Можно ли ставить факсимиле на товарных накладных

Содержание
  1. Можно ли ставить факсимиле на приказах, актах, товарных накладных
  2. Можно ли ставить факсимиле на приказах, актах, товарных накладных
  3. Можно ли использовать факсимиле на счетах-фактурах
  4. Можно ли использовать факсимиле вместо подписи на товарных накладных
  5. Можно ли использовать факсимиле вместо подписи на товарных накладных
  6. Подтверждение факта приемки товаров товарными накладными
  7. В каких случаях можно использовать факсимиле
  8. Факсимиле — что это? Печати и штампы
  9. Может ли товарный чек без печати и подписи быть документом, подтверждающим расходы
  10. Оформление товарной накладной: законодательные пробелы и противоречия
  11. Общие моменты
  12. Необходимые термины
  13. Обязательно ли подписывать ТОРГ-12?
  14. Проставление подписей
  15. Кто и где их должен ставить?
  16. Как правильно это сделать?
  17. Можно ли использовать факсимиле?
  18. Особенности для электронного документа
  19. Действия по доверенности
  20. Оформление доверенности
  21. Особенности заполнения ТН
  22. Приказ на уполномоченное лицо
  23. Уклонение покупателя от оформления факта приемки
  24. Составление акта об отказе

Можно ли ставить факсимиле на приказах, актах, товарных накладных

  • Перечня документов, которые будут заверяться факсимильной печатью,
  • Фамилии, имени, отчества и должности лиц, чья подпись будет выполнена в виде факсимиле,
  • Образцы подписей этих лиц в подлинном и факсимильном вариантах,
  • Порядка действия сторон при замене лиц, чьи подписи будут использоваться (увольнении, переходе на др.должность),
  • Срока действия данных соглашений.

Правовой статус факсимиле на данный момент законодательством не установлен, поэтому разрешением к его использованию служат взаимные соглашения сторон, исполненные в письменном виде и заверенные подлинными подписями. Само соглашение в этом случае составляется как приложение либо допсоглашение к основному договору. Оно оформляется в удобной для вас свободной форме с указанием:

Можно ли ставить факсимиле на приказах, актах, товарных накладных

  1. На ставится документах, утверждающих приём на работу, другую на переводы должность, увольнения и т.п.,
  2. Аналогично нельзя факсимиле ставить на приказах и постановлениях как по учреждению, личному и по так составу, так как они личную выражают волю руководителя,
  3. На платежных, вексельных при и документах работе с иностранной валютой,
  4. На отчетностях, сдаются которые в налоговые органы.

Современные крупных руководители организаций и предприятий ценят каждый своего момент времени, поэтому часто перекладывают писем разборку, актов и ряда других документов на ответственных своих сотрудников. На подобных бумагах должна только стоять подпись высшего начальства, поэтому в случаях таких часто ставят факсимиле.

Можно ли использовать факсимиле на счетах-фактурах

Если коммерсант решит перейти на ЭСФ, то в первую очередь ему нужно согласовать со своими контрагентами техническую возможность такого обмена (п. 1.4 приказа № 174н). Затем потребуется получить квалифицированную электронно-цифровую подпись (письмо Минфина от 05.05.2015 № 07-01-06/25701) в удостоверяющем центре и заключить договор с оператором электронного документооборота (п. 1.3 приказа Минфина № 174н, приказ ФНС России от 20.04.12 № ММВ-7-6/253@). После того как это будет выполнено, все «факсимильные проблемы» со счетами-фактурами уйдут в прошлое.

Позиция судей по вопросу налогового вычета по счетам-фактурам с факсимиле неоднозначна. Так, Верховный Суд РФ в своем определении от 03.08.2015 № 303-КГ15-8444 отметил, что факсимиле на счете-фактуре не соответствует порядку их заполнения, указанному в ст. 169 НК. Аналогично по этому вопросу высказывался ВАС в постановлении от 27.09.2011 № 4134/11 и по ряду других дел (№ А57-8362/2013, № А57-4665/2013, № А79-13124/2012, № А42-3909/2012, № А72-7108/2012).

Можно ли использовать факсимиле вместо подписи на товарных накладных

Однако большинство судей склонялись к мнению, что, поскольку законодательство о бухгалтерском учете, а также о налогах и сборах не предусматривает использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов, использование факсимиле в таких документах неправомерно (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 30.06.2008 N Ф04-3913/2008(7322-А03-25), Поволжского округа от 19.07.2007 N А65-3666/2006, от 03.05.2007 N А57-4249/06, Северо-Западного округа от 09.07.2007 N А42-5794/2006, Центрального округа от 09.10.2007 N А09-8896/06-4 ( определением ВАС РФ от 07.02.2008 N 653/08 в пересмотре данного постановления в порядке надзора отказано)).

Отметим, что, в отличие от Закона N 402-ФЗ, Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ, действовал до 1 января 2013 года) предусматривал требование о том, что в первичных учетных документах должны быть указаны личные подписи перечисленных выше лиц ( пп. ж п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ). Однако понятие личной подписи Закон N 129-ФЗ не раскрывал.

Можно ли использовать факсимиле вместо подписи на товарных накладных

Первичные учетные документы (в том числе товарные накладные) являются документами, служащими основанием для отражения фактов хозяйственной жизни организации в бухгалтерском учете организации ( ч. 1 ст. 9 и ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ)), и информацией для определения налоговой базы по налогу на прибыль в налоговом учете ( ст. 313 НК РФ).

Пунктами 6 и 7 ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ к обязательным реквизитам первичного учетного документа отнесены, в частности, подписи лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за правильность ее оформления, либо лиц, ответственных за правильность оформления свершившегося события. При этом установлено что подписи этих лиц должны быть поставлены с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.

Подтверждение факта приемки товаров товарными накладными

Накладные, оформленные не по форме, предусмотренной договором, не подтверждают передачу товара покупателю. Если в договоре стороны указали, что передача товара оформляется товарными накладными по форме №ТОРГ-12, то накладные в другой форме уже не могут быть доказательствами передачи товара.

Читать дальше:  Льготы опекаемым детям при поступлении в колледж

1-я Позиция судов. Товарная накладная, которая подписана работником покупателя, не имеющим соответствующей доверенности, но имеет оттиск печати покупателя, является достаточным и достоверным доказательством передачи, если полномочия работников следовали из ситуации передачи товара.

В каких случаях можно использовать факсимиле

  • руководителя нет в данный момент на работе или его предельная занятость;
  • большой объем документов, которые руководителю необходимо лично подписать;
  • ускорение и упрощение процесса обмена документацией внутри организации;
  • ускорение оформления и заключения сделок между организациями.
  • законы, нормативные акты;
  • налоговые декларации;
  • трудовой договор;
  • письменное уполномочивание, доверенность;
  • вексельные документы;
  • различные платежные документы;
  • первичные учетные документы;
  • счета-фактуры;
  • конкурсные документы;
  • различные заявления физических и юридических лиц.

Факсимиле — что это? Печати и штампы

Высший арбитражный суд окончательно разрешил спор по поводу факсимиле. Юридическая сила счетов-фактур, подписанных при помощи клише-оттиска, была признана этой инстанцией. Так, Высший арбитражный суд установил, что если стороны предварительно в договоре или дополнительном соглашении договорились об использовании факсимиле, то оформленные таким способом счета-фактуры будут считаться полноценным документом, и нарушений в этом нет.

Многие налоговые и финансовые органы поддерживают одну и ту же позицию: использовать факсимиле на платежных документах, для подписания доверенностей, а также для утверждения других документов финансового характера недопустимо. С помощью клише-подписи не могут визироваться также и какие-либо договора. В то же время такие инстанции не конкретизировали перечень документов, которые могут иметь финансовые последствия.

Может ли товарный чек без печати и подписи быть документом, подтверждающим расходы

  • при разносной торговле, за исключением продовольственных товаров (п. 20 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 19 января 1998 г. № 55);
  • текстильных, швейных, трикотажных, меховых изделий (п. 46 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 19 января 1998 г. № 55);
  • технически сложных товаров бытового назначения, например бытовой радиоэлектронной аппаратуры, средств связи, фото- и киноаппаратуры, музыкальной аппаратуры, электробытовых приборов и т. п. (п. 47 и 51 Правил, утвержденныхпостановлением Правительства РФ от 19 января 1998 г. № 55);
  • автомобилей, мототехники, прицепов, номерных агрегатов (п. 60 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 19 января 1998 г. № 55);
  • драгоценных металлов и драгоценных камней (п. 69 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 19 января 1998 г. № 55);
  • животных и растений (п. 80 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 19 января 1998 г. № 55);
  • оружия и патронов (п. 101 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 19 января 1998 г. № 55);
  • строительных материалов и изделий (п. 111 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 19 января 1998 г. № 55);
  • мебели (п. 117 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 19 января 1998 г. № 55).

Товарная накладная отвечает условиям применения товарного чека. Этот документ также подтверждает продажу: в нем расшифровывается наименование, количество и цена проданных товаров. Следовательно, Ваша организация вправе приложить товарную накладную в качестве первичного документа, подтверждающего расходы. Это следует из части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Оформление товарной накладной: законодательные пробелы и противоречия

  • а) наименование документа;
  • б) дату составления документа;
  • в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • г) содержание хозяйственной операции;
  • д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
  • е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение ­хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  • ж) личные подписи указанных лиц.

Таким образом, исходя из формального (буквального) толкования законодательства организации могут заверять накладные только одной печатью, в то время как в правоприменительной практике такое ограничение не предусмотрено. Последнее, в свою очередь, обуславливает широкое применение в хозяйственной деятельности организаций дополнительных печатей, в том числе при реализации товара через обособленные ­(структурные) подразделения организаций.

Оформление многих документов требует постановки личной подписи ответственного лица. В отдельных случаях подпись заменяется иными вариантами подтверждения подлинности документа.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Где в 2019 году применяется факсимиле в России? Использовать собственноручную подпись ответственного лица на документах не всегда возможно.

Уполномоченный сотрудник может находиться в отъезде, отпуске, на больничном. При этом электронная подпись не единственный выход, да и не все ее используют.

В хозяйственном обороте широко распространено применение факсимиле. Где разрешается использовать факсимильную подпись в 2019 году?

Общие моменты

Компания, использующая факсимильные подписи, должна выработать стандарты их применения. Необходимо документально оформить порядок использования и хранения оттиска подписи.

Руководитель организации обязан издать приказ, утверждающий, кто может применять факсимиле, для каких документов, и какая ответственность предусмотрена за неправомерное использование.

Нормами гражданского законодательства допускается использование при заключении сделок факсимильного воспроизведения подписи.

Но такая возможность должна быть предварительно оговорена сторонами и закреплена соглашением или законодательными нормами.

Читать дальше:  Можно ли выиграть апелляцию по гражданскому делу

Поскольку официального правового статуса факсимильная подпись не имеет, то основанием для ее использования может выступать только письменное соглашение участников сделки.

Составляется соглашение в произвольной форме, как отдельный документ или приложение к основному договору. В нем указывается:

  • Ф.И.О. и должности работников, имеющих право использовать факсимиле;
  • образцы факсимильных оттисков используемых подписей;
  • действия сторон в случае увольнения указанных лиц;
  • период действия соглашения (точный срок или по уведомлению одной из сторон).

Подписывается соглашение собственноручными подписями. В дальнейшем документооборот между участниками соглашения может вестись при использовании факсимиле.

Несколько иначе обстоит дело с иной документацией – счетами-фактурами, товарными накладными, актами выполненных работ, налоговой отчетностью и т. д.

В некоторых случаях применение факсимиле весьма рискованно, а порой и вовсе запрещено.

Приказ об изготовлении и использовании факсимиле можно скачать здесь. Бланк соглашение об использовании факсимиле можно скачать здесь.

Необходимые термины

Факсимиле это фотографически точное изображение (клише) документа, печати и подписи на нем. Фактически это печать, оставляющая на бумаге оттиск собственноручной подписи ответственного лица.

То есть факсимильная подпись точно воспроизводит подпись конкретного лица, являясь ее аналогом, выполненным механическим способом.

К факсимиле можно отнести и копию отсканированной подписи, добавляемую к электронным документам.
Факсимиле является некоторой разновидностью печатей и штампов, но имеет и отличия.

Функция печати заключается в подтверждении подлинности документа. На ней содержится основная информация о компании – наименование, логотип, ИНН/ОГРН.

По общему правилу гражданского законодательства переход права собственности на товар происходит в момент его передачи продавцом покупателю или его уполномоченному лицу.

Для целей бухгалтерского учета такой факт должен быть отражен первичным учетным документом. Самым частым случаем при продаже товара одним субъектом хозяйственной деятельности другому является использование товарной накладной. Рассмотрим, кто и где должен расписываться в данном документе.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-44-61 . Это быстро и бесплатно !

Обязательно ли подписывать ТОРГ-12?

В соответствии с законом о бухгалтерском учете подписание товарной накладной уполномоченными представителями сторон является обязательным.

Без подписей, при необходимости заверенных печатями, товарная накладная не может быть принята к учету, также её невозможно использовать в суде в качестве подтверждающего документа.

Что такое товарная накладная ТОРГ-12 и для чего нужна эта форма, читайте тут, а из этой статьи вы узнаете о том, как правильно заполнять товарную накладную.

Проставление подписей

Сколько всего подписей должно быть в документе ТОРГ-12? По общему правилу товарную накладную должны подписать пять человек: три со стороны отправителя товара и два – со стороны получателя.

Кто и где их должен ставить?

Со стороны отправителя груза накладную подписывают:

  1. В графе «Отпуск груза разрешил» — индивидуальный предприниматель лично или лицо, имеющее право без доверенности действовать от имени юридического лица (как правило, это руководитель организации).
  2. В графе «Главный (старший) бухгалтер» — лицо, занимающее соответствующую должность или на которое возложены такие обязанности приказом работодателя.

Старший бухгалтер имеет право подписи только при отсутствии главного бухгалтера, когда обязанность по ведению бухгалтерского учета руководитель или предприниматель возложили на себя.

Со стороны получателя подписи ставят:

  1. В графе «Груз принял» — лицо, непосредственно получившее товар от представителя продавца. Это могут быть, например, работники склада или отдела материально-технического снабжения.
  2. В графе «Груз получил грузополучатель» — руководитель организации или индивидуальный предприниматель.

Как правильно это сделать?

При подписании товарной накладной в каждой графе должны содержаться:

  • Должность лица, подписывающего документ. Наименование должности должно соответствовать штатному расписанию и приказу о приеме лица на работу.
  • Подпись.
  • Расшифровка подписи с указанием фамилии и инициалов.

Можно ли использовать факсимиле?

Использование факсимиле в товарной накладной не допускается. В таком случае она считается неподписанной и не может быть принята к учету.

Особенности для электронного документа

Между отправителем и получателем товара может быть организован электронный документооборот при наличии совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки документов, подписанных электронной цифровой подписью.

Электронный документ признается равнозначным документу на бумажном носителе, только если он подписан квалифицированной электронной подписью. Это означает, что такая подпись должна быть получена на всех лиц, подписывающих накладную в форме электронного документа.

Об особенностях оформления товарной накладной в электронном варианте и по форме ТОРГ-12, читайте здесь.

Действия по доверенности

При наличии доверенностей на подписание ТОРГ-12 количество подписей можно сократить: до двух — со стороны отправителя и одной — со стороны получателя. Обычно отправитель товара выдает доверенность на право подписи от имени бухгалтера и того, кто разрешил отгрузку, лицу, непосредственного отгружающему товар, а получатель – лицу, принимающему товар.

Оформление доверенности

Правом выдачи доверенности располагают только руководитель организации или предприниматель лично. Выдача доверенности другими лицами допустима только тогда, когда они сами получили право совершать такие действия с возможностью передоверить их третьим лицам.

Читать дальше:  Конфликт между работодателем и работником примеры

В доверенности от имени юридического лица указываются:

  1. название документа;
  2. номер по внутреннему документообороту (при необходимости);
  3. место выдачи;
  4. дата выдачи (число и месяц указываются прописью);
  5. полное наименование и реквизиты (ОГРН, ИНН, КПП, адрес места нахождения);
  6. должность, фамилия, имя и отчество выдающего доверенность, документ, подтверждающий его полномочия;
  7. сведения о доверенном лице (фамилия, имя и отчество, данные паспорта или иного удостоверения личности, место постоянной регистрации);
  8. перечень действий, которые доверенное лицо имеет право совершать от имени доверителя, в том числе какие документы он может подписывать;
  9. срок действия (максимальный срок действия доверенности не предусмотрен, если срок не указан, она действительна один год);
  10. право передоверия полномочий или запрет на него;
  11. удостоверение подписи доверенного лица;
  12. должность, подпись, фамилия и инициалы выдавшего доверенность.
  • Скачать бланк доверенности на право подписи товарных накладных
  • Скачать образец доверенности на право подписи товарных накладных

Индивидуальные предприниматели вместо сведений об организации и лице, выдающем доверенность, указывают свой статус, полные фамилию, имя и отчество и реквизиты (ОГРНИП, ИНН, адрес постоянной регистрации).

Получатели товара для упрощения документооборота могут использовать унифицированные формы М-2 и М-2а. Это разовые доверенности, в которых отражается дата выдачи, номер счета, перечень конкретных материальных ценностей и их количество, которые доверенное лицо должно получить у конкретного поставщика по указанному в них договору или счету.

При предоставлении поставщику оригинала такой доверенности, подпись руководителя организации или доверенного лица в накладной может не проставляться, так как она содержит все необходимые подписи и реквизиты.

Особенности заполнения ТН

При получении товара по доверенности в товарную накладную вносятся сведения о выданной доверенности (номер и дата), выдавшей её организации и доверенном лице. Название организации может быть приведено в краткой форме.

О доверенном лице указываются следующие сведения:

При получении им доверенности по форме М-2 или М-2а, оригинал которой передается отправителю товара, достаточно указать должность, фамилию и инициалы.

Приказ на уполномоченное лицо

Приказ может быть издан только в отношении работников, подписавших трудовой договор. Его можно составить в произвольной форме, если образец не утвержден локальными нормативными актами.

Такой приказ должен содержать указания на сотрудника, которому предоставляется право подписи документов, и какие именно документы он получает право подписывать. Перечень документов можно детализировать либо указать их основные признаки, например, первичные документы бухгалтерского учета.

Подписание накладной только на основании приказа не допускается, в этом случае она считается недействительной.

Уклонение покупателя от оформления факта приемки

На практике нередко возникают случаи, когда после получения товара покупатель уклоняется от оформления факта приемки. Что делать, если покупатель не подписывает накладную? В данном случае поставщик имеет право требовать оформления факта приемки в судебном порядке.

В суде будет необходимо доказать, что товар находится во владении покупателя или указанного им грузополучателя. В качестве доказательства могут быть привлечены:

  • транспортные и почтовые документы, подтверждающие доставку товара по указанному покупателем адресу;
  • транспортные и почтовые документы, подтверждающие отправку товарных накладных грузополучателю и требование вернуть документы с его подписью;
  • акты сверок;
  • переписка с покупателем и указанным им грузополучателем, в том числе претензионная по факту уклонения от подписания товарной накладной.

При отказе грузополучателя от подписания накладной в ней делается отметка об этом. Накладная, подписанная одной стороной, может быть признана судом недействительной только, если мотивы отказа второй стороны признаны им обоснованными. Если грузополучатель необоснованно отказывается оформить принятие товара и оплатить его, суд обяжет его это сделать.

Совсем другая ситуация возникает, если отказ в приемке товара возникает по объективным причинам. Тогда получатель должен составить акт об отказе принять товар и направить его поставщику вместе с полученным товаром и поступившими документами.

Составление акта об отказе

Отказ в приеме товара может вынести только комиссия, состав которой утверждается организацией-грузополучателем. Численный состав комиссии – не менее трех человек.

Акт содержит следующие обязательные реквизиты:

  1. название документа;
  2. дата составления;
  3. место составления;
  4. сведения о составе комиссии с указанием должностей, фамилий и инициалов;
  5. указание на выявленные несоответствия с техническим заданием или договором поставки, а также установленными нормативно-правовыми актами требованиями к качеству;
  6. решение комиссии об отказе в приеме товара (с указанием товарной накладной, на основании которой поступил товар) и его возврате поставщику;
  7. подписи членов комиссии.

В правильном оформлении учетных документов, подтверждающих передачу товара, заинтересованы обе стороны. Это поможет им избежать лишних трудозатрат не только при взаимоотношениях друг с другом, но и с контролирующими органами, а также в суде.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-44-61 (Москва)
+7 (812) 425-63-42 (Санкт-Петербург)

Оцените статью
Добавить комментарий

Adblock detector