Ектс делопроизводитель требования к квалификации

I. Общие положения

1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

2. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Назначение на должность делопроизводителя и освобождение от нее производится (отдела документационного обеспечения), иного должностного лица)

4. Делопроизводитель должен знать:

4.1. Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии.

4.2. Основные положения Единой государственной системы делопроизводства.

4.3. Структуру предприятия и его подразделений.

4.4. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

4.5. Порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов.

4.7. Основы организации труда.

4.8. Правила эксплуатации вычислительной техники

4.9. Законодательство о труде.

4.10. Правила внутреннего трудового распорядка.

4.11. Правила и нормы охраны труда.

5. Делопроизводитель в своей деятельности руководствуется:

5.1. Положением о (канцелярии; отделе документационного обеспечения; ином структурном подразделении)

5.2. Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии.

5.3. Настоящей должностной инструкцией.

7. На время отсутствия делопроизводителя его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

8. Принимает документы на подпись (заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения), иного должностного лица)проверяет правильность их составления и оформления.

9. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

10. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Делопроизводитель имеет право:

1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3. В пределах своей компетенции сообщать (заведующему канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения), иному должностному лицу)

о всех выявленных в процессе осуществления должностных обязанностей недостатках в деятельности предприятия (его структурных подразделениях) и вносить предложения по их устранению.

4. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

Читать дальше:  Имеет ли право фельдшер выписывать больничный лист

5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

Делопроизводитель несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Статьи по теме

Существует ли отдельный профстандарт «Делопроизводитель»? Как применять новую систему квалификаций при подборе персонала и составлении инструкций? Ответы на самые насущные вопросы и примеры правильного оформления локальных документов вы найдете в статье.

Из статьи вы узнаете:

Делопроизводитель (секретарь, помощник руководителя) — специалист, отвечающий за ведение документооборота организации, регистрацию корреспонденции и рабочую переписку, формирование дел. В крупных компаниях нередко создается отдельная служба делопроизводства, в то время как на мини-предприятиях обязанности секретаря, кадровика и офис-менеджера могут поручаться одному сотруднику. Так или иначе, делопроизводство остается отдельным серьезным участком административной работы, напрямую влияющим на эффективность управления компанией.

Больше полезной информации по теме в материалах на портале:

Секретарь, документовед, делопроизводитель: профстандарт или справочник?

До 2015 года основным документом, устанавливающим квалификационные требования к секретарю (делопроизводителю) и наиболее четко описывающим его должностные обязанности, оставался ЕКС — «Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих». Первый раздел справочника содержит отдельные описания четырех функционально схожих специальностей:

  • документовед;
  • секретарь-машинистка;
  • секретарь руководителя;
  • секретарь незрячего специалиста.

Разумеется, каждая должность имеет свои нюансы. Например, секретарю незрячего человека для работы требуется знание рельефно-точечного шрифта Брайля, а документоведу — знание основных методов исследования, проектирования и развития документационных систем. Но по мере актуализации требований к секретарской работе появилась необходимость в разработке нового стандарта профессии. Так появился профстандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденный приказом Минтруда РФ №267н от 6.05.2015г.

О поэтапном переходе на новые стандарты работы и предстоящей отмене
тарифно-квалификационных справочников читайте в электронном
журнале «Кадровое дело»:

Разрабатывать отдельный профстандарт «Секретарь руководителя» или «Делопроизводитель» не пришлось, поскольку предложенный разработчиками документ уже содержит полный перечень требований к административно-управленческому персоналу, занимающемуся приемом посетителей, обработкой телефонных звонков и работой с документами:

Возникает резонный вопрос: на какой свод требований должен ориентироваться работодатель, в штате которого есть секретарь, профстандарт или справочник? Если речь идет о муниципальном или государственном учреждении, ответ однозначен: профстандарт. Что касается коммерческих компаний, то окончательное решение в большинстве случаев остается за работодателем.

На сегодняшний день законодатель требует применять профстандарты только к отдельным должностям, для которых они обязательны. Речь идет о профессиях, дающих право на компенсации или льготы (например, досрочный выход на пенсию), либо связанных с особыми требованиями к квалификации или состоянию здоровья сотрудника.

Вопрос из практики

Ответ подготовлен совместно с редакцией «Системы Кадры»

Отвечает Вероника ШАТРОВА,
эксперт по трудовому законодательству, издатель и автор Электронной Системы Кадры, журнала «Кадровое дело» и других профессиональных изданий для специалистов по кадрам и HR

Читать дальше:  Модернизация здания это градостроительный кодекс

Да, отменят, но такая отмена будет происходить постепенно. ЕКС и ЕТКС планируют заменить профессиональными стандартами, а также отдельными отраслевыми требованиями к квалификации работников, которые утвердят законодательными и иными нормативными правовыми актами. В некоторых сферах такие акты уже утверждены. Например…

Задайте свой вопрос экспертам «Системы Кадры»

Поскольку должность секретаря или делопроизводителя связана преимущественно с офисной работой и не дает права на льготы, руководство каждой компании решает этот вопрос на свое усмотрение. Но если есть возможность, стоит предпочесть профстандарт справочнику. Профстандарт содержит актуальные сведения о базовых функциях секретаря, делопроизводителя и документоведа, с успехом применяется в процессе подбора, аттестации и обучения персонала.

Совет от редакции: начните переход на профессиональные стандарты с создания специальной рабочей группы из компетентных сотрудников. Поручите им составление подробного плана работ по внедрению профстандартов в организации с указанием сроков проведения мероприятий и ответственных лиц. Подробнее о последовательности перехода и нюансах переходного периода читайте в электронном журнале «Кадровое дело».

Скачайте образцы:

Профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»: структура и содержание

Структура всех профстандартов одинакова. Единый шаблон, используемый разработчиками, разбит на четыре раздела:

  • общие сведения о профессии (специальности);
  • функциональная карта вида профессиональной деятельности (описание трудовых функций с указанием квалификационного уровня);
  • характеристика обобщенных трудовых функций;
  • сведения о разработчиках.

Перечень трудовых функций и соответствующих им квалификационных уровней, предусмотренных профстандартом специалиста по организационному и документационному обеспечению управления организацией, включает:

Наименование трудовой функции

Организационное обеспечение деятельности организации

Прием и распределение телефонных звонков, работа с посетителями

Документационное обеспечение деятельности организации

Работа с документами, их текущее хранение и составление дел

Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя

Планирование рабочего времени, телефонные переговоры и прием визитеров, подготовка командировок и составление управленческой документации, информационное взаимодействие с подразделениями

Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации

Подготовка протокольных мероприятий и аналитических материалов, работа с посетителями и документами, организация исполнения решений руководства

Третий раздел содержит подробные квалификационные требования по каждой из трудовых функций и рекомендованные наименования должностей. Например, для соответствия третьему квалификационному уровню (секретарь-администратор) работнику понадобится среднее общее образование, завершенный курс обучения по программе профессиональной подготовки, а также знания:

  • этики делового общения;
  • требований охраны труда и защиты конфиденциальной служебной информации;
  • функций, задач и структуры организации;
  • правил приема посетителей в офисе и сервировки стола.

Подробнее о ключевых принципах работы с профстандартами расскажут эксперты «Системы Кадры»:

Как применять профстандарт «Секретарь, делопроизводитель» при разработке должностных инструкций

Профстандарты, содержащие актуальные требования к современным специальностям и профессиям, постепенно приходят на смену морально устаревшей системе квалификаций. Работодатели учатся оценивать работников по новым критериям и корректируют внутреннюю нормативную документацию, в том числе — должностные инструкции.

Наличие такого документа существенно облегчает жизнь и работнику, и работодателю, сводит к минимуму спорные моменты и конфликты, связанные с выполнением трудовых обязанностей. Составляя должностную инструкцию с учетом требований профстандарта, убедитесь, что название должности в штатном расписании соответствует рекомендованной. Разделы с квалификационными требованиями к работнику и его функциональными обязанностями можно скопировать в инструкцию частично или полностью.

Читать дальше:  Заявление о смене классного руководителя образец

Скачайте образцы:

Нужно ли уточнить название должности после введения профстандарта? У нас работают бухгалтеры на разных участках, и в штатном расписании мы уточнили наименование должностей, например, есть бухгалтер по расчету заработной платы. Однако профстандарт «Бухгалтер» не предусматривает таких уточнений. Должны ли мы их убрать и название привести в соответствие с профстандартами?

Ответ подготовлен совместно с редакцией журнала «Кадровое дело»

Отвечает Арина МАЛАЯ,
юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»

Вы можете сохранить наименование должности без изменения. Название должно соответствовать профстандарту, если для должности законом предусмотрены компенсации, льготы или ограничения (ст.57 ТК РФ). Или если для должности законом определены требования к квалификации (ст.195.3 ТК РФ, п.5 письма Минтруда от 04.04.2016 №14-0/10/В-2253). В остальных случаях название должностей работодатель…

Полная версия ответа доступна после бесплатной регистрации

Каждый кадровик должен уметь правильно применять профессиональные стандарты на практике. Пройдите тест и узнайте, не допускаете ли вы ошибок!

Должностные обязанности. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам. Отправляет исполненную документацию по адресатам. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

Должен знать: нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии; основные положения Единой государственной системы делопроизводства; структуру предприятия и его подразделений; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов; основы организации труда; правила эксплуатации вычислительной техники; основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

Комментарии к должности

Приведенные выше квалификационные характеристики должности «Делопроизводитель» предназначены для решения вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений и обеспечением эффективной системы управления персоналом в различных организациях. На основе этих характеристик разрабатывается должностная инструкция делопроизводителя, содержащая права и ответственность работника, а также конкретный перечень его должностных обязанностей с учетом особенностей организации и управления деятельностью предприятия (учреждения).

При составлении должностных инструкций руководителей и специалистов необходимо учесть общие положения к данному выпуску справочника и введение с общими положениями к первому выпуску справочника должностей.

Обращаем ваше внимание на то, что одинаковые и схожие наименования должностей могут встречаться в разных выпусках ЕКС. Найти схожие названия можно через справочник должностей (по алфавиту).

Оцените статью
Добавить комментарий

Adblock detector