Должностная инструкция административного менеджера

Описание должности:
Административный менеджер:
Планирует, управляет или координирует поддерживающие службы организации, такие как ведение учета, доставка почты, работа операторов или секретарей и другие. Может следить за планированием средств на оборудование и другие нужды офиса.

Задачи
Административный менеджер:
• Анализирует внутренние процессы и планирует или осуществляет изменение политик или процедур для увеличения эффективности деятельности.
• Организует занятия для обучения персонала процедурам.
• Координирует деятельность административного персонала в организации.
• Составляет отчеты о потраченных средствах.
• Нанимает и увольняет административный персонал.
• Готовит и проверяет операционные отчеты и расписания для обеспечения точности и эффективности.
• Предлагает затратосберегающие методы, такие как изменение в структуре поставок и системе отчетности для увеличения эффективности департамента.

Основные функции
Административный менеджер:
• Следит за соблюдением безопасных процедур
• Анализирует технические проблемы
• Анализирует операционные или управленческие отчеты
• Анализирует операционные процедуры
• Анализирует техническую информацию, проекты или технические задания
• Поручает работу служащим
• Организует совещания с персоналом
• Консультируется с управленческим или вышестоящим персоналом
• Делегирует соответствующие административные задачи
• Проектирует системы в кооперации с коллегами
• Определяет связанные с административными функциями политики, стандарты или средства технического обслуживания
• Разрабатывает график текущего ремонта
• Руководит и координирует деятельностью персонала
• Контроль документооборота административных служб
• Производит оценку операционной деятельности офиса
• Принимает решения о найме, разгрузке, перемещении или продвижении работников
• Осуществляет инспектирование собственности с целью строительства, проверки состояния или проектирования дизайна
• Проводит интервью с кандидатами
• Следит за сохранностью офисного оборудования и мебели
• Следит за своевременностью подготовки отчетности и ведения учета
• Управляет проектами обслуживания здания manage contracts
• Управляет контрактами
• Управляет материальными запасами и поставками
• Модифицирует рабочие процедуры или процессы для осуществления работы в срок
• Заключает договоры аренды или продажи недвижимости
• Делает заказы на поставку материалов или оборудования
• Готовит финансовые отчеты
• Разрабатывает договор аренды или лизинга agreement
• Закупает офисную мебель и оборудование
• Вносит предложения по решению административных проблем
• Распределяет рабочее время персонала
• В своей работе руководствуется административным законодательством
• Использует технологии управления инфраструктурой организации
• Использует техники межличностного общения
• Использует техники ведения переговоров

Читать дальше:  Агентский договор с нерезидентом на услуги образец

Административный менеджер

Описание должности уточняется. Приносим свои извинения за доставленные неудобства.

Административный менеджер

Заработную плату по этой должности Вы можете посмотреть здесь »

ЗАТВЕРДЖУЮ
(ПІБ, підпис)

«___» ______________ 200_ р.
  1. Посада «Менеджер з адміністративної діяльності» відноситься до категорії «Керівники».
  2. Кваліфікаційні вимоги — повна вища освіта напряму підготовки «Адміністративний менеджмент» (магістр, спеціаліст) без вимог до стажу роботи або повна вища освіта (магістр, спеціаліст), стаж роботи за фахом — не менше 2 років та післядипломна освіта за напрямом «Адміністративний менеджмент».
  3. Знає та застосовує у діяльності:
    — Законодавчі та нормативно-правові акти;
    — Систему і організацію діловодства та ведення архівної справи;
    — Систему організації контролю за виконанням документів;
    — Систему роботи з персоналом;
    — Управлінські технології;
    — Перспективи технічного, економічного і соціального розвитку галузі;
    — Профіль, спеціалізацію та особливості структури підприємства, установи, організації;
    — Ділову українську мову;
    — Правила ділового етикету та спілкування;
    — Основи адміністративного, стратегічного, проектного та кадрового менеджменту,зв’язків з громадськістю, соціальної психології, педагогіки, соціології та економіки праці, трудового законодавства;
    — Інструментальні засоби сучасного офісу (інформаційні технології та засоби оргтехніки);
    — Правила і розпорядок захисту персоналу та об’єктів господарювання;
    — Правила та норми охорони праці, пожежної безпеки та виробничої санітарії.
  4. Менеджер з адміністративної діяльності призначається на посаду та звільняється з посади наказом по організації (підприємству/організації).
  5. Менеджер з адміністративної діяльності підпорядковується безпосередньо ___________________.
  6. _____________________________________________________________________.
  7. _____________________________________________________________________.

Менеджер з адміністративної діяльності :

  1. Здійснює керівництво діяльністю адміністративної служби підприємства, установи, організації та несе персональну відповідальність перед керівництвом за виконання покладених на нього обов’язків.
  2. Очолює та організовує роботу щодо забезпечення діяльності підприємства внутрішнім адміністративним координуванням та інформаційними зв’язками.
  3. Формує інформаційно-комунікативну інфраструктуру підприємства, установи, організації.
  4. Розподіляє обов’язки між структурними підрозділами служби чи її працівниками, спрямовує, координує та контролює їх роботу.
  5. Подає пропозиції керівництву щодо структури адміністративної служби.
  6. Вживає заходів щодо вдосконалення форм і методів роботи персоналу.
  7. Організовує, регулює та контролює проведення інформаційно-аналітичної роботи підприємства, установи, організації.
  8. Розробляє аналітичні, довідкові та інші матеріали з питань, що стосуються діяльності підприємства, установи, організації в межах своєї компетенції.
  9. Готує аналітичні довідки, пропозиції, доповіді, звіти на основі аналізу показників розвитку підприємства, установи, організації або підпорядкованого структурного підрозділу.
  10. Разом з керівниками структурних підрозділів бере участь у розробленні перспективних та поточних планів відповідно до загальної стратегії розвитку підприємства, установи, організації.
  11. Проводить моніторинг ефективності обраної стратегії, на основі якого розробляє рекомендації щодо перспектив розвитку підприємства, установи, організації та їх структурних підрозділів.
  12. Бере участь у формуванні заходів щодо визначення корпоративної стратегії підприємства, установи, організації та в межах наданих йому повноважень контролює її виконання.
  13. Осуществляет руководство подчиненными сотрудниками.
  14. У межах делегованих повноважень контролює стан організаційно-розпорядчої діяльності в організації та структурних підрозділах.
  15. Бере участь в організації комплексу заходів щодо забезпечення захисту персоналу.
  16. Бере участь у формуванні кадрової політики підприємства, установи, організації та контролює дієздатність персоналу.
  17. Разом з керівниками структурних підрозділів розробляє посадові інструкції і правила внутрішнього трудового розпорядку, вживає заходів щодо забезпечення відповідних умов праці на робочих місцях.
  18. Разом з керівниками інших структурних підрозділів розробляє та організовує роботу з упровадження внутрішніх та зовнішніх стандартів ділових документів.
  19. У межах своєї компетенції або за дорученням керівника представляє підприємство, установу, організацію в усіх органах, установах, організаціях, засобах масової інформації, здійснює зв’язки з керівниками органів
    державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, із фізичними особами, а також у взаємовідносинах із зарубіжними партнерами.
  20. У межах своїх повноважень видає розпорядження і доручення, які є обов’язковими для виконання всіма працівниками, підписує та візує документи.
  21. Знає, розуміє і застосовує діючі нормативні документи, що стосуються його діяльності.
  22. Очолює та організовує роботу з підготовки та проведення заходів за участю керівництва.
  23. Знає і виконує вимоги нормативних актів про охорону праці та навколишнього середовища, дотримується норм, методів і прийомів безпечного виконання робіт.
  24. _____________________________________________________________________.
  25. _____________________________________________________________________.

Менеджер з адміністративної діяльності має право:

  1. Вживати дії для запобігання та усунення випадків будь-яких порушень або невідповідностей.
  2. Отримувати всі передбачені законодавством соціальні гарантії.
  3. Вимагати сприяння у виконанні своїх посадових обов’язків і здійсненні прав.
  4. Має право вимагати створення організаційно-технічних умов, необхідних для виконання посадових обов’язків та надання необхідного обладнання та інвентарю.
  5. Знайомитися з проектами документів, що стосуються його діяльності.
  6. Запитувати і отримувати документи, матеріали та інформацію, необхідні для виконання своїх посадових обов’язків і розпоряджень керівництва.
  7. Підвищувати свою професійну кваліфікацію.
  8. Повідомляти про виявлені в процесі своєї діяльності порушення і невідповідності, і вносити пропозиції щодо їх усунення.
  9. Ознайомлюватися з документами, що визначають права та обов’язки за займаною посадою, критерії оцінки якості виконання посадових обов’язків.
  10. _____________________________________________________________________.
  11. _____________________________________________________________________.

Менеджер з адміністративної діяльності несе відповідальність за:

  1. Невиконання або несвоєчасне виконання покладених цією посадовою інструкцією обов`язків та (або) невикористання наданих прав.
  2. Недотримання правил внутрішнього трудового розпорядку, охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту.
  3. Розголошення інформації про організацію (підприємство/установу), що відноситься до комерційної таємниці.
  4. Невиконання або неналежне виконання вимог внутрішніх нормативних документів організації (підприємства/установи) та законних розпоряджень керівництва.
  5. Правопорушення, скоєні в процесі своєї діяльності, в межах, встановлених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством.
  6. Завдання матеріального збитку організації (підприємству/установі) в межах, встановлених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством.
  7. Неправомірне використання наданих службових повноважень, а також використання їх в особистих цілях.
  8. _____________________________________________________________________.
  9. _____________________________________________________________________.

«>

Оцените статью
Добавить комментарий

Adblock detector