководство Клиники об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации. Своевременно представляет претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей на рассмотрение зам. Генерального директора и Генеральному директору.
— В случае невыхода врача на прием обеспечивает перезапись пациента на другое время или изыскивает возможность замены врача, поставив в известность заместителя генерального директора.

Результат: отсутствие претензий пациентов к работке администраторов.

Процедура «Управление документацией и записями»

С пациентом, впервые посетившим клинику:

— Заключает договор, который заполняется в 2-х экземплярах (один передается на руки пациенту, другой вклеивается в медицинскую карту пациента).

— Оформляет информированное добровольное согласие пациента на медицинское вмешательство.

— Заводит медицинскую карту и статистический талон до начала первичной консультации.

— При готовности документации предупреждает врача о приходе очередного пациента.

— Осуществляет расчет пациентов согласно заявленной стоимости приема с выдачей им чеков. По просьбе пациентов оформляет документы для обращения в налоговую инспекцию.

— Ведет необходимую учетно-отчетную документацию:

— электронная база клиентов (1С);

— приходно-расходная документация (1С);

— лист администратора (передача дел);

— четко формулирует список дел, которые необходимо выполнить следующей смене;

— напоминает о начале приема и количестве пациентов;

— грамотно заполняет все журналы;

— сдает выручку и заполняет финансовую документацию.

Результат: правильное оформление документов:

• договор на оказание платных услуг;

• информированное добровольное согласие пациента на медицинское вмешательство;

• мед.карта пациента и др.

— проверяет заполнение журналов и продолжает их ведение в течение рабочей смены.

Обязанности начальника
Обязанности инженера
Обязанности менеджера
Обязанности директора
Обязанности руководителя

Оцените статью
Добавить комментарий

Adblock
detector