Вы здесь:  / Юридические справки / Документы предъявляемые при устройстве на работу

Документы предъявляемые при устройстве на работу

Содержание

Устраиваясь на работу, человек несет с собой не только багаж знаний, умений и надежд, но и определенные документальные подтверждения своей личности, компетентности и законопослушности. Проходя процедуру официального трудоустройства, нужно уделить внимание документальной стороне процесса. Законодательно предусмотрен определенный перечень документов, которые должны быть на руках у каждого соискателя при установлении трудовых отношений. На практике этот перечень обычно дополнительно расширяется за счет требований работодателя.

Рассмотрим, какие бумаги при заключении трудового договора обязательны, а относительно требования каких можно поспорить, и стоит ли это делать.

Документы, необходимые при поступлении на работу по ТК РФ

Трудовой кодекс РФ в ст. 65 дает перечисление документов, которые обязательны к предъявлению лицом, устраивающимся на официальную работу. К ним относятся следующие бумаги.

  1. Документ, удостоверяющий личность соискателя. Обычно это паспорт. В законе допускается предоставление иных документов, удовлетворяющих той же цели, но не раскрывается, каких именно. На практике в качестве такого удостоверения могут служить документы, содержащие фотографию владельца и основные сведения о нем:
    • заграничный паспорт – примут у иностранных граждан или нерезидентов России;
    • свидетельство о рождении – если по каким-либо причинам трудоустраивается ребенок до 14 лет;
    • военный билет – для военных, начиная со звания прапорщика или мичмана;
    • удостоверение беженца – для людей, утративших документы в результате общественных катаклизмов, которые получили документ иммигранта путем ходатайства о признании беженцем;
    • справка об освобождении из мест заключения – если трудоустраивается работник, вышедший после тюремного срока;
    • свидетельство, что в России предъявителю предоставлено временное убежище;
    • водительские права – в некоторых случаях могут заменить паспорт.

    ВАЖНО! Из всего перечня указанных в ст.65 ТК РФ документов только этот является безусловно необходимым при устройстве на работу. Его отсутствие – абсолютная причина для отказа в трудоустройстве. Все остальные документы могут потребоваться при определенных обстоятельствах, а иногда можно обойтись и без них.

  2. Документ воинского учета понадобится, если соискатель является военнообязанным или подлежит призыву в ряды Вооруженных сил. Для тех, кто прошел военную службу и пребывает в запасе – это военный билет или удостоверение, выданное взамен него. Будущие призывники предъявляют удостоверение о том, что они полежат призыву на военную службу. Если такого документа соискатель предоставить не может, ему не должны отказать в трудоустройстве по этой причине. Кадровик имеет право сделать соответствующую отметку в личном деле и проинформировать военкомат о трудоустроенном потенциальном призывнике.
  3. Документ, свидетельствующий о пройденном обучении (диплом, сертификат, свидетельство о повышении квалификации, могут попросить и лист-вкладыш с оценками). Нужен для того, чтобы подтвердить квалификацию и профессиональный уровень будущего работника, когда работа требует специальной подготовки.
  4. К СВЕДЕНИЮ! Работодатель имеет право для подтверждения уровня, указанного в предоставленных документах, назначить сотруднику испытательный срок или дополнительную аттестацию и принимать решение о трудоустройстве, исходя из результатов.

  5. Трудовая книжка. Нужна, если человек меняет работу. Трудовой книжки может не быть на руках, если:
    • это первое официальное трудоустройство гражданина;
    • человек устраивается на работу по совместительству;
    • трудовая книжка утеряна или повреждена.
    • Карточка СООПС – свидетельство, содержащее номер СНИЛС, если человек зарегистрирован в системе пенсионного страхования. В отдельных случаях предоставить ее не получится:
      • СНИЛС ранее не оформлялся (человек официально нигде не работал);
      • карточка утрачена;
      • со времени выпуска карточки изменились персональные данные (фамилия).
      • ВАЖНО! Законодательство РФ ЗАПРЕЩАЕТ требовать от устраивающегося на работу лица любые дополнительные документы.

        На работу впервые в жизни

        Если гражданин не был официально трудоустроен, то его первый работодатель вправе потребовать от него только удостоверение личности. Диплом и военный билет понадобятся только в тех случаях, когда работа требует специальной подготовки, а сам соискатель военнообязанный. Остальные документы будут оформлены для сотрудника работодателем после заключения трудового договора:

        • трудовая книжка – в течение 5 дней после трудоустройства;
        • СНИЛС – в течение нескольких недель, необходимых для выпуска карточки (до месяца).

        Дополнительные документы в связи со спецификой работы

        Некоторые специальности и должности, связанные с определенными законодательными требованиями, нуждаются в документальном подтверждении особенностей личности соискателя. ТК РФ и отдельные нормативные акты предусмотрели для таких профессий некоторую дополнительную документацию, которую вправе затребовать работодатель при трудоустройстве:

        • водительское удостоверение соответствующей категории (если работник устраивается на должность, предусматривающую вождение определенного вида транспорта);
        • медицинская книжка (необходима при занятии должности в педагогической, медицинской, торговой сферах, а также для работников общественного питания);
        • разрешение на работу, выданное Федеральной Миграционной службой – для граждан других государств, устраивающихся работать в России;
        • свежая справка о прохождении медицинского осмотра (по форме 086-У) об отсутствии противопоказаний для указанной профессиональной деятельности – для видов работы, связанных с опасностью для здоровья или в неблагоприятных условиях, а также для всех несовершеннолетних соискателей;
        • справка об отсутствии судимости и/или уголовного преследования (возможно, о реабилитации после такового) нужна для некоторых должностей, предусматривающих ограничения по этому признаку, например, для работы в судебной системе.

        Работодатель может попросить

        В списке необходимых документов не содержится прямых указаний на многие бумаги, которые часто приходится на практике предъявлять по просьбе работодателя. Безусловно, непредоставление этих документов не должно повлечь отказа в трудоустройстве, а если повлекло, его можно оспорить через суд. Но стоит подумать, начинать ли сотрудничество с судебных разбирательств. Тем более, что в большинстве случаев просьба работодателя о тех или иных документах необременительна для соискателя, а часто – в его собственных интересах. Что может быть в пакете документов для трудоустройства, кроме обязательных бумаг?

        1. Заявление о приеме. Оно будет написано сотрудником при оформлении по установленному в организации образцу. Иногда достаточно просто заполнить и подписать типовой бланк со стандартными реквизитами:
          • ФИО и должность работодателя;
          • ФИО будущего сотрудника и его адрес;
          • заглавие документа – заявление;
          • просьба принять на определенную должность в том или ином структурном подразделении в конкретной организации;
          • особенности трудоустройства – неполный рабочий день, работа на ставку или ее долю, по совместительству, на определенный срок и др.;
          • подпись и расшифровка ФИО;
          • дата написания.
          Читать дальше:  Малое среднее и крупное предпринимательство критерии

          Заявление о приёме на работу будет подшито к личному делу сотрудника, которое оформят кадровики.

          ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Формулировка должности, указанная в заявлении (как и впоследствии в трудовом договоре, трудовой книжке и других документах) должна дословно совпадать с указанной в штатном расписании.

        2. Фотографии (обычно просят 3 шт. формата 3х4) потребуются для оформления личного дела, личной карточки сотрудника, рабочего пропуска и т.п.
        3. Анкета – заполняется также в процессе оформления. Может быть нужна для внутреннего пользования.
        4. Справка о заработной плате с предыдущего места работы. Предоставление этого документа целиком в интересах соискателя, поскольку, если он уйдет на больничный при минимальном стаже на новом месте, он может получить повышенные выплаты в связи с расчетом по предыдущим заработкам.
        5. Характеристика от прежнего работодателя, особенно представляющая соискателя в выгодном свете, повысит его шансы на трудоустройство и лучшие условия работы при прочих равных обстоятельствах.
        6. Дополнительные свидетельства квалификации: сертификаты соответствующих курсов, справки о прохождении аттестации, свидетельство об ученой степени и т.п.
        7. Документы о составе семьи бывают нужны для дополнительных гарантий работодателя или предоставления сотруднику определенных льгот (например, материальной помощи, дополнительных отпусков и т.п.).
        8. Любые документы, могущие повлиять на социальные льготы и начисление компенсаций:
          • справка о беременности;
          • удостоверение многодетной семьи;
          • справка о наличии малолетних детей или близких родственников-инвалидов;
          • справка о донорстве;
          • свидетельство о работе в зоне радиоактивного заражения;
          • государственные награды и т.п.
          • Часто необоснованно требуют

            Законодательно запрещено при приеме на работу требовать документы, не предусмотренные нормативными актами РФ: Трудовым кодексом, федеральными законами, постановлениями Правительства и указами Президента. Естественно, что и отказывать кандидату на основании отсутствия таких документов неправомерно. Тем не менее, нередко работодатели настаивают на обязательном наличии и предоставлении при трудоустройстве:

            • ИНН – свидетельства регистрации гражданина как налогоплательщика;
            • постоянной регистрации (прописки) в том регионе, где расположена организация работодателя.

            Пытаться настаивать на своих правах и пытаться бороться с системой или же согласиться на требования работодателя, в каждом отдельном случае человек решает сам.

            Список документов, требуемых при приеме на работу, определен на законодательном уровне. Любые расширения могут трактоваться как нарушение, хотя зачастую работодатели не придают этому должного внимания.

            Пакет документов, предъявляемых при официальном трудоустройстве

            Перечень документов для трудоустройства на работу приведен в статье 65 ТК РФ. В статье указано, какие документы нужны для официального трудоустройства и обязательны для предъявления работодателю в момент заключения трудовых отношений и подписания самого договора. К ним относятся:

            • Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность (например, паспорт моряка, военнослужащего);
            • Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС);
            • Документы воинского учета (для военнообязанных и подлежащих призыву на военную службу);
            • Трудовая книжка (за исключением случаев, когда физлицо впервые трудоустраивается или при работе в качестве совместителя).

            Документ, подтверждающий наличие у соискателя специальных знаний (диплом, свидетельство о профпереподготовке, повышении квалификации), может быть обязателен к предъявлению среди документов для трудоустройства в том случае, если работа подразумевает применение работником определенной подготовки или специфических знаний и умений. Также подобный документ необходимо предоставить претенденту на конкретную должность в связи со вступлением в силу закона о профессиональных стандартах, действующего с 01.07.2016.

            Список документов, не являющихся обязательными при приеме на работу

            При приеме на работу не требуется документ, в котором указан индивидуальный номер налогоплательщика, но зачастую организации запрашивают его для внесения информации в бухгалтерскую базу работодателя и корректного ведения налогового учета, объясняя это необходимостью отчислений подоходного налога в размере 13%.

            Свидетельство о браке или расторжении брака, рождении ребенка также не относится к списку необходимых документов при приеме на работу.

            Помимо приведенного выше списка документов, в некоторых ситуациях, учитывая специфику деятельности или отрасль экономики организации, в которую работник принимается на работу, ТК, федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ может быть утвержден иной, более подробный перечень документов, необходимых для заключения трудового договора. Важно, что этот список документов определяется не произвольно самим работодателем, а с учетом положений действующего законодательства. В ином случае любые модификации и дополнения обязательного по ТК набора документов для трудоустройства могут трактоваться как нарушение ФЗ «О персональных данных».

            По действующим законам имеется прямой запрет на требование у соискателя сведений и документов, в которых зафиксирована информация о частной жизни претендента на должность: является ли данное физлицо членом политической партии, участвует ли в политических движениях и организациях; религиозная принадлежность, вероисповедание кандидата. В случае несоблюдения данных требований действия работодателя могут трактоваться как прямое нарушение статьи 23 Конституции РФ, в которой содержится право каждого гражданина нашей страны на неприкосновенность частной жизни, наличие и неразглашение личной и семейной тайны, действия по защите своей чести и доброго имени.

            Читать дальше:  Наложили арест на авто на предыдущего собственника

            Каких документов может не быть при оформлении на работу

            Некоторые обязательные документы при приеме на работу могут отсутствовать у поступающего на работу.

            Отсутствие у физлица, принимаемого на работу, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования не может служить основанием для отказа в заключении трудового договора. На уровне законодательства нет четкого положения, что непредставление данного документа может являться основанием для мотивированного отказа в трудоустройстве.

            Трудовой книжки у поступающего на работу может не быть при себе, в том числе, по причине потери или повреждения. На этот случай закон определяет обязанность работодателя по письменному заявлению работника выдать новую трудовую книжку (дубликат), в данном заявлении необходимо указать причину отсутствия трудовой книжки.

            По общераспространенной практике работодатель не вправе заключать трудовой договор с лицами, которые отказываются представить паспорт или документ, удостоверяющий личность и заменяющий паспорт (водительское удостоверение, например, к таковым не относится).

            Изменения с 1 января 2017 года

            С начала 2017 года вводится в действие новый абзац статьи 65 ТК РФ, определяющей порядок представления обязательных документов при приеме на работу. В действие вступает Федеральный закон от 13.07.2015 № 230-ФЗ , согласно которому становится обязательным представление при заключении трудового договора также «справки о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданной в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию».

            Все собеседования и поиски подходящих кандидатов на свободную вакансию вполне логично заканчиваются трудоустройством.

            Обычно оформлением новых сотрудников занимается отдел кадров.

            Но зачастую в небольших организациях все кадровые документы составляет и хранит бухгалтер.

            В помощь ему рассмотрим основные правила и этапы.

            Основной перечень

            В Трудовом кодексе (ст. 65) указан пакет основных документов, которые можно требовать у оформляемого гражданина. Копии их будут храниться в личном деле работника.

            • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
            • трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
            • страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования;
            • документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
            • документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
            • справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.

            В отдельных случаях с учетом специфики работы настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

            Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

            При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования оформляются работодателем.

            В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

            Паспорт

            Чаще всего бухгалтеру предоставляется российский паспорт, но бывают и исключения, например:

              паспорт моряка – удостоверяет личность своего владельца и в России, и за границей;

            удостоверение личности военнослужащего;

            для иностранцев – паспорт иностранного гражданина (он выдается только гражданам, проживающим в России постоянно);

            удостоверение беженца – подтверждает личность лиц, которые официально признаны беженцами;

          • другие в соответствии с законодательством.
          • Трудовая книжка

            Она должна храниться строго в сейфе. Стоит особо отметить несколько нюансов:

              при первом трудоустройстве трудовую книжку выдает работодатель;

            если сотрудник принимается на работу по совместительству – он не должен приносить трудовую книжку (она хранится на основном месте работы);

          • если работник потерял свою трудовую книжку – по заявлению работодателю придется оформить ему новую.
          • СНИЛС

            Это документ из Пенсионного фонда.

            Военный билет

            При устройстве на работу лицо, которое является военнообязанным и подлежит призыву на военную службу, предъявляет работодателю документы воинского учета.

            Документ об образовании

            Если новая работа требует каких-то особых знаний и умений – сотрудник должен принести копию документа, подтверждающего наличие этих знаний.

            Диплом, удостоверение о пройденных курсах и прочие.

            Справка об отсутствии судимости

            Некоторыми видами работ не могут заниматься лица, имеющие судимость.

            Дополнительно требуемые

            Помимо основных документов, бухгалтеру могут понадобиться некоторые другие, список которых не регулируется Трудовым кодексом, например:

              Заявление о приеме на работу. По Трудовому кодексу нет обязательного требования этого документа, но многие кадровики и бухгалтеры предпочитать вложить его в личное дело.

            Свидетельства о рождении детей. Их копии понадобятся, если сотрудник будет получать вычет по НДФЛ.

            Справки с прошлой работы: о заработке (понадобится для расчета больничных); 2-НДФЛ и другие.

          • На некоторые виды работ необходимо прохождение медосмотра:
            • например, если гражданин устраивается в детские сады, продуктовые магазины, столовые или кафе;

            если работнику придется управлять автомобилем;

            если предстоящее рабочее место относится к вредным или опасным;

            Читать дальше:  Можно ли пользоваться телефоном с разбитым экраном
          • также обязательный медосмотр проходят несовершеннолетние.
          • Особенности оформления работников у ИП

            Если сотрудника оформляют на работу в ООО – не будет никаких нюансов в отношении фондов.

            Предприятие автоматически становится на учет в них по данным, которые сообщает налоговая.

            Как только на работу принимается первый сотрудник – нужно будет становиться на учет в фондах самостоятельно. Это означает, что предпринимателю или бухгалтеру нужно будет отвезти туда комплекты документов.

            В Пенсионный фонд подаем следующие документы и заверенные копии:

              заявление с просьбой о регистрации работодателя в ПФР, написанное собственноручно;

            копию паспортаИП (первая страница и с пропиской);

            На это у ИП есть всего 30 дней. ПФР же поставит на учет предпринимателя в течение пяти дней.

            В Фонд социального страхования (в течение 10 дней) подаются:

              заявление на регистрацию в ФСС (образец можно скачать на сайте ФСС или получить в отделении фонда);

            копии и оригиналы паспортаИП, его свидетельства о постановке на учет и свидетельства ОГРНИП;

          • копии и оригиналыприказа о приеме первого сотрудника на работу, трудового договора с ним и трудовой книжки с записью о приеме.
          • Трудоустройство инвалида

            Инвалид предоставляет стандартный пакет документов для приема на работу.

            Изменения коснутся только дополнительных преимуществ и прав:

            инвалидам необходимо предоставить удобное рабочее место, соответствующее его потребностям;

            инвалиды имеют право на увеличенный оплачиваемый отпуск — 30 дней;

            также работник-инвалид в любое время может попросить отпуск за свой счет в размере до 60 дней;

            ни в коем случае нормативные акты компании, касающиеся сотрудников, не могут создавать для инвалидов условия хуже, чем у остальных работников;

            инвалиды I и II группы имеют право работать не более 35 часов в неделю, но с сохранением обычного оклада;

          • как и рядовых сотрудников, инвалидов можно привлекать к работе в выходные дни и к сверхурочной работе. Естественно, такая работа не должна быть противопоказана инвалиду по состоянию здоровья.
          • Прием несовершеннолетнего

            По Трудовому кодексу работодатель может принять на работу несовершеннолетних со следующими оговорками:

              до 18 лет работники обязаны проходить медосмотрза счет работодателя каждый год;

            несовершеннолетние работники в любое время могут получить оплачиваемый отпуск на 31 день;

          • запрещено увольнять несовершеннолетнего без разрешения комиссии по делам несовершеннолетних и трудовой инспекции. Исключение составляет ликвидация фирмы.
          • В любом случае, запрещается принимать несовершеннолетних:

              если работы связаны с поднятием тяжестей;

          • если работа может повлиять на нравственное развитие несовершеннолетнего (продажа сигарет, работа в казино, ночных клубах, торговля алкоголем и другие).
          • Если устраивается иностранный гражданин

            Принимать на работу можно только совершеннолетних иностранцев. При оформлении иностранный гражданин предъявляет дополнительно к основным документам:

              медицинский полис, действующий в России (в отдельных случаях работодатель сам обеспечивает иностранных работников медицинским обслуживанием путем заключения договоров с медицинскими учреждениями);

            патент или разрешение на работу (некоторые исключения предусмотрены федеральными законами);

          • вид на жительство или разрешение на временное проживание в РФ.
          • Оформление работника по совместительству

            При оформлении совместителя от него потребуется только паспорт, СНИЛС и, если это необходимо по характеру работы, документ об образовании.

            Важно, что в трудовой книжке такому работнику запись ставится лишь по его желанию, и делают это на основной работе.

            Еще одно отличие совместителя от обычных работников – оплачиваемый отпуск предоставляется ему в то же время, что и на основной работе.

            Составляем заявление

            Законом не предусмотрена обязательность такого документа, значит, нет и определенных требований к его составлению.

            Вот основные моменты, которые желательно учесть при написании сотрудником заявления о приеме:

              оно пишется собственноручно;

            в шапке заявления – кому (должность, наименование фирмы), от кого (фамилия, имя, отчество; зарегистрирован по адресу);

            в теле заявления пишется обычно такой текст: прошу Вас принять меня на работу в «название предприятия» на должность «кем хочет работать гражданин» с «предполагаемая дата начала работы»;

            внизу ставится дата и подпись нового сотрудника;

            в левом верхнем углу руководитель может поставить резолюцию;

          • бухгалтер должен зафиксировать документ в журнале учета заявлений сотрудников.
          • Бланк заявления о приеме на работу.

            Оформление принятого работника

            Рассмотрим основной алгоритм действий после того, как работник принес все документы и написал заявление о приеме.

            Для начала работника (под роспись) стоит ознакомить с различными актами и положениями компании, например:

            • о материальной ответственности;
            • о неразглашении коммерческой тайны;
            • о режиме труда и отдыха;
            • должностная инструкция;
            • другие.

            Оформляется трудовой договор, в котором обязательно должны быть указаны:

              реквизиты работодателя;

            данные представителя работодателя (кто будет подписывать договор), на основании чего он действует;

            данные работника (паспорт, регистрация, номер СНИЛС);

            дата и место, где заключается договор;

            место работы сотрудника, а также его должность;

            режим работы и размер зарплаты;

            сведения о социальном страховании сотрудника, а также об условиях его работы;

            с какого момента сотрудник приступает к работе;

          • для иностранцев обязательно указываются сведения из предоставленных ими дополнительных документов.
          • Далее оформляется приказ, сотрудник подписывает его в течение трех дней. На основании приказа в трудовую книжку работника вносится запись. Напомним, для совместителя это действие не требуется.

            Сотрудник должен подписать заявление о согласии на обработку персональных данных. Заполняется также личная карточка работника. Обычно форму Т-2 печатают на картоне.

            Для сотрудников, имеющих детей, оформляется вычет по НДФЛ.

            Следуя этим нехитрым правилам, бухгалтер сможет принять нового работника в полном соответствии с законом.

            Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

            +7 (499) 938-47-92 (Москва)
            +7 (812) 467-38-62 (Санкт-Петербург)

            Добавить комментарий

            Your email address will not be published. Required fields are marked ( Обязательно )

            Adblock detector