Должностная документоведа с учетом профстандарта

В должностной инструкции конкретизируется объем обязанностей и работ, которые должно выполнять лицо, занимающее определенную должность. Должностная инструкция в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации, или ОКУД, ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта от 30.12.1993 № 299) отнесена к документации по организационно-нормативному регулированию деятельности организации. К группе таких документов наряду с должностной инструкцией причислены, в частности, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, штатное расписание.

Обязательна ли должностная инструкция?

ТК РФ не обязывает работодателей составлять должностные инструкции. Ведь в трудовом договоре с работником всегда должна быть раскрыта его трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации или конкретный вид поручаемой ему работы) (ст. 57 ТК РФ). А потому и привлечь работодателя к ответственности за отсутствие должностных инструкций нельзя.

В то же время именно должностная инструкция обычно является документом, в котором трудовая функция работника конкретизируется. Инструкция содержит перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, прав работника и его ответственности (Письмо Роструда от 30.11.2009 № 3520-6-1 ). Более того, в должностной инструкции обычно не только раскрывается трудовая функция работника, но и приводятся квалификационные требования, которые предъявляются к занимаемой должности или выполняемой работе (Письмо Роструда от 24.11.2008 № 6234-ТЗ ).

Наличие должностных инструкций упрощает процесс взаимодействия работника и работодателя по вопросам содержания трудовой функции, прав и обязанностей работника и предъявляемых к нему требований. То есть всех тех вопросов, которые часто возникают во взаимоотношениях как с действующими работниками, так и вновь принимаемыми, а также с претендентами на определенную должность.

Роструд считает, что должностная инструкция необходима в интересах как работодателя, так и работника. Ведь наличие должностной инструкции поможет (Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0 ):

  • объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
  • обоснованно отказать в приеме на работу (ведь в инструкции могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника);
  • распределить трудовые функции между работниками;
  • временно перевести работника на другую работу;
  • оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.

Именно поэтому составление должностных инструкций в организации является целесообразным.

Такая инструкция может являться приложением к трудовому договору или утверждаться как самостоятельный документ.

Как составляется должностная инструкция

Должностная инструкция обычно составляется на основе квалификационных характеристик, которые содержатся в квалификационных справочниках (например, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном Постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37).

Для работников, которые принимаются на работу по профессиям рабочих, для определения их трудовой функции используются единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по соответствующим отраслям. Разработанные на основе таких справочников инструкции обычно называются производственными. Однако в целях унификации и упрощения внутренней документации в организации инструкции для рабочих профессий часто также именуются должностными.

При составлении должностных инструкций организации также руководствуются профессиональными стандартами.

Поскольку должностная инструкция является внутренним организационно-распорядительным документом, работодатель обязан ознакомить с ней работника под роспись при приеме его на работу (до подписания трудового договора) (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Должностная инструкция документоведа

Приведем пример заполнения должностной инструкции документоведа.

Статьи по теме

Введение профстандарта документоведа может значительно повлиять на работников этой профессии в 2017 году. Узнайте, стоит ли корректировать требования к кандидатам и вносить изменения в должностную инструкцию.

Из статьи вы узнаете:

Документовед — это обобщенное название специалистов в сфере делопроизводства и документоведения. Спрос на данную профессию возрастает с развитием информационных потоков и увеличением числа документов во всех областях бизнеса. Работа документоведа во многом схожа с работой секретаря, делопроизводителя или архивиста, хоть и имеет свои особенности. В настоящее время профстандарты для этих специалистов едины и носят рекомендательный характер. Однако многие компании уже взяли на вооружение требования, содержащиеся в них.

Повлияло ли введение профстандарта на работу документоведа в 2017 году?

Федеральный закон, устанавливающий порядок разработки профстандартов, действует на территории Российской Федерации с 1 июля 2016 года. К концу 2017 года Министерство труда успело утвердить более 2000 обязательных профстандартов. В действующем Трудовом кодексе существует статья, регулирующая порядок их применения (ст. 195.2 ТК РФ). В настоящее время работодатель обязан ориентироваться на стандарты для ряда должностей, перечень которых утвержден законодательно. Для остальных отраслей до начала 2020 года установлен переходный период, в течение которого все необходимые стандарты должны быть приняты. Таким образом, на данный момент для большинства работников их применение носит рекомендательных характер.

Читать дальше:  График работы младшего воспитателя в детском саду

Профессиональный стандарт представляет собой документ, содержащий ряд норм, касающихся того или иного направления деятельности. Он не охватывает конкретную профессию и может распространяться на несколько должностей. Так, например, профстандарт №447, регулирующий сферу документоведения и документационного обеспечения управления, распространяется на библиотекарей, библиографов, документоведов, служащих, занятых приемом и информированием посетителей.

Он содержит ряд норм для этих профессий, а именно:

  • перечень трудовых функций сотрудника в соответствие с занимаемой должностью и квалификацией;
  • требования к уровню профессиональных знаний и практическому опыту;

Несмотря на то, что данный документ не является обязательным, многие работодатели используют его в качестве точки опоры для организации многих рабочих процессов:

  • обучения и аттестации персонала;
  • формирования кадровой политики;
  • управленческих процессов;
  • расчета внутренних тарифов на определенные работы;
  • классификации тарифных разрядов;
  • разработки систем оплаты труда с учетом специфики предприятия;

Так, например, профстандарт документоведа может облегчить составление должностной инструкции, позволяет корректно определить название должности, разграничить трудовые функции, выставить целесообразные требования к образованию, квалификации и опыту работника.

Многие сотрудники опасаются, что введение стандартов может негативно повлиять на их трудовые отношения с работодателем. Однако поводов для волнения нет. Принятие профстандарта не изменяет трудовые функции и не может служить основанием для увольнения работника.

Как оформить должностную инструкцию документоведа по профстандарту?

Законодательство обязывает работодателя использовать профессиональные стандарты для сотрудников, в отношении квалификации которых законом или нормативными актами установлены специальные требования. Кроме того, статья 57 ТК РФ предусматривает обязательное применение стандарта для работников, получающих дополнительные льготы, компенсации и премии в соответствие с занимаемой должностью.

Документовед не относится к категории должностей, для которых профессиональный стандарт обязателен к применению. Эта должность чаще всего подразумевает работу, связанную с официальной документацией. В ведении данного специалиста находятся базы данных, электронный документооборот, работа с корреспонденцией, проверка соответствия официальных документов стандартам компании. Таким образом, при составлении должностной инструкции работодатель может использовать нормы документов, регулирующих деятельность сотрудников сферы делопроизводства:

  • Профессиональный стандарт №447 "Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией";
  • Профессиональный стандарт №1044 "Специалист по управлению документацией организации";

При составлении должностной инструкции для документоведа из профстандарта переносят профессиональные требования к сотруднику, занимающему данную позицию:

  • уровень образования;
  • профессиональный стаж;
  • опыт работы;
  • уровень квалификации;

Если должностная инструкция была разработана до введения соответствующего профстандарта, работодатель может внести в нее ряд изменений с учетом следующих нюансов:

Если поправки носят технический характер и не касаются функциональных обязанностей, согласие сотрудника не потребуется.

При изменении должностной инструкции необходимо издать соответствующее распоряжение и оформить «Изменения к должностной инструкции» или разработать новую редакцию акта.

Какие требования к документоведу содержит профстандарт?

Профстандарт документоведа определяет требования к сотруднику в данной должности согласно его трудовым функциям. Так стандарт 1044 регламентирует необходимый уровень образования и наличие дополнительных навыков для работников сферы документационного обеспечения управления предприятием.

Согласно стандарту документовед или специалист подразделения документационного обеспечения управления должен обладать высшим образованием уровня бакалавриата или иметь дополнительное профессиональное образование по профилю деятельности.

Кроме того, стандарт содержит перечни необходимых умений для различных трудовых функций документоведа:

Анализировать локальные нормативные акты

Проводить классификацию информации

Законодательные и нормативные правовые акты Российской Федерации в сфере документационного обеспечения управления

Требования охраны труда

Документирование управленческой деятельности

Проводить унификацию форм документов

Применять конкретные виды документов для реализации функций управления

Правила составления различных видов управленческих документов

Структура организации и порядок распределения полномочий в области делопроизводства

Организовывать взаимодействие подразделений

Контролировать выполнение процедур движения и обработки документов

Состав локальных нормативных актов

Распределение функций и вопросов деятельности между руководством и структурными подразделениями

Таким образом, профстандарт документоведа достаточно подробно описывает все необходимые специалисту знания и умения для успешной работы в данной должности.

Подпишитесь на 12 месяцев журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера» со скидкой 7007 рублей.
Вместо 14 784 рублей Вы заплатите всего лишь 7777 рублей.

Как профстандарт определяет должностные обязанности документоведа?

Должностные обязанности документоведа определяются трудовым соглашением и должностной инструкцией. Работодатель вправе использовать соответствующий профстандарт для точного формулирования обязанностей и их разграничения в зависимости от трудовых функций данного сотрудника. Как правило, обязанности документоведа включают:

  • Разработку и внедрение технологических процессов работы с документацией;
  • Участие в организации деятельности службы документационного обеспечения управления;
  • Разработку и внедрение унифицированных систем документации;
  • Систематизацию документов и информационных показателей;
  • Постановку задач в сфере проектирования автоматизированных информационных систем;
  • Изучение и внедрение передового опыта в области документационного обеспечения управления;
  • Разработку нормативно-методической документации;
  • Участие в подборе кадров службы ДОУ;
Читать дальше:  Заявление на исправление ошибки в трудовой книжке

Профстандарты разграничивают трудовые функции документоведа в соответствии с уровнем квалификации сотрудника. Так в обязанности ведущего документоведа по профстандарту входит руководство деятельностью по документационному обеспечению управления и управление официальной документацией. Этот специалист отвечает за информационные потоки организации и отслеживает работу подразделений. Для этого необходимы не только глубокие знания в сфере делопроизводства, но и понимание механизмов деятельности и развития компании в целом.

С 1 июля 2016 года работодателям необходимо внести соответствующие изменения в локальные нормативные правовые акты, должностные инструкции, трудовые договоры, в штатное расписание.

Чтобы внедрить профстандарты в организации, будьте готовы изменить или принять локальные нормативные акты, в которых говорится о требованиях к квалификации сотрудников, системе и порядке оплаты труда. Среди них Правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, положение об оплате труда, должностные инструкции . Рассмотрим, как корректировать должностные инструкции. Прежде всего, вам предстоит ответить на два вопроса: требуется ли менять конкретную должностную инструкцию и, если да, какие ее разделы изложить по-новому.

Как понять, обязателен профстандарт или нет

Все работодатели используют профстандарты на общих основаниях. Не ищите перечень обязательных профстандартов. Его нет. Профстандарты обязательны, если требования к квалификации сотрудника уже установлены в Трудовом кодексе, других законах, иных нормативных правовых актах федерального уровня (ст. 195.3 ТК РФ). Поэтому действуйте так, как при приеме на работу отдельных категорий (авиационного персонала, аудиторов, водителей, медиков, нотариусов, педагогов и т. д.).

Требует ли закон от сотрудника определенного стажа и образования? Предусмотрены ли для работы ограничения или льготы и компенсации? Если вы ответили утвердительно хотя бы на один вопрос, профстандарт обязателен для сотрудника (абз. 3 ч. второй ст. 57 ТК РФ). А значит, нужно проверить должностную инструкцию.

Что взять из профстандарта в должностную инструкцию

Под квалификацией понимают уровень знаний, умений, профессиональных навыков и опыта работы (ч. первая ст. 195.1 ТК РФ). Если профстандарт обязателен для профессии, то в должностной инструкции потребуется менять: требования к образованию и стажу и (или) наименование должности (профессии, специальности). Обратите внимание, если в законах, иных нормативных правовых актах, в силу которых профстандарт обязателен, предусмотрены более строгие требования к квалификации, то нужно ориентироваться на них . Это редкая, но возможная ситуация.

Из наименования должностей, профессий и специальностей не всегда понятно, на какой профстандарт ориентироваться. В этом случае посмотрите на должностные/рабочие обязанности сотрудника. Сравните их с описаниями трудовых действий в разделе III профстандарта. Если к конкретной должности (профессии, специальности) привязаны компенсации, льготы или ограничения, ее наименование должно строго соответствовать профстандарту или ЕТКС, ЕКС (абз. 3 ч. второй ст. 57 ТК РФ). В графе «Возможные наименования должностей» профстандарта обычно перечислены несколько подходящих вариантов.

Если профстандарт не обязателен, работодатели применяют его в качестве основы (ч. вторая ст. 195.3 ТК РФ). Специалисты Минтруда России считают, что в этом случае стандарт носит рекомендательный характер. Нельзя исключать, что позиция Минтруда России изменится. Чтобы подстраховаться, включите в должностную инструкцию хотя бы один из элементов профстандарта. Например, объем знаний, навыков, которыми должен обладать сотрудник, требования к опыту практической работы и т. д. Тогда легче обосновать, что вы действительно применяли профстандарт в качестве основы, когда составляли должностную инструкцию.

Не забудьте о том, что должностные обязанности являются характеристикой трудовой функции. А трудовая функция – обязательным условием трудового договора (ст. 57 ТК РФ). Закон не запрещает определять трудовую функцию так, чтобы работник исполнял обязанности из нескольких профстандартов.

Пример

В небольших организациях главбух обычно ведет кадровый учет. Важно, чтобы эти обязанности были отражены непосредственно в тексте трудового договора, где описывается трудовая функция. О том, что работник обязан вести кадровое делопроизводство, ответственен за ведение, хранение и учет трудовых книжек и вкладышей в них. Если в трудовом договоре главбуха не написано, что он ведет кадровый учет, то необходимо оформить соглашение о совмещении или совместительстве (ст. 60 ТК РФ). А также установить доплату (ст. 151 ТК РФ). Ведь сотрудник выполняет работу, не предусмотренную трудовым договором.

Читать дальше:  Льготы военным пенсионерам в московской области

Как изменить должностную инструкцию

Если квалификация сотрудника не соответствует обязательному профстандарту, то работодатель окажется в сложной ситуации. Уволить сотрудника, как разъяснил Минтруд России, нельзя. А если работник продолжит трудиться, то работодатель нарушит статью 195.3 Трудового кодекса. Рекомендуем дождаться дополнительных разъяснений от Минтруда России.

Изменить должностную инструкцию не так просто. Но и здесь есть пространство для маневров.

Вариант 1. Должностная инструкция оформлена как приложение к трудовому договору, то есть является его неотъемлемой частью. Значит, изменение должностной инструкции приведет к изменению самого трудового договора. По общему правилу, это возможно только с согласия работника (ст. 72 ТК РФ). Поэтому, чтобы дополнить должностную инструкцию, оформите дополнительное соглашение к трудовому договору. Дополнительное соглашение

подписывают сотрудник и работодатель. Если сотрудник соответствует профстандарту, то проблем с изменением трудового договора по соглашению сторон не возникнет.

Если работник не согласен, не получится применить механизм статьи 74 Трудового кодекса, чтобы изменить трудовую функцию в одностороннем порядке. Работника, который не обладает необходимым опытом и образованием, можно переобучить. Но нельзя уволить за то, что он не соответствует новым требованиям к квалификации, подтвердил Минтруд России.

Единственный случай, когда применима статья 74 Трудового кодекса, – переименование должности при условии, что трудовая функция остается прежней. Для этого нужно издать приказ о внесении изменений в штатное расписание. Уведомить сотрудника за два месяца до введения новой редакции штатного расписания (образец ниже).

Инструкция по заполнению трудовых книжек позволяет переименовывать должность по приказу работодателя (п. 3.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). В качестве оснований названы изменения и дополнения, внесенные в квалификационные справочники и штатное расписание.

Если сотрудник откажется продолжить работу в новых условиях и от перевода на другую, работодатель вправе его уволить (п. 7 ч. первой ст. 77 ТК РФ). Сотрудник получит выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка (ст. 178 ТК РФ) .

Учитывайте специфику компании, когда меняете должностные инструкции

Не относитесь к изменению должностных инструкций под профстандарты как к самоцели. Задача должностной инструкции – обеспечить эффективное управление персоналом, чему профстандарты призваны помогать, а не мешать. Исходите из специфики компании, которую ни один стандарт не в силах учесть до конца. Вариант 2. Должностная инструкция оформлена как самостоятельный документ, то есть является локальным нормативным актом. Чтобы ее дополнить, работодателю достаточно в любое время издать приказ об изменении должностной инструкции. Ознакомить с ним сотрудника под роспись (ст. 8 ТК РФ,). Согласие сотрудника в этом случае не требуется.

Важно, чтобы дополнения укладывались в логику трудовой функции (совокупность трудовых обязанностей по должности, на которую первоначально принимался работник). Иначе нельзя требовать от сотрудника соблюдать новые обязанности. Например, добавить функции табельщика начальнику АХО незаконно. Оформляйте совместительство или совмещение .

Многие работодатели меняют под профстандарты только должностные инструкции новых сотрудников. Но это рискованно. У сотрудников, занимающих одинаковую должность, должны быть одинаковые должностные инструкции. Если обязанности отличаются, можно установить по должности категории .

Нормативная база

Документ

Поможет вам

Статьи 57, 195.1 ТК РФ, а также статьи 195.2 и 195.3 ТК РФ (с 1 июля 2016 г.), Федеральный закон от 2 мая 2015 г. № 122-ФЗ

  • Узнать, что такое профессиональные стандарты, квалификация, уточнить, что изменится с 1 июля 2016 года
  • Ознакомиться с разъяснениями Минтруда России, как применять профстандарты

Ответственность за несоблюдение требований законодательства

Необходимо отметить, что за неприменение или неправильное применение требований, указанных в статьях 57 и 195.3 ТК РФ, государственные инспекторы труда при осуществлении государственного надзора за соблюдением трудового законодательства вправе выдать предписание об устранении выявленных нарушений, а также привлечь работодателя к административной ответственности в виде предупреждения или штрафа в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ ч.1:

¾ на должностных лиц — в размере от 1 000 до 5 000 руб.;

¾ на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1 000 до 5 000 руб.;

¾ на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб;

¾ ненадлежащее оформление трудового договора (ст. 5.27 КоАП РФ ч. 3);

¾ на должностных лиц — в размере от 10 000 до 20 000 руб.;

¾ на юридических лиц — от 50 000 до 100 000 руб.

Оцените статью
Добавить комментарий

Adblock
detector