Исполняющий обязанности начальника отдела кадров

Да, частенько документы подписываются просто «и. о. генерального директора» или по аналогии «и.о. главного бухгалтера» Но это в корне неверно, в том числе и в случае с главбухом – что на такую подпись скажет налоговый инспектор при сдаче отчетности?

Общие правила исполнения обязанностей отсутствующего работника

В соответствии со статьей 60.2 ТК РФ исполнение обязанностей временно отсутствующего работника может быть возложено на другого сотрудника без освобождения от работы, определенной его трудовым договором.

Для этого работнику поручается выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату. Важно подчеркнуть, что за выполнение дополнительной работы сотруднику должна начисляться доплата с учетом содержания и объема работы. Дополнительные обязанности можно возложить на сотрудника только с его письменного согласия, работник может отказаться от них. Такая дополнительная работа по другой профессии (должности) может осуществляться путем совмещения профессий (должностей), а если дополнительная работа предусматривается по такой же профессии (должности), то можно просто расширить зоны обслуживания или увеличить объем работ.

Для исполнения обязанностей отсутствующего работника заключается дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором необходимо четко указать должностные обязанности, исполнять которые поручается работнику. В соглашении необходимо также оговорить срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу. Если работник не согласен с такими условиями, он имеет полное право на отказ.

Тем не менее, срок может быть изменен в любой момент – как работником, так и работодателем – достаточно предупредить об этом другую сторону в письменной форме не позднее, чем за три рабочих дня.

Отметим, что подобное назначение работника исполняющим обязанности по вакантной должности не допускается за исключением приема на работу руководителя организации. Это исключение вполне логично – как мы уже заметили, кто-то должен организацию представлять. Утверждается исполняющий обязанности руководителя вышестоящим органом управления – например, собранием учредителей ООО.

Если вышестоящий орган управления в соответствии с уставом организации назначает и иных работников (заместителей руководителя, главного бухгалтера и т.д.), то они могут исполнять обязанности по вакантной должности не более месяца, в течение которого руководитель должен представить в вышестоящий орган управления документы для его назначения на должность, а этот орган рассмотреть вопрос и сообщить руководителю о результатах. Данное правило установлено еще Разъяснениями Госкомтруда СССР № 30 и Секретариата ВЦСПС № 39 от 29.12.1965 № 30/39 «О порядке оплаты временного заместительства» (далее – Разъяснение).

Пример 1. Я работал главным специалистом отдела. После того как уволился начальник отдела мне предложили стать начальником. Я отказывался, но директор все равно издал приказ. Я быть начальником не хочу. Сколько времени может так продолжаться, и могу ли я отказаться от исполнения обязанностей начальника отдела?

Во-первых, одного приказа руководителя организации недостаточно – с вами должны были заключить допсоглашение к трудовому договору. Если бы вы подписали допсоглашение – то там бы срок и согласовывали, причем ваше мнение должно было быть учтено.
Во-вторых, вы в любой момент можете от исполнения обязанностей отказаться, предупредив об этом руководство в письменном виде за три дня.

Пример 2. У меня такая ситуация: увольняется генеральный директор. Мне учредители говорят, чтобы я писала заявление на его должность с сохранением моих обязанностей (я – начальник отдела). Но при этом собираются доплачивать лишь 50%. Могут ли меня заставить написать такое заявление и почему доплачивать лишь 50%, если у меня две должности.

Заставить вас исполнять чьи-то чужие обязанности вас никто не может – всегда можете отказаться. Тем более никакого заявления вам писать не надо – учредители должны сами вынести решение о вашем назначении (как постоянном, так и временном) и вам его предложить, если вы согласитесь подписать допсоглашение об исполнении обязанностей директора. Что касается размера зарплаты, то он в этом соглашении и устанавливается. Причем опять же с вашего согласия.

Исполнение обязанностей в ином порядке

Если нет работника, который может исполнять и свои, и чужие обязанности, то вопрос решается с помощью перевода сотрудника – в том числе и временного – на срок до одного года либо бессрочно (статья 72.2 ТК РФ). При таком варианте этот сотрудник освобождается от выполнения своих трудовых обязанностей по старой должности.

Если, допустим, в одном структурном подразделении работников больше или загрузка меньше, чем в другом, то сотрудника для замены другого можно просто переместить на аналогичное рабочее место в порядке статьи 72.1 ТК РФ.

Читать дальше:  Заявление о списании переплаты по налогам образец

Еще один вариант – заключение срочного трудового договора для исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым сохраняется место работы. Можно заключить и отдельный бессрочный договор (внутреннее совместительство), учитывая ограничения, предусмотренные ТК РФ.

Оформление исполнения обязанностей

Мы начали разговор с того, что указывать в документах подписи вроде «и. о. генерального директора» нельзя. Однако в соответствии с пунктом 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации» в состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).

При этом такая должность как «исполняющий обязанности кого-либо» законодательством не предусмотрена, поэтому работник, на которого возложено исполнение обязанностей руководителя, подписывая документ, указывает ту должность, которую он фактически занимает по штатному расписанию.

Сразу возникает вопрос, каким образом, приказ об увольнении или какой-то иной документ может подписывать, скажем, начальник юридического отдела? Но оформление исполнения обязанностей должно быть полноценным – с изданием приказа, дополнительного соглашения, выдачей доверенности от лица организации. Эти документы и будут подтверждать его полномочия на подписание документов.
Тут стоит подчеркнуть, что эти полномочия должны быть изложены в документах очень четко – если они не указаны, то, следовательно, они не переданы. Взять то же увольнение работников: не прописано в доверенности такого права у исполняющего обязанности – значит, он этого права не имеет.

Заключать дополнительное соглашение необязательно в том случае, если исполнение обязанностей руководителя предусмотрено в должностной инструкции работника, поскольку она является локальным нормативным правовым актом, определяющий функции (обязанности), права и ответственность работника, занимающего определенную должность. Например, в должностной инструкции заместителя руководителя указано, что в случае отсутствия самого руководителя он исполняет его обязанности. Необходимо точно указать и ситуации, когда необходимо исполнение обязанностей: отпуск, временная нетрудоспособность и т.д.

Тем не менее, передаваемые полномочия опять же должны быть прописаны четко, в приказе по предприятию должен фиксироваться факт отсутствия руководителя, размер дополнительной платы за исполнение обязанностей и срок этого исполнения. Про доверенность тоже не надо забывать – в некоторых ситуациях она может пригодиться, особенно в случае, если порядок замещения руководителя не прописан в уставе юридического лица. А вот если об исполнении обязанностей в должностной инструкции ничего нет или в ней указаны не все полномочия, которые следует передать, то допсоглашение необходимо. Запись в трудовую книжку делается только при постоянном переводе работника либо заключении отдельного трудового договора (срочного или бессрочного), в остальных случаях факт исполнения обязанностей в трудовой книжке не отражается.

Пример 3. Подскажите, пожалуйста, если руководитель организации на время своей командировки возлагает на меня исполнение своих обязанностей, могу ли я потребовать внести соответствующую запись в трудовую книжку? И могу ли я отказаться от их выполнения, до внесения этой записи?

Нет, при временном исполнении обязанностей запись в трудовую книжку не вносится, если с вами не заключается отдельный трудовой договор (внутреннее совместительство). А отказаться от выполнения обязанностей вы можете в любом случае.

Пример 4. Как назначить исполняющего обязанности директора, если директор неожиданно заболел и не может издать приказ о назначении исполняющего обязанности?

В данном случае вопрос назначения исполняющего обязанности директора компании должен решаться учредителями компании. Если участник один – он сам назначит исполняющего обязанности директора на период временной нетрудоспособности последнего. Если же участников в обществе больше, то решение данного вопроса может затянуться, ведь необходимо провести внеочередное собрание участников.

Журнал: Справочник кадровика
Год: 2008
Автор: Костян Ирина Александровна
Тема: Постоянный перевод на другую работу, Оформление приема на работу

Должность начальника отдела вакантна, руководитель хочет назначить на нее специалиста предприятия, но сначала сделать его исполняющим обязанности. Насколько я знаю, так делать нельзя, нужно просто человека оформить на должность начальника отдела. Права ли я?
Т. В. Пушвинцева, начальник отдела кадров, г. Москва

Безусловно, назначение работника исполняющим обязанности в рассматриваемой ситуации является незаконным.

Трудовой кодекс РФ использует термин «исполнение обязанностей» в двух случаях: применительно к трудовым договорам, заключаемым на определенный срок; при установлении совмещения профессий (должностей).

Так, в соответствии с ч. 1 ст. 59 ТК РФ допускается заключение с работником срочного трудового договора на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохраняется место работы.

Читать дальше:  Не позднее следующего рабочего дня как понимать

Статья 602 ТК РФ рассматривает, помимо прочего, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором.

По общему правилу исполнение обязанностей по вакантной должности не допускается. Это предусмотрено п. 2 Разъяснений Госкомтруда СССР №30, Секретариата ВЦСПС № 39 от 29.12.65 (ред. от 11.12.86, с изм. от 11.03.03) «О порядке оплаты временного заместительства», согласно которому назначение работника исполняющим обязанности по вакантной должности не допускается.

Назначение работника исполняющим обязанности по вакантной должности допускается только в строго оговоренных случаях: когда заключение трудового договора осуществляется в связи с избранием по конкурсу на замещение соответствующей должности, назначением на должность или утверждением в должности. В случае неутверждения в должности работника, принятого руководителем не из числа работников данного предприятия, учреждения, организации, ему должна быть предложена другая работа с учетом квалификации, опыта. При отсутствии соответствующей работы или отказе от предложения он освобождается от работы по основаниям, предусмотренным законодательством. (Указанный документ применяется согласно ст. 423 ТК РФ в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ, вступившему в силу с 1 февраля 2002 г.)

Вы можете скачать должностную инструкцию начальника отдела кадров бесплатно. Должностные обязанности начальника отдела кадров

_____________________________ (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, ее ________________________________

организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное

утверждать должностную инструкцию)

Д ОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА КАДРОВ

I. Общие положения

1.1. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности начальника отдела кадров _____ _____________________ (далее – «предприятие»).

1.2. Начальник отдела кадров относится к категории руководителей.

1.3. Лицо, назначаемое на должность начальника отдела кадров должен иметь высшее профессиональное образование и стаж работы по организации управления кадрами не менее ______ лет.

1.4. Назначение на должность начальника отдела кадров и освобождение от неё осуществляется на основании приказа директора предприятия по представлению _________________________________________________________________.

(заместителя директора или иного должностного лица)

1.5. Подчиняется начальник отдела кадров непосредственно директору предприятия.

1.6. Если начальник отдела кадров отсутствует, то временно его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей.

1.7. В своей деятельности начальник отдела кадров руководствуется:

— уставом предприятия и настоящей должностной инструкцией;

— законодательными и нормативными документами по вопросам исполняемых должностных обязанностей ;

— методическими материалами по соответствующим вопросам;

— приказами и распоряжениями директора предприятия.

1.8. Начальник отдела кадров должен знать:

— порядок определения перспективной и текущей потребности в кадрах;

— источники обеспечения предприятия кадрами и состояние рынка труда;

— системы и методы оценки персонала;

— методические материалы по управлению персоналом;

— структуру и штаты предприятия;

— специализацию и перспективы развития предприятия;

— кадровую политику и стратегию предприятия;

— порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением;

— порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия;

— организацию табельного учета;

— методы учета движения кадров;

— порядок составления установленной отчетности;

— возможности использования современных информационных технологий в работе кадровых служб;

— основы профессиографии, профориентационной работы;

— основы экономики, организации производства и управления;

— средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;

— законодательство РФ о труде, а так же законодательные и нормативные акты по вопросам исполняемых должностных обязанностей;

— передовой отечественный и зарубежный опыт работы с кадрами;

— основы социологии, психологии и организации труда, правила и нормы охраны труда.

На начальника отдела кадров возлагаются следующие функции:

2.2. Осуществляет научно-методическое обеспечение кадровой работы.

2.3. Организует проведение аттестации работников предприятия.

2.4. Руководит работой по комплектованию предприятия кадрами рабочих и служащих, требуемых профессий.

2.5. Создает здоровые и безопасные условия труда для подчиненных работников.

2.6. Контролирует надлежащее оформление установленной документации.

III. Должностные обязанности

Начальник отдела кадров исполняет следующие должностные обязанности:

3.1. Принимает участие в разработке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия.

3.2. Руководит работой по комплектованию предприятия кадрами рабочих и служащих, требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности по формированию и ведению банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении.

Читать дальше:  Льготы при поступлении в колледж потеря кормильца

3.3. Организует разработку прогнозов, определение текущей и перспективной потребности в кадрах и источников ее удовлетворения, руководствуясь информацией полученной от изучения рынка труда.

3.4. Организует установления прямых связей с учебными заведениями и службами занятости, контактов с предприятиями аналогичного профиля, информирования работников внутри предприятия об имеющихся вакансиях, использования средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников.

3.5. Обеспечивает подготовку документов по пенсионному страхованию, а также документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия и членам их семей, а также представление их в органы социального обеспечения.

3.6. Организует проведение аттестации работников предприятия, ее методическое и информационное обеспечение, принимает участие в анализе результатов аттестации, разработке мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий, определяет круг специалистов, подлежащих повторной аттестации.

3.7. Принимаетучастие в разработке систем комплексной оценки работников и результатов их деятельности, служебно-профессионального продвижения персонала, подготовке предложений по совершенствованию проведения аттестации.

3.8. Организует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников, руководствуясь трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия.

3.9. Организует учет личного состава, выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям.

3.10. Организует табельный учет.

3.11. Осуществляет организацию составления и выполнения графиков отпусков.

3.12. Организует контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и за соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка.

3.13. Проводит организацию анализа причин текучести.

3.14. Осуществляет организацию разработки мероприятий по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контролирует их выполнение.

3.15. Проводит работу по подбору, отбору и расстановке кадров, основываясь на оценке их квалификации, личных и деловых качеств, контролирует правильность использования работников в подразделениях предприятия.

3.16. Обеспечивает прием, размещение и расстановку молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью.

3.17. Организует совместно с руководителями подразделений проведение стажировки и работы по адаптации к производственной деятельности молодых специалистов и молодых рабочих.

3.18. Проводит планомерную работу по созданию резерва для выдвижения на основе таких организационных форм, как планирование деловой карьеры, подготовка кандидатов на выдвижение по индивидуальным планам, ротационное передвижение руководителей и специалистов, обучение на специальных курсах, стажировка на соответствующих должностях.

3.19. Проводит работу целью которой является обновление научно-методического обеспечения кадровой работы, ее материально-технической и информационной базы, внедрение современных методов управления кадрами с использованием автоматизированных подсистем "АСУ-кадры" и автоматизированных рабочих мест работников кадровых служб, создание банка данных о персонале предприятия, его своевременного пополнения, оперативного представления необходимой информации пользователям.

3.20. Осуществляет методическое руководство и координацию деятельности специалистов и инспекторов по кадрам подразделений предприятия, контролирует исполнение руководителями подразделений законодательных актов и постановлений правительства РФ, постановлений, приказов и распоряжений руководителя предприятия по вопросам кадровой политики и работы с персоналом.

3.21. Систематически анализирует кадровую работу, осуществляемую на предприятии, разрабатывает предложения по ее улучшению.

3.22. Обеспечивает составление установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами.

3.23. Руководит работниками отдела.

— социальные гарантии трудящихся в вопросах з анятости;

— соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников;

— предоставление им установленных льгот и компенсаций.

Начальник отдела кадров имеет право:

4.1. Обращаться к руководству предприятия:

— с предложениями по совершенствованию работы, которая связана с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкций;

— с требованиями оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4.2. Взаимодействовать с руководителями всех служб, получать от них информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

4.3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

4.4. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, относящимися к деятельности отдела кадров.

Начальник отдела кадров несет ответственность:

5.1. В случае причинения материального ущерба, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, трудовым законодательством РФ.

5.2. В случае совершения в процессе осуществления своей деятельности правонарушения, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, административным законодательством РФ.

5.3. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения своих должностных обязанностей, которые предусмотрены настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством РФ.

Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

С инструкцией ознакомлен,

один экземпляр получил: _____________ __________________

Оцените статью
Добавить комментарий

Adblock detector