Вы здесь:  / Юридические справки / Как написать гарантийное письмо об оплате образец

Как написать гарантийное письмо об оплате образец

Содержание

Гарантийное письмо об оплате товара представляет собой документ, согласно которому на физическое или юридическое лицо накладываются определённые обязательства по внесению оплаты за товар или услугу.

Гарантийное письмо является способом обеспечения исполнения обязательства стороной сделки.

Гарантийное письмо часто отправляется после получения претензии и является одним из способов урегулировать спорный вопрос.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

Суть и цель документа

Основная суть письма заключается в предоставлении гарантий поставщику материальной ценности о том, что покупатель (заказчик) полностью и в срок произведёт оплату товара или услуги (о правилах составления гарантийного письма на оплату услуги мы подробно рассказываем в отдельном материале).

Таким образом поставщик на свое усмотрение может произвести выдачу ТМЦ без оплаты или отказать, например, если у покупателя плохая платежеспособность.

Документ составляется в целях:

  • Со стороны покупателя — письменное принятие обязательств по уплате и последующее получении товара (если он не был доставлен ранее).
  • Со стороны продавца — приобретение гарантий и уверенности в том, что заказчик произведёт оплату.
  • Использование данного документа при судебных разбирательствах (в случае, если покупатель не оплатит товар).

О том, как и для чего составляют гарантийные письма на оплату, мы рассказываем тут.

Какие гарантии в нём содержатся?

Письмо содержит гарантии того, что товар или услуга будут оплачены в определённый срок, обозначенный в документе.

Кто должен составлять?

Письмо составляется заказчиком или покупателем. Чаще всего, в качестве покупателя выступает какая-то коммерческая фирма или организация. Далее, документ подписывается главой предприятия заказчика и бухгалтером, после чего отправляется продавцу (поставщику).

Основные пункты

При составлении письма, следует обратить внимание на следующие важные моменты:

  1. Для оформления можно использовать как простой лист формата А4, так и фирменный бланк организации.
  2. Составленный документ регистрируют в журнале исходящей документации, с присвоением ему регистрационного номера (в левом углу бланка).
  3. В правом верхнем углу прописываются данные поставщика (название, должность, ФИО руководителя фирмы).
  4. Пишется название документа, дата его составления, номер заявки с просьбой доставить товар.
  5. Прописывается сумма, предназначенная к оплате.
  6. Срок оплаты товара (в т.ч. с графиком платежей).
  7. Указывается способ оплаты, банковский (или расчётный счёт), ИНН, КПП, ОКПО предприятия.
  8. Обозначается вид ответственности за невыполнение финансовых обязательств, где прописывается сумма штрафа (возможно, в процентах), пенни и т.д.
  9. Документ вступает в юридическую силу после заверения подписями руководителя и печатью предприятия.

Алгоритм написания

Как правило, для составления данного уведомления используют готовые фирменные бланки предприятия плательщика, где уже обозначены все необходимые пункты, и нужно только заполнить пустующие поля. Бланки имеют стандартную структуру.

Рассмотрим пример написания гарантийного письма на листе бумаги формата А4:

  1. В левом верхнем углу указываем исходный номер документа и дату (от какого числа).
  2. В правом верхнем углу пишем должность, название предприятия адресата.
  3. Ниже, по центру: »Гарантийное письмо».
  4. Далее, документ начинается с фразы: »Прошу Вас поставить товар, согласно заявки №…» (здесь указываем от какого числа была сделана заявка).
  5. Чуть ниже: »Оплату гарантируем с расчётного счёта №…» (номер счёта и наименование банка). Обозначаем дату (до какого числа будет сделана выплата) и сумму.
  6. Далее, прописываем что последует в случае неуплаты (какой штраф, проценты).

Пример: »В случае неоплаты, согласно установленному сроку…» (указываем % за каждый день просрочки, ссылаясь на ст.823 ГК РФ за использование чужих денежных средств в качестве поставленных товаров).

  • Завершается документ подписями и печатью (ниже, под основным текстом письма), с указанием основных реквизитов и контактных данных организации заказчика.
    • Скачать бланк гарантийного письма об оплате товара
    • Скачать образец гарантийного письма об оплате товара

    Варианты отправки

    Существует три официальных способа отправки письма адресату:

    1. Отправить документ поставщику по почте заказным письмом с бланком-уведомлением.
    2. Передать письмо лично в руки фирме-продавцу (через канцелярский отдел или с помощью секретаря).

    Используя данный метод, стоит заранее приготовить два экземпляра документа, на одном из которых поставщик (или его уполномоченное лицо) должен поставить штамп о принятии.

    Читать дальше:  Журнал учета вводного инструктажа по охране труда
  • Отправить извещение посредством факса или электронной почты с последующей передачей его бумажного варианта организации продавца. Сделать это возможно одним из вышеописанных способов.
  • Существует ли ответственность за невыполнение обязательств?

    Гарантийное письмо документально подтверждает серьёзность намерений покупателя и выражает его готовность к своевременной оплате. Привлечь заказчика к ответственности за неисполнение предписанных обязательств (в случае неуплаты), возможно только в судебном порядке, и согласно прописанным ранее штрафам.

    Резюмируя вышесказанное, можно сделать вывод, что письмо хоть и не является 100% гарантией того, что покупатель оплатит стоимость товара, зато представляет собой серьёзный документ в случае решения вопроса в судебном порядке.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

    +7 (499) 938-47-92 (Москва)
    +7 (812) 467-38-62 (Санкт-Петербург)

    Служебная переписка изобилует различными видами документации. Среди тех или иных деловых документов предпринимателям приходится сталкиваться и с гарантийными письмами.

    • Для чего они используются, в каких случаях необходимы, какими правыми нормами регламентируются?
    • Какие существуют разновидности гарантийных писем?
    • Как правильно составить и оформить гарантийное письмо?

    Определение и юридические нормы

    С точки зрения законодательства, гарантийное письмо является элементом документооборота, одним из видов деловой переписки – как правило, между юридическими лицами. Из самого названия документа следует, что гарантийное письмо – это письменный способ подтверждения обязательств или выполнения определенных условий в необходимый срок и в требуемом объеме. Такое дополнительное подтверждение используется, когда обычных договоренностей может оказаться недостаточно.

    ВАЖНО! Гарантийное письмо не является коммерческим документом.

    Гарантийные письма достаточно часто применяются в предпринимательской деятельности, однако, никаких специальных правил, регламентирующих их оформление и использование, в российском законодательстве не закреплено. Поэтому следует руководствоваться стандартными нормами деловодства и стремиться достичь максимально ясных и однозначных формулировок, точно отражающих намерения и обязательства обеих сторон.

    Гарантийное письмо вместо договора

    По сути, составление гарантийного письма выступает альтернативой заключению договора, когда такое действие по каким-то причинам нецелесообразно.

    В отличие от договора, который включает в себя предложение (оферту) и обязательства в соответствии с этим предложением (акцепт), гарантийное письмо выступает как одна из этих составляющих.

    Гарантийное письмо как оферта

    Оферта всегда выражает предложение, направленное одному или нескольким адресатам вступить в определенные отношения, причем четко декларирует намерения адресующего. С этой точки зрения, гарантийное письмо может быть сочтено офертой, если в нем содержится:

    • предложение совершить оплату услуг после их оказания;
    • предложение выполнить работу, совершить поставку, оказать услугу.

    Письмо-предложение должно быть сформулировано достаточно подробно, ведь оно заменяет собой часть договора, а значит, должно содержать его основные существенные элементы:

    • предмет оферты (товар, услуги, виды работ – конкретное перечисление);
    • сроки выполнения.

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Сроки, обозначенные в гарантийном письме-оферте, имеют решающее значение: направленное адресату, оно уже не может быть отменено отправителем в течение указанных периодов для ответных действий, если других условий не прописано в самом тексте или не вытекает из него.

    Получивший такое гарантийное письмо в случае принятия предложения может выполнить условия или просто явно выразить согласие: данное действие считается соответствующим ответом, то есть выполнением второй части, необходимой для заключения договора. Таким образом, в результате действия гарантийного письма и ответа адресата между ними происходит правовое действие, равнозначное заключению договора (никто не мешает в дополнение к нему подписать и стандартный двусторонний договор).

    Гарантийное письмо как акцепт

    Этот документ может выступать и в качестве второго элемента договора – акцепта, то есть намерения принять договорные предложения, если такие предложения уже озвучивались контрагенту ранее. Например, организация получала коммерческое предложение, приняла решение на основании рекламы или информационного сайта партнера. Тогда направление гарантийного письма фактически будет ответом на сделанное, пусть и в неявной форме, предложение договорных отношений.

    К ответу требования не так строги, как к предложению: в таком письме достаточно сформулировать однозначный и развернутый ответ – согласие на принятие предложенных условий.

    К СВЕДЕНИЮ! Если отправитель решил отозвать свое гарантийное письмо-акцепт, то сделать это нужно немедленно, желательно до того, как оно попадет к адресату или немедленно после этого – до совершения по нему каких-либо процедурных действий.

    Плюсы и минусы гарантийного письма как заменителя договора

    Положительные моменты:

    • можно не оформлять документ, подписываемый обеими сторонами;
    • если требования к оферте и акцепту соблюдены, такие правоотношения абсолютно законны;
    • суд признает гарантийные письма наравне с заключенным договором.

    Недостатки обмена гарантийными письмами:

    • объем ограничивает подробное описание условий;
    • невозможно определить все права и обязанности;
    • не оговариваются процедурные моменты;
    • не всегда четко определена ответственность сторон.

    Таким образом, юридически правомерны договорные отношения посредством гарантийных писем, однако, не исключены спорные моменты, могущие повлечь судебное разбирательство.

    Конкретные разновидности гарантийных писем

    В зависимости от функции, которую призвано выполнить данное гарантийное письмо, различают их виды.

    1. Гарантийное письмо, подтверждающее обязательства по оплате. Средства, признанные по гарантийному письму, могут быть предназначены в качестве уплаты за товары, оказание услуг, выполнение той или иной работы либо же на погашение долга. Такое письмо является фактом признания задолженности. Чаще всего оно составляется, когда по каким-то причинам платеж нельзя совершить немедленно либо приходится его перенести.
    2. Гарантийное письмо, подтверждающее обязательства по работе, товару или услугам. Такой документ уверяет получателя, что обозначенные в нем обязательства действительно будут выполнены к указанному сроку в определенном объеме. Возможны указания нескольких временных промежутков, если речь идет о поэтапной работе. В таком документе также подтверждается требуемое качество в соответствии с теми или иными стандартами (СНИПами, ГОСТами и т.п.). Подобное гарантийное письмо может быть написано, если возможно нарушение сроков по спецификации или другим документам, либо непосредственно перед заключением соответствующего договора.
    3. Гарантийное письмо, подтверждающее намерения арендодателя. Имеется в виду гарантия присвоения юридического адреса. Такой документ потребуется для предъявления в налоговой, если у организации нет в собственности определенной недвижимости для размещения и указания в учредительных документах. Юрлицо имеет право взять такое помещение в аренду, предоставив налоговикам гарантию, что арендодатель действительно намерен оказывать ему такие услуги.
    4. Гарантийное письмо, подтверждающее будущее трудоустройство. Такое письмо может понадобиться в случае, когда прием на работу имеет для будущего сотрудника важное юридическое значение. Например, подобное гарантийное письмо вправе попросить:
      • студент для предъявления в вуз (некоторые учебные заведения на тех или иных специальностях, особенно в случае обучения на местах госзаказа, выдают диплом только после предоставления справки о будущем официальном трудоустройстве);
      • сотрудник-иностранец (он должен отнести такой документ в службу миграции);
      • освобожденные заключенные, встающие на трудовую стезю (им предстоит отчитываться перед органами админнадзора).
      Читать дальше:  Документы для вступления в наследство на квартиру

      Особенности составления и оформления

      Как правило, любое гарантийное письмо не превышает стандартного листа формата А4, печатается на специальном бланке юридического лица-отправителя, подписывается руководящими органами (директором, иногда главным бухгалтером), скрепляется печатью организации. Обязательные реквизиты:

      • номер и дата (в соответствии с регистрацией исходящей документации);
      • название организации-адресата;
      • ФИО получателя (обычно это гендиректор организации);
      • тема письма (сами слова «гарантийное письмо» писать необязательно, так как такого документа как вида деловой переписки юридически не существует);
      • основное содержание (гарантии обязательств, их объем и сроки);
      • данные отправителя;
      • должность, личная подпись и расшифровка ФИО подписавшего документ лица (директора, главного бухгалтера).

      Дальнейшие нюансы зависят от вида гарантийного письма. Рассмотрим их подробнее и приведем конкретный пример составления гарантийного письма, призванного выполнить ту или иную функцию.

      Подтверждаем гарантии оплаты

      Такой документ может иметь хождение не только между организациями, но и между предпринимателями – физическими лицами.

      Письмо, признающее задолженность и гарантирующее ее погашение, обязательно должно иметь, помимо подписи руководителя, подпись финансово ответственного лица (финдиректора, главбуха).

      Тонкости оформления:

      • адресатом является организация или лицо, которая должна получить гарантированную оплату;
      • обязательно нужно указать реквизиты документа, подтверждающие факт необходимости оплаты (накладную, акт приемки, договор и т.п.);
      • должны быть прописаны сроки погашения задолженности;
      • реквизиты организации, у которой возникла задолженность (будущего плательщика);
      • любая информация, касающаяся возникшей ситуации (например, причины невозможности своевременной уплаты).

      ПОЛЕЗНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Большинство организаций не включают в текст такого гарантийного письма указание своей ответственности за нарушение обязательств, между тем как упоминание санкций за несоблюдение гарантий имеет психологическое влияние на контрагента.

      Конкретные образцы гарантийных писем

      Пример гарантийного письма на подтверждение задолженности

      Генеральному директору
      ООО «Специнвест»
      Студенцову П.И.

      о поставке товара

      Исх. № 124/56н
      12.09.2016 г.

      Настоящим просим вас поставить партию продукции (средств индивидуальной защиты) по заявке № 46-18 от 10.09.2016 г.

      Гарантируем, что оплата за поставку будет совершена в срок до 10.10.2016 г.

      Если в установленный срок оплата не будет произведена в полном объеме, за каждый день просрочки обязуемся осуществить оплату пени в процентном соотношении 1% от суммы невыполненных обязательств.

      ОАО «Бета-банк», г.Уфа
      р/с № ххххххххх;
      к/с ххххххххх;
      БИК ххххххх;
      ИНН ххххххх;
      КПП хххххххх.

      ООО «Домсервис» (подпись) Н.П.Работниченко

      Бухгалтер ООО «Домсервис» (подпись) Л.О.Раскидайлова

      Подтверждаем выполнение

      Заверяя, что услуги или работа обязательно будут выполнены к означенной дате, отправитель подтверждает объем, сроки и качество работ.

      Специфика оформления:

      • реквизиты стандартны;
      • особенности основного текста – обязательно расписать виды услуг (работ), четко указать временные рамки и гарантируемый объем;
      • должны быть указаны реквизиты документации, которая стала основанием для потенциальных работ или услуг (например, соглашение, договор и т.п.);
      • указать местонахождение и значимые характеристики объекта, на котором выполняется работа или оказываются услуги.

      Пример гарантийного письма на подтверждение выполнения работ

      Директору
      ООО «Терция»
      Олиференко М.В.

      О завершении ремонтных работ

      Исх. № 124/1
      05.05.2016 г.

      Настоящим документом подтверждаем, что ООО «Мастеровой» как исполнитель работ на объекте, расположенном по адресу: г. Москва, ул. Большая Дмитровская, д.28, кв.115, в согласии с Договором подряда № 18 от 17.04.2016 г., заключенного с ООО «Терция» , гарантирует окончание всех ремонтных работ (по спецификации вышеупомянутого Договора подряда) в срок до 16.06.2016 г.

      В случае невыполнения данного обязательства ООО «Мастеровой» готов уплатить за каждый просроченный день 1,5% от суммы, обозначенной в Договоре подряда.

      Читать дальше:  Лицензионные требования к букмекерским конторам

      Генеральный директор
      ООО «Мастеровой» (подпись) А.Ф.Закревский

      Главный бухгалтер
      ООО «Мастеровой» (подпись) С.Е. Резвых

      Подтверждаем предоставление юридического адреса

      Чтобы оформить гарантийное письмо, подтверждающее намерение арендодателя, нужно учесть следующие нюансы:

      • адресатом письма является местное отделение ИНФС, намеревающееся регистрировать юридическое лицо, которому предоставляется помещение в аренду;
      • обязательна информация о собственнике предоставляемой недвижимости (юрлице) – название организации, ее руководитель;
      • должны присутствовать сведения о вновь создаваемом юрлице, хотя бы наименование;
      • следует перечислить все основные характеристики сдаваемого в аренду помещения (адрес, площадь и пр.);
      • необходима фраза, четко декларирующая согласие собственника недвижимости на заключение с новой организацией договора аренды;
      • гарантийное письмо должно иметь приложение – свидетельство на право собственности или договор аренды недвижимости, оформленное на потенциального арендодателя (копия, заверенная нотариально).

      Пример гарантийного письма на подтверждение намерений арендодателя

      ИНФС № 2 по г.Санкт-Петербург

      О предоставлении юридического адреса

      Г.Санкт-Петербург
      18.10.2016 г.

      ООО «Мегаполис», в лице генерального директора Самохваленко Р.Г., действующего на основании Устава, предоставляет помещение для офиса общей площадью 60 кв.м., имеющее местонахождение по адресу: Г.Санкт-Петербург, ул.Магнитогорская, д.15.. офис № 4 для совершения государственной регистрации ООО «Кодекс». ООО «Мегаполис» гарантирует заключение после завершения регистрации договора субаренды. Обозначенный адрес допустимо использовать в качестве юридического в учредительных документах ООО «Кодекс».

      Вышеуказанное помещение принадлежит ООО «Мегаполис» на правах аренды (Договор аренды № 567/18 от 10.12.2013 г.) с правом заключать договоры субаренды.

      • копия свидетельства о государственной регистрации ООО «Мегаполис»;
      • копия Договора аренды № 567/18 от 10.12.2013 г.

      ООО «Мегаполис» (подпись) Р.Г.Самохваленко

      Подтверждаем прием на работу

      Данное гарантийное письмо составляется с учетом следующих особенностей:

      • указывается конкретное лицо или организация-адресат, но допустима и адресация «по месту требования»;
      • обязательное проставление исходящего номера и даты в соответствии с Журналом регистрации корреспонденции;
      • наименование должности, на которую принимается человек с указанными личными данными (ФИО без сокращений);
      • прописываются основные моменты будущего трудоустройства (ставка, оклад, гарантии работодателя);
      • письмо можно передать в адресуемую организацию или доверить самому будущему сотруднику.

      Пример письма с гарантией трудоустройства

      О приеме на работу

      Исх. № 634/78
      14.07.2016 г.

      Данным документом ООО «Домашний учитель» подтверждает свое намерение принять на работу и обязательство заключить трудовой договор с Алениковой Полиной Станиславовной, взяв ее в штат в должности преподавателя английского языка с 01.09.2016 г.

      ООО «Домашний учитель» обязуется предоставлять Алениковой П.С. официальную заработную плату в размере 65 000 руб. в месяц плюс ежемесячная премия по результатам работы. Гарантируем официальное оформление в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации и полный социальный пакет.

      Генеральный директор
      ООО «Домашний учитель» (подпись) В.К. Лицезоров

      Главный бухгалтер
      ООО «Домашний учитель» (подпись) Ю.Л.Зарубинская

      Автор: Кирилл Юрьевич Обновлено: 14 мая 2019

      Наиболее простой формой расчета между сторонами является оплата сразу после получения товара, услуги или предъявления законного требования.

      А если оплата будет позже?

      Если расчет предполагается произвести спустя некоторое время, то покупатель (плательщик) предоставляет гарантийное письмо и обязуется произвести оплату.

      Примером подобных ситуаций является оказание ремонтных, консультационных или посреднических услуг, а также предварительная поставка товара (без предоплаты).

      Содержание и форма гарантийного письма

      Разнообразие поводов, по которым составляется документ, делает практически невозможной задачу унификации и создания единого гарантийного бланка.

      К их числу относятся:

      • номер и дата, регистрируемые в журнале исходящей корреспонденции. Для физических лиц достаточно указать только дату отправления;
      • дата составления письма (может отличаться от даты исходящей корреспонденции);
      • наименование предприятия, на адрес которого направляется письмо, а также ФИО его руководителя;
      • регистрационные и налоговые реквизиты компании-гаранта или паспортные данные лица, составившего обязательство;
      • юридический адрес;
      • фактическое местонахождение фирмы или адрес проживания частного лица;
      • банковские сведения гаранта (название и местонахождение банка, расчетный и корреспондентский счет, БИК);
      • подписи директора и главного бухгалтера;
      • контактные данные непосредственного составителя (фамилия, телефон или e-mail), указываемые в нижнем левом углу листа.

      Особенности оформления и использования гарантийного письма

      Требование обязательной подписи бухгалтера связано с подтверждением финансовой значимости операции, по которой составляется гарантия.

      Если должность главного или обычного бухгалтера в компании отсутствует (это часто встречается в ЧП), то в письме ставится соответствующая пометка.

      («Уведомляем, что должность главного бухгалтера (бухгалтера) в ООО «Альянс» отсутствует»)

      Поскольку определение гарантийного письма в существующем законодательстве отсутствует, такая фраза будет вынуждать фирму соблюдать взятые обязательства.

      При нарушении порядка или суммы выплат правильно составленное письмо может стать главным судебным доказательством.

      Желательным условием является перечисление в документе наименований, на оплату которых берется обязательство.

      Без указания назначения платежа любое гарантийное свидетельство может быть признано ничтожным.

      Чтобы избежать затруднений при оформлении документа, следует воспользоваться готовыми формами.

      Добавить комментарий

      Your email address will not be published. Required fields are marked ( Обязательно )

      Adblock detector