Вы здесь:  / Юридические справки / Как правильно обратиться в письме к руководителю

Как правильно обратиться в письме к руководителю

  • Как обращаться в письме
  • Как составить просьбу
  • Как выделяется обращение
  • Деловые письма
  • как обратиться к имени

  • — подключение к интернету;
  • — собственный ящик электронной почты.
  • Помощь Яндекса в 2019

Первое, на что нужно обратить внимание — это адрес. Его вы должны указать верно. Не забывайте и про ваш собственный адрес. Его использование необходимо во избежание возможных недоразумений, так как получатель просто-напросто может обойти стороной ваше письмо.

Если вы пишете письмо своим партнерам по работе, то используйте компьютер. Так письмо будет выглядеть более официально и строго. Если же вы переписываетесь с другом, можно написать письмо и от руки. Такое задает дружелюбный тон и более приятно в процессе чтения.

Составление делового письма. Обращение и приветствие.

В этой статье – разговор пойдет о составлении делового письма, а именно об обращении и приветствии в деловом письме. Каких ошибок важно избежать, чтобы выглядеть в глазах делового адресата не забавно, а достойно? Поделюсь с вами своими правилами и наблюдениями.

1. Форма приветственной фразы .

Не стоит употреблять фразу «Доброго времени суток!». Даже если мы руководствуемся при этом желанием соответствовать часовому поясу адресата. Фраза звучит безвкусно и даже вульгарно. Лучше использовать нейтральные варианты: «Здравствуйте», «Добрый день». По возможности, хорошо добавить к этому приветствию имя адресата. Гораздо приятнее вместо безликого «Здравствуйте!» получить персональное: «Здравствуйте, Тамара!».

2. Форма имени.

Не следует употреблять при обращении к деловому партнеру/клиенту короткую форму имени: «Саш» вместо «Саша», «Ань» — вместо «Аня». Каким бы демократичным ни был стиль нашего письма, и сколь давней ни была бы переписка. То, что хорошо и привычно звучит в устной речи, на письме выглядит слишком просторечным вариантом. Не берусь говорить о любом адресате, но мне такое обращение напоминает простецких героев песни Высоцкого: «Ой, Вань, гляди, какие клоуны!».

Если велико желание сохранить живость стиля устного общения и его неформальный характер – достаточно использовать простую форму имени: «Аня» вместо «Анна», «Саша» – вместо «Александр».

Несколько слов – об употреблении в письме имени или имени с отчеством.

Такой вопрос часто возникает. Здесь важно следовать той информации, которая у нас есть об адресате. Такой информацией может быть: визитка; поле «From»/ «От кого» или блок контактной информации с подписью, которой заканчивается письмо.

Если в визитке или в подписи к своему письму наш адресат указывает имя (а не имя с отчеством) – то все просто, вопросов нет, обращаемся по имени («Здравствуйте, Светлана!»).

А если в одном блоке – информация одна, а в другом – другая?

Например, в поле «From»/ «От кого» указано «Светлана Котова»:

Читать дальше:  Как закрывать табель посещаемости в детском саду

А в подписи в теле письма адресат написал:

Светлана Васильевна Котова

Менеджер по персоналу

Как в таком случае лучше обратиться в ответном письме: «Светлана» или «Светлана Васильевна»?

Я предпочитаю второй вариант. Объясню почему: блок контактной информации с подписью адресат помещает в письмо собственноручно. Он подписывается так, как ему привычно и комфортно. Информация в поле «От кого» / «From» часто заполняется не самим владельцем данного e-mail адреса. Нередко в компаниях параметры почтового ящика сотрудника настраивают IT- специалисты. При этой настройке в основу могут быть положены иные основания, нежели комфорт и этические предпочтения пользователя данного e-mail адреса.

Правило, которому я следую: если хотя бы в одном из блоков информации фигурирует имя с отчеством – обращаюсь по имени и отчеству. Руководствуюсь простым соображением: из двух вариантов это предельно корректный.

3. Если имя адресата неизвестно.

Достаточно часто бывает, что письма, которые мы получаем, не содержат информации об имени адресата, а отвечать, тем не менее, нужно. В этом случае уместно употребить нейтральное «Здравствуйте!». А можно несколько персонифицировать это приветствие обращением к адресату (указав на принадлежность к тому или иному процессу, функции или др.): «Здравствуйте, уважаемый пользователь нашего сервиса!» «Добрый день, уважаемый подписчик!». Я уверена, что любой из персонифицированных вариантов выигрышнее: это проявление внимательного отношения к человеку.

4. Ты или вы?

Ответ на этот вопрос изначально лежит в плоскости требований этикета (правил поведения). Согласно этим правилам, на «вы» следует обращаться к людям старшим по возрасту и служебному положению. Обращение на «вы» в данном случае является знаком уважительного отношения. Однако при этом вовсе не значит, что все, к кому мы обращаемся на «ты» (друзья, близкие люди, коллеги), не достойны нашего уважения. Дело в том, что помимо указания на почтение к возрасту и статусу, обращение на «вы» еще является способом обозначить межличностную дистанцию. Психологи говорят, что существует такое негласное правило (помогающее объяснить, к кому мы обращаемся на «ты», а к кому – на «вы»): если наше общение с человеком предполагает возможность физического контакта ( прикоснуться, похлопать по плечу, обнять и т.д.) – органично и уместно использование «ты»-обращения. Если же наше общение — это только речевой вариант — лучше выбрать «вы». Как видите, формула достаточно простая. «Ты» указывает на близость отношений, «вы» — фиксирует наличие дистанции. Если вернуться к вопросам делового письма, то действие этой формулы также сохраняется. Как говорится, «думайте сами, решайте сами…». Я в письме отдаю предпочтение «вы»-обращению.

На сегодня это все, мои дорогие читатели.

Выбирайте уместные обращения и приветствия в вашей деловой и личной корреспонденции! Устанавливайте правила конструктивного и комфортного человеческого общения!

Посмотрите фрагмент тренинга E-mail переписка в бизнесе. Мини-лекция «Три точки внимания в письме»:

Обратите внимание на наши тренинговые программы, которые могут вам помочь:

Читать дальше:  Кто оплачивает нотариуса при продаже недвижимости

Статьи по теме

В статье расскажем, как соблюсти тонкую грань между фамильярностью и заискиванием. Объясним, как оказать уважение партнеру и при этом сохранить достоинство.

Как сформулировать официальное обращение в деловом письме

Главная задача речевого этикета — выразить вежливость, уважение и искренние намерения. Даже самое незначительное проявление бестактности и некорректность в выборе выражений могут сыграть злую шутку с автором письма и зарубить на корню начало взаимовыгодного сотрудничества. Две одинаковых по смыслу просьбы может различать только форма выражения, несколько незначительных на первый взгляд слов и обращений. Но результаты этих просьб окажутся диаметрально противоположными: решительный отказ и безоговорочное согласие.

Такими «незначительными» для неискушенного человека элементами в деловом письме являются формы обращения к деловому партнеру. Обращение — это начальная часть послания, прощание — заключительная. Вместе они составляют этикетную рамку письма, функция которой — установить и поддерживать контакт с адресатом.

Иногда, еще до обращения, в тексте используют стандартную форму приветствия. Здесь важно сделать несколько замечаний. В деловом письменном общении недопустимо использовать выражение «Доброго времени суток!». Это допустимо в шуточной переписке между друзьями. Но в официальных письмах — это дурной тон. Если вы не знаете, в какое время адресат прочитает ваше послание, пишите просто, без затей: «Здравствуйте» и «Добрый день».

Конструктор деловых писем: полезный сервис от журнала «Справочник секретаря»

Как писать обращение в письме

После стандартного приветствия добавьте обращение к адресату. Здесь может быть несколько вариантов, выбор которых зависит от степени близости ваших отношений, цели письма и информации об адресате, которой вы располагаете. Рассмотрим их все.

Если вам известно имя человека, которому вы пишите, то предпочтительнее использовать его. Здесь есть ряд правил, которые необходимо соблюдать.

  1. Нельзя использовать усеченную форму имени, даже если вы находитесь в доверительных отношениях с деловым партнером. Например, нельзя, писать «Добрый день, Саш» или «Привет, Ань». Это уместно в устной речи, но не в письменной.
  2. Между двумя вариантами — полное имя и имя+отчество — выбирайте второй. Руководствуйтесь информацией, которую предоставил адресат. Обычно ее можно извлечь из визитной карточки, поля «From»/ «От кого» в электронном письме или из стандартного блока контактной информации в конце текста.
  3. Если вы не знаете имени человека, которому пишите письмо, используйте стандартное «Здравствуйте» или «Добрый день». Сделайте обращение более персонифицированным, если допускает ситуация. Например, «Уважаемый коллега» или «Дорогой подписчик».

Памятка: примеры обращения к адресату в деловом письме

Подпишитесь на 12 месяцев журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера» со скидкой 7007 рублей.
Вместо 14 784 рублей Вы заплатите всего лишь 7777 рублей.

Как обращаться в письме к руководителю

При обращении к руководителю важно соблюсти стандарт и общепринятые формы. Располагайте обращение посредине письма и пишите с большой буквы. Укажите должность, фамилии или имени и отчества. При адресации к руководителю общепринятой нормой считается употребление слова "уважаемый":

Читать дальше:  Несчастный случай с воспитанником в детском саду

Правило написания обращения

Уважаемый (-ая) + Имя и Отчество (в именительном падеже)!

Уважаемый Алексей Николаевич!

Уважаемый (-ая) + господин (-жа) Фамилия (в именительном падеже)!

Уважаемый господин Смирнов!

Уважаемый + должность органа власти!

Уважаемые дамы и господа!

Слово «уважаемый» применительно к руководителю — предпочтительный, но не единственный вариант. Существует стандартная формула обращения к особо важной персоне. Например, к членами правительства, Государственной думы, губернаторам, мэрам, заслуженным деятелям науки, искусства, а также известным общественным деятелям. Когда вы адресуете письмо кому-то из них, вместо слова «уважаемый» используйте «глубокоуважаемый» или «высокоуважаемый». В конце по желанию можете использовать восклицательный знак.

Если вы обращаетесь не к одному человеку, а к группе — уместнее обращение «Уважаемые господа!» или «Уважаемые коллеги!». Иногда возникает вопрос, какую форму обращения лучше выбрать – «Уважаемый господин Смирнов» или «Уважаемый Алексей Николаевич». Правило здесь такое. Если письмо носит официальный характер и отношения с партнером только налаживаются, то более уместен первый вариант, когда же отношения уже налажены, то можно использовать второй.

Заключительная часть письма

В заключительной части обозначьте перспективы сотрудничества, деловых отношений, реализации проекта, положительного решения вопроса. Выразите надежду, одобрение, признательность, уверенность. Не стоит в конце письма напоминать о прошлых негативных моментах, если таковые были. Например, вы не получили вовремя ответ или не получили его вовсе. Напоминание об этом может вызвать отрицательную реакцию или быть расценено как знак неуважения.

Любое деловое письмо заканчивается подписью. Обязательно укажите вашу должность, имя и фамилию. Перед этим можно вставить стандартную этикетную формулу: «С уважением». Возможные варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество».

Подсказка: варианты, как завершить письмо

Важно учитывать должностное положение адресата и адресанта. Подписать послание должен генеральный директор или его заместитель, если ваше послание также адресовано генеральному директору. Разумеется, подпись должна соответствовать расшифровке: недопустимо ставить рядом с фамилией директора косую черту, после которой будет подпись заместителя.

Постскриптум в деловой переписке используют редко. Особый случай — необходимость сообщить человеку, которому адресовано послание, важную новость, которая произошла уже после и в момент написания письма. Возможен вариант, когда есть необходимость сообщить адресату какие-то сведения, косвенно касающиеся основной темы письма.

Приложения также не являются обязательной частью письма. Если они есть, важно обратить внимание, что в деловой переписке приложения оформляются на отдельных листах и нумеруются тоже отдельно. Особых стандартных правил оформления приложений не существует.

Избегайте фамильярности, когда обращаетесь к адресату, даже если вы поддерживаете хорошие рабочие отношения. Старайтесь обращаться по имени-отчеству или по полному имени. Соблюдайте этикет деловой переписки: забудьте про обращения типа «Доброго времени суток».

Добавить комментарий

Your email address will not be published. Required fields are marked ( Обязательно )

Adblock detector