Как написать информационно аналитическую справку

Аналитическая записка составляется в тех случаях, когда руководству предприятия или организации требуется анализ какой-либо нестандартной, сложной или даже кризисной ситуации. От аналитического отчета этот вид документации отличается тем, что в нем не только описывается сложившаяся проблема и анализируются ее причины, но и приводятся варианты развития событий, а также предлагаются пути решения.

Для чего нужна аналитическая записка

Обычно цель создания записки –

  • предотвращение аналогичных проблемных ситуаций,
  • грамотное планирование расходов компании в будущем,
  • повышение производительности труда,
  • улучшение контроля за теми или иными направлениями бизнеса.

Документ может служить большим подспорьем при определении дальнейшего курса развития компании.

Иногда аналитические записки используются при проведений презентаций, семинаров, совещаний и пр. внутрикорпоративных мероприятий.

В некоторых случаях данный документ может стать доказательством при судебных разбирательствах, поэтому относится к его составлению необходимо крайне внимательно и со всей ответственностью.

Кто составляет аналитическую записку

Обычно обязанность по составлению аналитической записки входит в компетенцию сотрудников специализированного отдела аналитики или специалиста структурного подразделения, осведомленного о проблеме. В любом случае, лицо, составляющее аналитическую записку должно быть компетентным и в полной мере владеть всей необходимой информацией по рассматриваемой в записке проблеме. Не лишним является и привлечение к ее разработке сотрудников других отделов и структурных подразделений, которые могут дополнить аналитику какими-то своими немаловажными данными.

Правила составления аналитической записки

Стандартного, унифицированного образца документа нет, поэтому написана записка может быть в произвольной форме. Некоторые организации, особенно достаточно крупные, разрабатывают собственный шаблон документа, исходя из своих потребностей, хотя чаще всего все же используется свободная подача. Однако независимо от того, какой вариант применяется, структура аналитической записки всегда примерно одинакова.

В начале документа указывается

  • его номер по внутреннему документообороту,
  • дата составления,
  • адресат: это обычно руководитель организации,
  • а также автор записки, занимавшийся проведением анализа.

Затем идет описательная часть, в которую включаются

  • суть проблемы,
  • ее причины и последствия,
  • рекомендации для предотвращения подобных ситуаций в дальнейшем,
  • делаются выводы.

Все сведения должны быть аргументированы и доказательны, детали, имеющие значения для подведения итогов нужно также обязательно указывать в документе.

Как правило, в записке анализируется одна проблема, но если она сложная, то ее можно разделить на несколько параграфов или пунктов, каждый из которых проанализировать по отдельности, а в конце подвести общий результат.

При составлении текста записки следует избегать специальной терминологии, понятной лишь узкому кругу специалистов, при необходимости надо стараться подбирать к таким словам и выражениям общепринятые синонимы и понятия. В крайнем случае, к терминам следует делать специальные разъясняющие их значение сноски.

Если к аналитической записке прикладываются дополнительные документы (фотографии, акты, договоры, накладные, счета, расчеты и т.д.), это необходимо также отразить в ее содержании.

В конце аналитическая записка обязательно должна быть подписана составителем.

Правила оформления и регистрации аналитической записки

Записка составляется в двух экземплярах, один из которых передается руководителю для ознакомления с проблемой и принятий решений по дальнейшим действиям, а второй остается в структурном подразделении (на всякий случай).

Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере. Первый вариант в настоящее время используется крайне редко, чаще всего записки оформляются в печатном виде. Во многом это связано еще и с тем, что часто при оставлении записки используются различные таблицы, графики, схемы, диаграммы и чертежи – в специальных компьютерных программах рисовать их гораздо удобнее и быстрее (их, кстати, для наглядности и более выраженного эффекта, лучше всего оформлять в цвете).

Читать дальше:  Заявление на ненормированный рабочий день образец

Объем аналитической записки никак не ограничен – иногда он может достигать нескольких страниц, но считается, что их количество не должно превышать 6-7 листов. При этом, если документ многостраничный, его надо скреплять специальным образом при помощи крепкой нити, помещать в плотную обложку или заказывать переплет в типографии.

Регистрировать аналитическую записку не обязательно, но если в компании ведется контроль за движением внутренних документов (служебных, докладных записок, актов и т.д.), то, конечно, зарегистрировать ее стоит.

Документ может носить как единичный характер, так и применяться на регулярной основе (например, при формировании ежеквартальной или ежегодной отчетности).

Нужно ли заверять аналитическую записку

Обычно после составления записка передается руководителю структурного подразделения или другому сотруднику, способному на уровне эксперта оценить работу, выявить ошибки и дать профессиональные комментарии к ней. Только после его утверждения документ уходит на ознакомление высшему должностному лицу предприятия для передачи картины по проблеме и формирования дальнейших перспектив.

Если в записке найдены ошибки и неточности

Случается, что иногда после составления записки обнаруживаются новые сведения, которые могут кардинально поменять информацию и выводы, приведенные в ней. В этом случае нужно

  • по возможности внести в электронную версию записки все необходимые исправления и изменения и распечатать документ уже с ними
  • или пометить неточности в тексте специальными значками и дать к ним комментарии и разъяснения в отдельном приложении.

Аналитическая справка – это документ, в котором кратко отражаются результаты проведенных исследований на заявленную тему, интересующую руководителя предприятия, ИП, государственный орган или частное лицо. Справка составляется в произвольной форме. Готовые образцы документа представлены в статье.

Скачать образец аналитической справки (word)

Что дает аналитическая справка

Справка чаще всего составляется учителями в образовательных учреждениях в рамках обязательных программ исследования школьных коллективов, уровня успеваемости отдельных учащихся. Такой документ прилагается в портфолио педагога и в дальнейшем учитывается при повышении категории, проведении аттестации на соответствие, премировании и т.п.

Заказать проведение того или иного исследования может практически любая компания. Чаще всего изучаются потребности клиентов, рыночная конъюнктура в той или иной сфере, на основе чего формулируются бизнес-стратегии развития на ближайшее время. Исследования проводятся маркетологами, социологами, психологами и другими экспертами. Они выступают исполнителями задания.

В качестве заказчиков могут быть:

  • частные компании;
  • федеральные и местные органы власти;
  • предприниматели.

Задачи, ход исследования и его результаты оформляются в виде довольно большого документа, содержащего теоретическую и практическую часть. Поэтому для удобства восприятия информации создается специальная аналитическая справка, которая содержит краткие выдержки, отвечающие на конкретные вопросы.

Структура документа: 6 разделов

Как правило, справка состоит из нескольких страниц. Структура документа и его форма могут быть любыми; обычно справка состоит из таких разделов:

  1. Титульный лист с основными данными об исследовании (его «паспорт»): данные о заказчике и исполнителе, дата и место исследования, составления справки.
  2. Аннотация – краткая вводная часть с описанием предмета, целей и объекта исследования.
  3. Основная часть – собственно результаты, сформулированные в виде текста, диаграммы, таблицы, графика, схемы и тп
  4. Краткие выводы (заключение).
  5. Подписи всех участников исследования с указанием их должности, специальности или квалификации. Печать организации, где они работают.
  6. Приложения – в этот раздел выносятся объемные изображения, документы, графики, таблицы и другая информация, не разместившаяся в основной части.

Аналитическая справка оформляется в соответствии с общими требованиями к деловой документации (в печатном виде только на одной стороне листа А4), без исправлений и зачеркиваний. Стиль изложения – научный с элементами официально-делового. Все выводы конкретные, по возможности содержат не только качественные, но и количественные оценки. Количество страниц в среднем 7-10 (иногда всю информацию можно разместить на 1-2 листах).

Читать дальше:  Знак остановка запрещена на прилегающей территории

Образцы аналитических справок

Документ может быть составлен на обычных листах либо на фирменном бланке организации, проводившей исследование по заказу другой компании.


Часто аналитические справки составляют учителя и другие педагогические работники. Они проводят изучение уровня успеваемости учащихся, развития их навыков, компетенций и многие другие. Если исследование небольшое, его результаты помещаются буквально на 1 страницу.

Также аналитическая справка составляется в кратком виде для предоставления отчета руководителю, которого интересуют конкретные ответы на несколько вопросов, а не все исследование целиком. В таких случаях она содержит простой перечень выводов по исследованию, а также предложение об улучшении ситуации путем принятия конкретных мер.

Нередко документ составляется подобно отчету руководителю: анализируется проблема, предоставляются данные по текущему состоянию и варианты решения ситуации.

Аналитические справки нередко составляются и школьными психологами, которые оценивают уровень развития личности, степень готовности к обучению и другие важные показатели.

Аналитическая справка и записка

Эти два документа довольно сильно отличаются друг от друга по назначению и содержанию, поэтому не стоит путать их друг с другом. Аналитическая справка содержит описание проведенного исследования с конкретными выводами, подтвержденными доказательными материалами – расчетами, документами, графиками и т.п.

Что касается записки, чаще это документ теоретического содержания, который содержит обобщенные сведения по какой-либо проблеме, описание ее причин и возможных последствий. Для составления записки обычно привлекается 1 эксперт, который дает свой комментарий для решения возникшей проблемы (снижение клиентского потока, ухудшение качества производимой продукции, экологическая проблема и т.п.).

Записка имеет стандартную структуру, во многом похожую на заявление. Как правило, весь текст размещается на 1-2 страницах.

Таким образом, аналитическая справка составляется в произвольной форме, однако следует четкой структуре, принятой в конкретной организации. Справка не копирует текст исследовательской работы, а только содержит описание ее результатов для получения прямых ответов на вопросы, интересующие заказчика. Поэтому все выводы составляются осмысленно и максимально кратко.

Большинство отраслей, занимающихся разными видами деятельности, нуждаются в составлении специальных документов, характеризующих эффективность работы и его показателей. Аналитическая справка: пример написания можно всегда посмотреть на сайте ведомства, к ведению которого она относится.

Понятие и структура справки

Аналитической справкой называют документальный отчет с внесением показателей различных исследований, которые специалисты проводят в любой сфере занятости. Справка обосновывает и формулирует,на основе доступной информации по различным областям, появившиеся проблемы, для решения которых всегда предлагается несколько вариантов. Документ фиксирует на бумаге результаты такого анализа.

Данные вносят поэтапно, используя логическую последовательность, обоснование, прогнозы, советы, выводы и точность в сведениях. Применяются собственные и дополнительные источники.

Бланк необходим для ведения экономической и финансовой деятельности предприятий всех форм собственности, при прохождении обязательной аттестации на повышение квалификации сотрудников, в учебных заведениях и студентам высших учебных заведений. Для каждой сферы требуют свой бумажный анализ.

С образцами разных видов справок можно ознакомиться здесь.

  1. Титульным листом (шапкой).
  2. Аннотацией (введением).
  3. Содержанием.
  4. Основной частью.
  5. Заключением.
  6. Визами.
  7. Приложением.

В шапке указывается предмет исследования, автор, город и дата. Аннотация повествует о целевом назначении документа,и может идти в виде заголовка. Здесь подразумеваются причины, методы, обстоятельства, целевые задачи и результаты работы конкретного объекта. Содержание документа состоит из перечней и номеров страниц, дополнений и рекомендаций. В качестве основы при этом берется изложенная информация.

В заключении пишут выводы и рекомендации. Визируется справка подписями участников, проводивших аналитический анализ и составлявших бланк. К приложению прилагают схематические таблицы, графики и другие дополнительные источники, если они необходимы для раскрытия темы.

Важно! Общего стандарта по составлению аналитической справки нет, даже несмотря на предлагаемые положения ГОСТа. Вышеуказанную структуру считают ориентировочной (примерной).

Требования к справке (цели)

Образец документа на специальном бланке (в виде примера), без внесения каких-либо данных и цифр находится в экономическом или другом отделе любого предприятия (организации) или на его официальном сайте. Данные отражают деятельность конкретной сферы занятости (педагогики, бизнеса, учреждений, предприятий), в соответствии с его методическими предписаниями.

Читать дальше:  Какими качествами должен обладать продавец кассир

Анализ деятельности имеет значение для обобщения показателей за определенный период времени (например, за 1 год). Весь документ делается в виде разделов, каждый из которых должен начинаться с новой страницы. Справка принимает вид брошюры только после того, как изучена и подписана руководителем ведомства.

К требованиям по оформлению аналитического документа относят:

  • стандарты ГОСТа к официально-деловой информации;
  • четкость построения и нацеленность на результат;
  • логичность и последовательная подача информации (предварительно можно сделать запрос);
  • аргументы (методики, сопоставления, факты);
  • наличие оценки.

К требованиям ГОСТа относят: шрифт 12; расположение текста только на одной стороне; распечатку с помощью листов А4; соблюдение полей:3 см слева, 1,5 см справа и по 2 см вверху и внизу. Левое большое поле нужно, чтобы потом подшить справку в папку.

Аналитическая справка (пример написания):

Важно! Объем ее, согласно принятым правилам, составляет не менее 7 страниц. После утверждения документа в некоторых компаниях проводят его презентацию.

Области применения

Аналитической справкой пользуются преподаватели и студенты ВУЗов при обобщении исследуемой литературы по любому материалу. Документ применяют на предприятиях для изучения объемов продукции: выпущенной, реализованной, бракованной, просроченной и т.д.

Например, если компания собирается выходить на рынок, то справка с анализом будет нужна, чтобы оценить свои перспективы на развитие в будущем. Кроме того, составляется полный перечень состояния в отрасли и на самом рынке продаж. Подается информация о появлении новых тенденций и сегментов. Объектом исследования бывает не только сама отрасль, но и партнеры по бизнесу. Посмотреть образец можно здесь.

Документ может использоваться в статистических органах, медицинских учреждениях, экологических компаниях, Министерствах и ведомствах. По структуре документ может быть различным, но некоторые разделы, утверждаемые руководством, будут обязательными. Справкой пользуются маркетологи, методисты, студенты.

В конце анализа обязательно делается прогнозирование на основании данных за несколько лет и вывод о деятельности предприятия (ведомства) и целесообразности применяемых при профессиональной деятельности рабочих методов.

Важно! Основным назначением аналитической справки является фиксация на бумаге результатов проведенного анализа.

Аналитические справки: примеры написания и рекомендации

На основании данных примеров, и пользуясь методическими указаниями соответствующей отрасли и требованиям ГОСТа Р 6.30-2003 можно начать заполнение. Рекомендации оформления просты:

  • в самом вверху пишут название документа;
  • затем указывают все реквизиты предприятия (адрес, почту, телефоны);
  • раздел начинают с новой страницы, с использованием нумерации и разделения по параграфам для логичности структуры;
  • описывают развитие предприятия или отдельной специальности, производимую продукцию или сферу деятельности, рассказывают о номенклатуре, эффективности деятельности, делают вывод, гипотезы и обоснования;
  • ссылки на источники (в том числе и сайты) оформляют по всем полагающимся стандартам;
  • литературу к прилагаемой справке в виде приложения всегда составляют отдельно;
  • документ не может быть больше 12 страниц;
  • в конце документ подписывается, нумеруется и сшивается.

В тексте справки не рекомендуется рассуждать на отвлеченные проблемы, все должно быть по теме и четко, в отношении цели исследования. Прогноз и все факты указываются в обязательном порядке. Разрешается использовать дополнительные источники, которые повысят ценность справки.

Важно! При коротких текстах аналитической справки допускается использование бланков формата А5. На таких листах располагают трафаретный текст и вписывают имя сотрудника, который получает справку, а также название ведомства.

Вывод

Аналитическая справка является востребованным документом, который должен быть составлен грамотно.

Оцените статью
Добавить комментарий

Adblock
detector