Бесплатная консультация юриста
Круглосуточно
Звоните сейчас!
+7 (499) 322-26-53
Вы здесь:  / Юридические справки / Неправильно начислили больничный куда обращаться

Неправильно начислили больничный куда обращаться

Если вы переплатили работнику пособие, ФСС не возместит переплату. А как быть, если пособие начислено в меньшей сумме, чем надо? И может ли работник сам обратиться за пособием в ФСС, если у работодателя не хватает средств? На вопросы читателей отвечает специалист Белгородского отделения ФСС.

Елена Михайловна, наш читатель недавно обнаружил, что прежний бухгалтер допустил ошибки, которые привели к занижению соцстраховских пособий. Как теперь их исправить? Какие санкции грозят организации?

Е.М. Плехова: Пособия, конечно, надо доплатить, работники страдать не должны. Но могу успокоить читателя: санкций со стороны ФСС за занижение пособий не будет.

Ситуации, когда работодатель, обнаружив недоплату пособия, обращается в ФСС, довольно редки. Чаще бывает так, что в отделение ФСС обращается работник, сомневающийся в том, что ему правильно выплатили пособие. Так, совсем недавно к нам обратился работник с просьбой перепроверить правильность расчета пособия по больничному, которое ему выплатил работодатель. Мы провели проверку, и оказалось, что при расчете пособия бухгалтер не учел одну из справок о заработке на предыдущем месте работы. Мы рекомендовали работодателю доплатить пособие и отразить расходы за счет средств ФСС в текущем периоде.

Все же, как быть в ситуации, если ошибку обнаружил сам работодатель? Какие документы надо подать в ФСС, чтобы расходы на пособие возместили?

Е.М. Плехова: В ФСС необходимо подать заявление с документами, подтверждающими назначение и выплату пособия (копии документов, которые раньше уже представлялись в ФСС при обращении за возмещением пособия, выплаченного в заниженном размере). А также необходимо составить и подать бухгалтерскую справку с новым расчетом пособия и объяснением, какая именно ошибка была допущена. В справке надо указать такие данные:

сумму ранее выплаченного пособия и период, в котором оно было выплачено;
правильную сумму пособия и сумму, на которую пособие было занижено;
период, в котором вы доплатили работнику разницу и отразили ее в таблицах 1 и 2 расчета по ФСС.

Части пособия, выплачиваемые за счет организации и за счет ФСС, в справке надо выделить отдельно.

Надо ли доплачивать пособие, если с момента, когда оно было выплачено неправильно, прошло более 3 лет? Примет ли эти расходы ФСС?

Е.М. Плехова: В нашей практике таких случаев не было. Вероятно, бухгалтеры, найдя ошибку, ориентируются на общий срок исковой давности — Хотя если пособие оказалось частично не выплаченным по вине страхователя, то ограничение по сроку давности не действуе

В лото, если какие-то клетки не закрыты, победы не видать. Вот и с обращением за пособием в ФСС так же: если хоть какого-то документа не будет, денег вам не дадут

В то же время законодательство прямо не устанавливает специальных сроков обращения в ФСС РФ за возмещением средств по пособиям, выплаченным сотрудникам. Не прописана и обязанность ФСС возместить организации расходы на доплату пособия из-за обнаружения ошибки после истечения трехлетнего срока.

Я думаю, что, если работодатель обратится в такой ситуации за возмещением пособия, в ФСС посмотрят, проводили ли они раньше выездную проверку организации за период, когда произошла ошибка. Если отделение ФСС уже проводило выездную проверку за этот период, причем расходы организации на выплату пособий проверялись сплошным методом, нарушения не были выявлены, а страхователь, подписав акт проверки, с этим согласился, высока вероятность того, что ему откажут в возмещении.

Если же проверка не проводилась или она проводилась выборочно и документы, по которым пособие оказалось заниженным, ревизоры не проверяли, шансов получить возмещение будет больше. В любом случае у организации есть право оспорить решение ФСС в судебном порядке.

Что делать, если сотрудник, которому пособие было начислено неправильно, уволился?

Е.М. Плехова: Наверное, надо попытаться его разыскать. Но если это не удалось, никакие санкции со стороны ФСС, как я уже говорила, не грозят.

Наш следующий вопрос. Женщина работает у индивидуального предпринимателя. Он не может оплатить ей больничный лист по беременности и родам из-за недостатка средств. Может ли женщина сама обратиться в ФСС за выплатой пособия по больничному и представить все документы или это должен делать только предприниматель?

Е.М. Плехова: Если у предпринимателя недостаточно средств для выплаты пособия своей работнице, назначать и выплачивать пособие будет отделение

При этом женщина сама может обратиться в отделение ФСС по адресу регистрации предпринимателя за получением пособия. Для этого ей надо представит

заявление о выплате пособия в произвольной форме;
больничный лист;
справку (справки) о сумме заработка за 2 календарных года (оригинал или заверенные копии). Заверить эти справки, если они от других работодателей, может предприниматель, у которого женщина работает сейча
заявление о направлении запроса в ПФР (если нет возможности представить справки о заработке
заверенную работодателем копию трудовой книжки или другие документы, подтверждающие страховой стаж (трудовые договоры Вместо заверенной копии трудовой книжки или договора можно представить простую копию и предъявить оригинал, тогда ФСС заверит копию сам;
выписку из банковского счета предпринимателя — в доказательство того, что у ИП нет средств на выплату пособия. Если женщина не может ее представить, ФСС будет проверять наличие средств на счете предпринимателя самостоятельно. И возможно, срок принятия решения о выплате пособия непосредственно Фондом из-за этого увеличится.

По заявлению женщины отделение ФСС перечислит пособие на ее банковский счет либо направит почтовым переводом.

Женщина устроилась на работу незадолго до родов. ФСС отказал в возмещении средств на ее пособие по беременности и родам из-за того, что она является родственницей одного из руководителей организации. Можно ли удержать с нее выплаченное пособие? Можно ли тогда не выплачивать ей пособие по уходу за ребенком, ведь ФСС, скорее всего, откажет в возмещении и этого пособия тоже?

Е.М. Плехова: Факт трудоустройства во время беременности и то, что женщина является родственницей руководителя или учредителя, не дают полных оснований для отказа в возмещении пособия. Хотя это, конечно, подталкивает проверяющих ФСС к более глубокому и детальному изучению фактических обстоятельств.

При проверке ревизоры ФСС внимательно оценивают в совокупности все представленные страхователем документы. Обычно анализируется, какие обязанности выполняет работница и соответствует ли оплата ее труда занимаемой должности. Ревизоры проверяют трудовой договор, индивидуальные сведения персонифицированного учета, которые работодатель передает в ПФР, должностные инструкции, штатное расписание, документы, которые сама работница создает в результате своей трудовой деятельности. Если ФСС установит, что трудовые отношения фиктивны и женщину оформили на работу только для того, чтобы получить из Фонда средства на пособие, в возмещении будет отказано.

Но удержать пособие с работника можно, только если оно было переплачено в результате счетной ошибки или недобросовестности получател То есть если сам получатель представил недостоверные документы, например, о своем заработке.

В вашей ситуации удержать пособие с работницы оснований нет. Нет оснований и для отказа в выплате ей пособия по уходу за ребенком.

Но тогда придется платить все пособия из собственных средств.

Е.М. Плехова: Если женщина на самом деле работала и получала соответствующую ее должности зарплату, я советовала бы оспорить решение территориального отделения в региональном отделении ФСС.

Срок обжалования решения об отказе в выделении средств в вышестоящий орган или в суд — 3 месяц Но он может быть восстановлен, если в региональном отделении ФСС или в суде сочтут причину пропуска уважительной.

Работник погиб в конце 2013 г. в результате несчастного случая на производстве. А за страховой выплатой родственники обратились уже в 2014 г. Размер страховой выплаты с 2014 г. намного увеличился: с 76 699,80 руб. до В каком размере получат страховую выплату родственники погибшего работника? В одном из своих постановлений Пленум Верховного суда разъяснил, что размер должен определяться на дату выплат

Е.М. Плехова: Действительно, размер страховой выплаты определяется на день обращения за этой выплато А день обращения за выплатой — это день, когда родственники подадут заявление с приложением всех необходимых документо

Так что если родственники обратятся за выплатой в 2014 г., размер выплаты составит 1 000 000 руб.

"Бухгалтерия и кадры", 2008, N 5

Неправильный больничный. Ревизоры из фсс ошибок не прощают

Если компания выплатила пособие по больничному, в котором есть ошибки, специалисты ФСС РФ при проверке их непременно обнаружат. А этот расход они сочтут нецелевым и к зачету не примут.

Форма листка нетрудоспособности утверждена Приказом Минздравсоцразвития России от 16 марта 2007 г. N 172. Порядок его заполнения прописан в Приказе Министерства от 1 августа 2007 г. N 514 "О Порядке выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности" (далее — Порядок).

Назначенные пособия работодатели выплачивают за счет средств бюджета Фонда социального страхования РФ. Поэтому Фонд обязан контролировать эти выплаты, а организация обязана расходовать средства Фонда правильно и нести за это ответственность (п. 10 Положения о Фонде социального страхования Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 12 февраля 1994 г. N 101, далее — Положение). Тот, кто хоть однажды проходил проверку ФСС РФ, знает, что особое внимание ревизоры уделяют тому, как заполнены оплаченные больничные листы. И если они находят ошибки, то выплаченные по ним пособия исключают из состава подтвержденных расходов на цели социального страхования (п. 18 Положения).

Поэтому не стоит принимать принесенный сотрудником больничный лист не глядя. Его следует внимательно изучить и постараться выявить все, к чему могут придраться ревизоры из ФСС РФ. И не принимать к оплате документ с ошибками до тех пор, пока они не будут исправлены.

Читать дальше:  Гражданско правовой договор для продавца образец

Если ошибку обнаружат проверяющие, исправить ее, конечно, будет можно, но вот зачесть выплаченное пособие можно будет только с разрешения суда.

Кроме того, листок нетрудоспособности — это еще и первичный учетный документ строгой отчетности. Поэтому, оформленный с ошибками, он не может быть принят к оплате по Закону от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Примечание. Если бухгалтер видит, что листок нетрудоспособности оформлен неправильно, его не следует принимать к оплате до тех пор, пока не будут внесены необходимые исправления. Ведь из-за ошибок ФСС РФ не зачтет выплаченные работнику суммы.

Бланк больничного листа, как известно, имеет две стороны — лицевую и оборотную. Лицевую заполняет выдавшее его лечебное учреждение, оборотную — страхователь-работодатель. Ошибки могут быть допущены при заполнении как той, так и другой стороны.

Проверяем лицевую сторону

Очевидно, что знать общие правила заполнения реквизитов лицевой стороны листка полезно и кадровику, и бухгалтеру. Это даст им возможность, обнаружив ошибки в больничном, отправить работника в лечебное учреждение исправлять их. Так, врач может ошибиться при написании личных данных человека — перепутать буквы фамилии или написать инициалы вместо имени и отчества. То же и в наименовании организации. Если врач ошибся хоть в одной букве, проверяющие сочтут, что больничный лист выписан на другую организацию. Нельзя принимать листок нетрудоспособности, выписанный не по назначению. Например, от совместителя, который предъявляет листок нетрудоспособности, выписанный по его основному месту работы (или наоборот).

Очень серьезной ошибкой является то, что врач, например, сразу выдал больничный более чем на 10 дней (до следующего осмотра пациента). Или продлил его единолично на срок больше, чем 30 дней (без отметки о решении клинико-экспертной комиссии (п. 12 Порядка)). Подобные ошибки врачей считают уже нарушением не порядка оформления документа, а порядка его выдачи. А это может быть связано с необоснованностью выдачи самого больничного. То есть может быть поставлен под сомнение сам факт страхового случая. Заметим, что обнаруженные ревизорами из ФСС РФ нарушения порядка выдачи листков нетрудоспособности нередко провоцируют проверки лечебных учреждений, выдавших такие документы. В нужных местах листка нетрудоспособности (в правом верхнем и правом нижнем углах лицевой стороны документа) должны стоять печати выдавшего его лечебного учреждения. Если их нет, сотруднику надо подойти в регистратуру и попросить администратора поставить их.

Не составит труда также прочеркнуть незаполненные строки таблицы освобождения от работы.

Диагноз теперь не пишут. Но указать причину нетрудоспособности нужно обязательно: заболевание, травму, несчастный случай на производстве, уход за больным членом семьи и др. Нужное врач должен подчеркнуть, а то, что подчеркнуто, он должен вписать строкой ниже.

Без указания этих причин можно ошибиться как при назначении пособия, так и при установлении его продолжительности. Например, если это пособие "по уходу" или по несчастному случаю на производстве.

Считаем дни ухода

Общую продолжительность больничных по уходу за конкретным членом семьи сотрудника в течение календарного года организация должна контролировать. В частности, если на больничный по уходу за ребенком уходит родитель, у которого несколько детей, нужно отслеживать периоды его ухода за каждым ребенком. Ведь в течение года можно получить такое пособие за ограниченное количество дней — в зависимости от возраста ребенка. Поэтому после указания такой причины нетрудоспособности, как уход за больным членом семьи, в свободной строке врач должен указать его фамилию, имя, возраст.

Примечание. При оплате больничных по уходу организация должна в течение календарного года контролировать общую продолжительность таких больничных относительно конкретных членов семей конкретных работников.

Если этих данных в больничном нет, вести такой персональный учет невозможно. А если его не вести, то пособие по уходу можно переплатить.

Поясним на примере.

Пример. У сотрудницы ООО "Волна" М.П. Волгиной двое детей — 3 и 11 лет. С января по октябрь дети болели, и она брала больничный лист по уходу за ними. Общая продолжительность временной нетрудоспособности по уходу за трехлетним ребенком за этот период составила 42 календарных дня, а за 11-летним ребенком — 38 календарных дней.

Затем работница представила в бухгалтерию организации еще два больничных листа — на 10 календарных дней по уходу за младшим ребенком (в ноябре) и на 11 календарных дней по уходу за старшим ребенком (в декабре).

С учетом последнего больничного листа суммарная продолжительность дней ухода за трехлетним ребенком — 52 календарных дня (42 + 10). Это не превышает установленной нормы — 60 календарных дней за год. Значит, дни ухода за младшим ребенком по ноябрьскому больничному листу нужно оплатить полностью.

А вот суммарное количество дней ухода за 11-летним ребенком с учетом последнего больничного листа составило 49 календарных дней (38 + 11). Установленная норма ухода за детьми такого возраста — 45 календарных дней за год. Она превышена на 4 дня (49 — 45). Значит, декабрьский больничный лист Волгиной можно оплатить только за 7 дней (11 — 4).

Все просто, если болеет один ребенок и в больничном врач проставил его возраст.

Но если сначала заболевает один ребенок, а затем в период болезни первого — второй, третий и т.д., врач выдает один больничный, который продлевает до выздоровления всех детей (п. 40 Порядка). Как вести контроль продолжительности пособий в этой ситуации?

Это будет невозможно, если врач в листке нетрудоспособности не пропишет еще и сроки начала и окончания болезни каждого ребенка. На это тоже нужно обратить внимание при визуальном контроле документа — "претендента" на оплату. И если таких записей нет, придется отправить родителя в поликлинику.

Внимание: несчастный случай

Несчастный случай может произойти с человеком как в быту, так и на работе. Здесь тоже важно указать правильную причину нетрудоспособности. В первом случае в больничном пишут "травма", во втором — "несчастный случай на производстве". Кроме того, врач обязательно должен указать код травмы. При несчастном случае на производстве пособие всегда выплачивают в размере 100 процентов среднего заработка и за весь период нетрудоспособности. Если травма бытовая, то пособие считают в зависимости от стажа работника и с ограничением по максимальному размеру (в 2008 г. оно составляет 17 250 руб.).

Что греха таить, есть компании, которые маскируют несчастные случаи на производстве под бытовые травмы. Договариваются с работниками — чтобы не возражали, с лечебными учреждениями — чтобы написали в листке нетрудоспособности желаемую причину (бывает, что и пишут!).

И все для того, чтобы не возиться с расследованием несчастного случая на производстве и не собирать большого количества документов для ФСС РФ. Тем более, считают они, от такой замены его бюджет не пострадает, а может даже выиграть.

Советуем так не делать. Во-первых, может пострадать сам "пострадавший" — получить меньше денег. Кроме того, где гарантия, что в дальнейшем у него не проявятся последствия перенесенной производственной травмы? Ведь в таких случаях он будет претендовать на ежемесячные социальные выплаты в связи с трудовым увечьем. И если работник обратится в ФСС РФ за такой выплатой, а в первоначальном больничном написана другая причина нетрудоспособности, ни работодателю, ни лечебному учреждению, выдавшему сфальсифицированный больничный, не удастся избежать расследования Фонда.

Во-вторых, надо помнить, что пособия "бытовые" и "производственные" оплачиваются из разных бюджетов Фонда. Первые — за счет единого социального налога, зачисляемого в бюджет Фонда социального страхования РФ, части единых "спецрежимных" налогов и добровольных взносов физических лиц, страхующих самих себя. Вторые — из взносов "по травматизму", перечисляемых работодателями в бюджет Фонда. Поэтому, если рано или поздно выяснится, что под бытовой травмой замаскирован несчастный случай на производстве, такой расход признают необоснованным.

Примечание. Пособия по общему заболеванию и производственному травматизму оплачиваются из разных бюджетов Фонда.

Заполняем оборотную сторону

Оборотную сторону листка нетрудоспособности заполняет работодатель. В частности, разд. 1 бланка заполняет структурное подразделение, 2 — кадровая служба, 3 — бухгалтерия.

Если в разд. 1 оборотной стороны бланка не окажется отметок о виде трудового договора (постоянная или срочная работа) и о сроке срочного трудового договора, можно ошибиться при назначении и выплате пособия. Ведь если этот срок до шести месяцев, то пособие можно выплатить не более чем за 75 календарных дней (ст. 6 Закона от 29 декабря 2006 г. N 255-ФЗ, далее — Закон).

Во разд. 2 отмечают продолжительность страхового стажа (год, месяц, дни). Известно, что стаж для расчета пособия нужно считать только по периодам работы, записи о которых есть в трудовой книжке работника, и по документам, подтверждающим другие периоды работы, включаемые в страховой стаж (ст. 16 Закона). При этом важно избежать такой ловушки. Если несколько периодов, засчитываемых в страховой стаж, совпадают по времени, важно не сложить их, а учесть только один из них. Работник должен сам сделать выбор и написать заявление.

Ну а в разд. 3 могут быть ошибки бухгалтера, производящего расчет суммы пособия к выплате.

Исправляем, чтобы не потерять

Итак, нужно постараться исправить все ошибки и описки, какие удалось обнаружить до того, как листок нетрудоспособности пойдет на оплату. Ведь во время проверки Фондом это сделать будет нельзя.

То, что зачеркнуто или исправлено, врач должен заверить записью "исправленному верить", поставить свою подпись и печать медицинской организации.

Обратите внимание, это важно: принимать листок, в котором более двух исправлений на лицевой стороне, нельзя. Такой документ считается испорченным. Поэтому работник должен попросить, а медучреждение должно выдать ему новый (п. 58 Порядка).

Примечание. Это важно: принимать листок, в котором более двух исправлений, нельзя — такой документ считается испорченным. Поэтому работник должен попросить, а медучреждение обязано выдать ему новый листок нетрудоспособности.

Ошибку на оборотной стороне больничного, допущенную сотрудником компании-работодателя (например, бухгалтер неправильно рассчитал средний заработок), до проверки Фондом тоже можно исправить. Исправления заверяют подписями директора и главбуха.

Стоит ли спорить?

Предположим, ревизоры закончили проверку. Несколько больничных забраковали, а суммы, выплаченные по ним, сочли неподтвержденными. Что будет дальше?

Если проверенная компания работает на общем режиме и платит ЕСН, свое решение проверяющие отправят в налоговую инспекцию. Она и будет доначислять компании ЕСН и пени (п. 8.4 Инструкции).

Читать дальше:  Как получить американское гражданство россиянину

Если провинившийся — "спецрежимник" (или физлицо), то Фонд может предложить ему заплатить недоимку добровольно. Если получит отказ, то будет взыскивать ущерб в судебном порядке (п. 8.7 Инструкции).

Решения Фонда по результатам проверок обязательны для исполнения страхователями. Но с ними можно не согласиться и попытаться оспорить в суде (п. п. 8.8, 8.9 Инструкции).

По решению суда Фонд, как правило, признает расходами пособия, выплаченные по больничным, в которых были технические ошибки и описки, после их исправления. А вот ошибки, связанные с нарушением порядка выдачи листка нетрудоспособности, обнаруженные во время проверки, суд может признать неисправимыми, а расходы по такому больничному — невозмещаемыми.

Арбитражная практика достаточно богата. Что же делать с незачтенными пособиями? Оплачивать их компании придется за счет собственных средств.

Комментирует юрист. Может ли больничный выдавать частная клиника?

Надежда Божанова, заместитель начальника юридического отдела департамента налогового и юридического консалтинга ЗАО "BKR-Интерком-Аудит"

Обратимся к п. 2 Приказа Минздравсоцразвития России от 1 августа 2007 г. N 514 "О Порядке выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности".

Здесь сказано, что выписывать больничные листы вправе лечащие врачи медицинских организаций, специализированных (противотуберкулезных) санаториев и врачи-частники независимо от формы собственности — государственной, муниципальной или частной.

Важно лишь, чтобы у медицинского учреждения была лицензия на медицинскую деятельность, включая работы (услуги) по экспертизе временной нетрудоспособности.

Заметьте: ФСС РФ выдает бланки больничных листов только тем организациям, у которых есть такая лицензия.

Запрещено выдавать больничные (п. 3 Приказа Минздравсоцразвития России от 1 августа 2007 г. N 514) только медикам, которые работают:

— на скорой помощи;

— в пунктах переливания крови;

— в приемных отделениях больниц;

— во врачебно-физкультурных диспансерах;

— в бальнеологических лечебницах и грязелечебницах;

— в центрах медицинской профилактики, медицины катастроф, бюро судебно-медицинской экспертизы;

— по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека.

Поэтому если частная клиника имеет лицензию на такой вид медицинской деятельности, как экспертиза временной нетрудоспособности, то она вправе выдать больничный лист.

Статьи по теме

Не ошибается лишь тот, кто ничего не делает, — гласит известная пословица. Сегодня мы поговорим об ошибках, допускаемых бухгалтерами при расчете пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством, а также о возможности и порядке их исправления.

При расчете пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и по уходу за ребенком бухгалтеры нередко допускают ошибки, которые приводят либо к завышению суммы пособия (переплате), либо к занижению этой суммы (недоплате).

При этом причины возникновения ошибок могут быть самыми ­разными.

Виды ошибок

Ошибки, которые могут привести к недоплате или переплате сумм пособий, можно разделить на следующие виды (таблица ниже):

  • счетные;
  • несчетные;
  • связанные с недобросовестностью получателя пособия.

Таблица.

1. Ошибка в арифметических действиях. Например, получен неверный результат при сложении сумм пособия по беременности и родам за календарные месяцы отпуска по беременности и родам, которые по отдельности были исчислены правильно.
2. Ошибка вследствие сбоя бухгалтерской программы.
3. Механическая ошибка при вводе данных в бухгалтерскую программу.
Например, введена сумма учитываемого заработка в большем размере, пропущена цифра, неправильно набрано число.

1. Неправильно применено законодательство. В частности:
— при расчете пособия не учтен заработок, полученный в натуральной форме;
— пособие по временной нетрудоспособности выплачено в полном объеме за дни, когда оно должно быть снижено до размера МРОТ (например, при нарушении сотрудником режима лечения);
— пособие по временной нетрудоспособности назначено и выплачено за день, который сотрудник отработал. Например, работник обратился за врачебной помощью после окончания рабочего дня, а врач открыл ему больничный в день обращения;
— пособие по беременности и родам выплачено сотруднице, у которой беременность наступила в период отпуска по уходу за ребенком, при этом указанный отпуск не был прерван;
— неправильно подсчитан страховой стаж;
— при расчете пособия по беременности и родам бухгалтер рассчитал декретные с учетом страхового стажа сотрудницы аналогично расчету больничных и др.
2. Неправильно применены нормативно-правовые акты организации:
— бухгалтер начислил работнику надбавку, которая ему не установлена, что привело впоследствии к искажению суммы пособия;
— ошибочно выплатили премии без соответствующего распоряжения руководства, что также привело к искажению суммы начисленного пособия.
3. Невнимательность или недостаточная квалификация бухгалтера. Например, из-за невнимательности бухгалтера работник получил пособие два раза — за себя и за однофамильца.

Ошибка связана с недобросовестностью со стороны получателя

Работник представил документы с заведомо неверными сведениями, скрыл сведения, влияющие на получение пособия и его размер, и т. п.

Порядок исправления ошибок

Независимо от причины возникновения ошибки важно знать, как грамотно ее устранить. Рассмотрим, что понадобится сделать работодателю, выплатившему сотруднику пособие в большей или меньшей, чем нужно было, сумме:

  • какие документы оформить при выявлении ошибки;
  • какие проводки сделать;
  • как и в какие сроки произвести доначисление и доплату пособия, если пособие было выплачено в меньшем, чем полагается, размере, или определить возможность и способы удержания и возврата излишне выплаченных сумм.

Если пособие недоплачено

Если ошибка независимо от ее вида привела к недоплате сумм пособия в пользу работника, то обязательно нужно сделать доплату за весь период, в котором сотрудник недополучил сумму пособия.

Обратите внимание: пособия по временной нетрудоспособности выплачивают из двух источников — средств работодателя и средств ФСС России. Сумму пособия, подлежащую доплате, если это требуется, также нужно распределить между этими источниками его финансирования.

Но это еще не все. При неполной выплате заработной платы и других денежных сумм, причитающихся работнику, работодатель несет материальную ответственность в виде уплаты процентов (денежной компенсации) в размере не ниже одной сто пятидесятой действующей в это время ставки рефинансирования Центрального банка РФ от невыплаченных в срок сумм за каждый день задержки (ст. 236 ТК).

Период начисления данной компенсации охватывает время начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. Причем обязанность выплаты денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя, то есть причины возникновения допущенной ошибки в данном случае значения не имеют. Они могут повлиять лишь на решение работодателем вопроса о привлечении к ответственности сотрудников, по вине которых данная ошибка была допущена.

Составляем бухгалтерскую справку

Норма закона. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обоснованно и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления. Об этом сказано в пункте 3 статьи 10 Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Обратите внимание

В этом материале мы говорим об исправлении ошибки. Однако пересчет пособий не всегда связан с ошибкой бухгалтера или недобросовестными действиями работника. Например, сотрудник принес справку о заработке с предыдущего места работы. В этом случае пособие необходимо пересчитать и произвести доплату, если она необходима.

Выполнить требование нормативного акта можно, составив бухгалтерскую справку. Она будет служить основанием для внесения исправлений в бухгалтерский, а также налоговый учет (ст. 313 НК).

Оформление документа. Форма бухгалтерской справки для коммерческих организаций не установлена. Бухгалтеры могут воспользоваться бланком, который предусмотрен для бюджетных организаций и приведен в приказе Минфина от 10.02.2006 № 25н, либо самостоятельно разработать бланк справки и утвердить ее форму в составе учетной политики (п. 4 ПБУ 1/2008). При этом документ должен содержать все необходимые реквизиты, перечень которых приведен в пункте 2 статьи 9 Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ.

В самой справке следует:

  • описать суть ошибки, дату, когда она была допущена, и ее причину;
  • дать правильный вариант расчета пособия и зафиксировать дату осуществления пересчета;
  • обозначить сумму пособия, которую необходимо доначислить и доплатить;
  • сделать бухгалтерские проводки по доначислению и выплате суммы пособия, а также удержанию и перечислению в бюджет налога на доходы физических лиц (если речь идет о пособии по временной нетрудоспособности);
  • произвести расчет пеней за несвоевременную уплату НДФЛ и бухгалтерские проводки по их начислению и перечислению;
  • предложить корректирующие записи для регистров налогового и бухгалтерского учета.

Приказ

Бухгалтер вправе произвести выплату недостающей суммы пособия на основании приказа директора. Этот документ оформляется в произвольном виде.

Сроки начисления и выплаты недоплаченного пособия

Недостающая сумма пособия должна быть выплачена работнику. Специальных положений относительно конкретных сроков ее выплаты законодательство о социальном страховании не содержит.

В Законе № 255-ФЗ установлены лишь общие нормы:

  • страхователь назначает пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячное пособие по уходу за ребенком в течение 10 календарных дней со дня обращения застрахованного лица за его получением с необходимыми документами;
  • выплату производит в ближайший после назначения пособий день, установленный для выплаты заработной платы.

В этой ситуации предлагаем следующее. Поскольку недостающая сумма пособия по временной нетрудоспособности известна (она отражена в бухгалтерской справке), доплата пособия может быть произведена в ближайший день, установленный для выплаты заработной платы. А поскольку работодатель платит проценты за задержку выплаты пособия, о чем мы рассказали выше, то лучше погасить долг перед получателем как можно быстрее.

Отражение суммы доплаты пособия в отчетности по взносам

Расходы на доплату неправильно выплаченных пособий следует отразить в расчете по взносам, представляемом в ИФНС, в том отчетном периоде, в котором произведена доплата. Хотя выплаты назначает ФСС, администрирует социальные взносы с 1 января 2017 года налоговая, поэтому суммы отражаются в расчете по взносам, который сдается в инспекцию.

Если пособие излишне выплачено

Теперь рассмотрим ситуацию, когда пособие работнику выплачено в большей сумме, чем полагается.

Взыскание на законном основании

Сразу скажем, что взыскивать с получателя пособия сумму переплаты разрешено, если:

  • он оказался недобросовестным (например, представил документы с заведомо неверными сведениями, скрыл сведения, влияющие на получение пособия и его размер, и т. п.);
  • при расчете пособия была допущена счетная ошибка.

Об этом сказано в части 4 статьи 15 Закона № 255-ФЗ, части 2 статьи 19 Закона от 19.05.95 № 81-ФЗ (далее — Закон № 81-ФЗ) и пункте 85 Порядка и условий назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23.12.2009 № 1012н (далее — Порядок).

Читать дальше:  Купить дачу в кредит без первоначального взноса

Напомним также, что сотрудники — получатели пособий обязаны извещать не позднее чем в месячный срок работодателей о наступлении обстоятельств, которые влекут изменение размеров пособий или прекращение их выплаты (п. 83 Порядка).

Взыскание на добровольной основе

Можно попросить сотрудника вернуть излишне выплаченную сумму пособия добровольно либо получить его согласие на зачет переплаты в счет будущей выплаты пособия или удержание из заработной платы. Соглашаться на эти варианты сотрудник не обязан, если его вины или счетной ошибки нет. Если же сотрудник не возражает вернуть излишне полученную сумму пособия, свое согласие он должен подтвердить письменно (заявлением) (письмо ФСС от 20.08.2007 № 02-13/07-7922). В противном случае излишне выплаченная сумма может быть возмещена виновным лицом либо, когда виновное лицо не найдено, списана в расходы за счет чистой прибыли организации.

Взысканию не подлежит

Когда излишняя выплата пособия сотруднику не связана с его недобросовестностью или счетной ошибкой, взыскать с него сумму переплаты не удастся, если только он добровольно не пожелает ее вернуть, разрешит удержать из заработка или зачесть в счет последующей выплаты пособия.

Возможна также еще одна ситуация, когда сумма излишне выплаченного пособия не взыскивается, — работник за текущий месяц уже получил пособие и в этом же месяце у него наступили обстоятельства, при которых он теряет право на его получение. Например, сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком. Она получила пособие за текущий месяц, через несколько дней в этом же месяце решила прервать отпуск и выйти на работу на полный рабочий день. В данном случае сумма излишне выплаченного ежемесячного пособия по уходу за ребенком не удерживается. Выплата пособия прекращается со следующего месяца (п. 83 Порядка).

Порядок взыскания сумм переплаты

Рассмотрим, как производить удержание излишне выплаченных сумм пособия, если законодательство разрешает это делать.

Бухгалтерская справка

Как и в предыдущем случае, при выявлении ошибки при выплате пособия бухгалтер должен составить бухгалтерскую справку, в которой показать суть допущенной ошибки. На данном этапе может быть еще неизвестно, каким образом будет производиться взыскание переплаты. В этом случае в справке нужно указать, что исправительные проводки будут составлены после получения этой информации.

Уведомление сотрудника

О том, что обнаружена сумма излишне выплаченного пособия, которая должна быть удержана с получателя, работодатель должен предупредить работника.

В уведомлении можно предложить:

  • зачесть излишне выданные суммы в счет последующей выплаты пособия (если ошибочно выплачена сумма ежемесячного пособия по уходу за ребенком);
  • сообщить об удержании переплаты из заработной платы сот­рудника.

Удержание излишне выплаченных сумм

Если сотрудник получил пособие в большем, чем полагается, размере вследствие собственной недобросовестности либо в результате счетной ошибки, взыскать с него излишне выданные суммы пособия можно:

  • путем удержаний соответствующих сумм из заработной платы;
  • при последующих выплатах ему социальных пособий (это больше подходит для ситуаций, когда сотруднику выплачивается ежемесячное пособие по уходу за ребенком).

Если законодательством не предусмотрено безапелляционное удержание переплаты пособий, работник может вернуть ее добровольно. Например, внести излишне полученную сумму в кассу организации либо дать разрешение:

  • на удержание излишне полученной суммы из своей заработной платы;
  • зачет этой суммы в счет последующей выплаты пособия.

Рекомендуем в уведомлении работнику предложить варианты внесения переплаты.

Если удержание производится из заработной платы

Согласно части 3 статьи 137 ТК удержание каких-либо сумм задолженности из заработной платы возможно при условии, что работник не оспаривает его оснований и размеров. Свое согласие он должен подтвердить письменно, например записью «согласен на удержание» в уведомлении.

Обратите внимание: при каждой последующей выплате пособия или заработной платы удерживать можно не более 20% суммы, причитающейся сотруднику (ст. 138 ТК, ч. 4 ст. 15 Закона № 255-ФЗ и ч. 2 ст. 19 Закона № 81-ФЗ). При прекращении выплаты зарплаты либо пособия оставшаяся задолженность взыскивается в судебном порядке.

Добавим также, что размер удержания из заработной платы и иных доходов должника исчисляется из суммы, оставшейся после удержания налогов.

Бухгалтерские проводки

Исправительные проводки делают в месяце обнаружения ошибки.

Пособие по временной нетрудоспособности. Если излишне было выплачено пособие по временной нетрудоспособности, бухгалтер сделает проводки:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70
— сторнирована сумма излишне начисленного пособия за первые три календарных дня болезни за счет средств организации;

ДЕБЕТ 69-1 КРЕДИТ 70
— сторнирована сумма излишне начисленного пособия за оставшиеся дни болезни за счет средств ФСС;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
— сторнирована излишне начисленная сумма налога на доходы физических лиц.

Обратите внимание: запись об отмене излишне удержанного НДФЛ отражают в налоговой карточке в графе того месяца, когда фактически производятся исправления.

Пособие по беременности и родам и по уходу за ребенком. Если переплата возникла по пособию по беременности и родам или пособию по уходу за ребенком, сторнировочная запись будет следующей:

ДЕБЕТ 69-1 КРЕДИТ 70
— сторнирована сумма излишне начисленного пособия.

Если взыскание не предусмотрено законодательством

Во всех случаях, когда выявлена ошибка, бухгалтер должен составить бухгалтерскую справку, в которой нужно описать суть допущенной ошибки.

Далее действия работодателя будут зависеть от того, заключен с работником, нанесшим ущерб организации, договор о материальной ответственности или нет.

Если договор о материальной ответственности не заключен. В этом случае работодатель должен руководствоваться нормами статей 247 и 248 ТК. Прежде всего, специально созданная комиссия должна установить размер причиненного работником ущерба, а сам работник — дать письменное объяснение причины возникновения ущерба.

Согласно части 2 статьи 19 Закона № 81-ФЗ излишне выплаченная сумма пособия взыскивается с виновных лиц в порядке, установленном законодательством РФ.

В части 1 статьи 233 ТК сказано, что материальная ответственность работника наступает за ущерб, причиненный им работодателю в результате виновного противоправного поведения, действий или бездействия.

Если размер причиненного ущерба не превышает среднего месячного заработка работника (независимо от вида материальной ответственности), его взыскание осуществляется на основании письменного приказа (распоряжения) руководителя, который должен быть издан не позднее месячного срока со дня окончательного установления размера причиненного работником ущерба.

Если размер причиненного ущерба окажется выше размера среднего месячного заработка сотрудника, причиненный им ущерб может быть взыскан также только с согласия работника или в судебном порядке.

Если договор о материальной ответственности заключен. В этом случае работодатель должен:

  • издать приказ о создании комиссии и об установлении причин и размера нанесенного ущерба;
  • взять с виновного в причинении ущерба работника объяснительную записку;
  • составить акт обнаружения недостачи;
  • издать приказ о возмещении виновным лицом ущерба.

Бухгалтерский учет. В бухгалтерском учете недостачу в связи с излишней выплатой пособия нужно отразить проводками:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 69-1
— излишне выданная сумма пособия отражена как недостача;

ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» КРЕДИТ 94
— сумма ущерба отнесена на виновное лицо;

ДЕБЕТ 50 (70) КРЕДИТ 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»
— суммы недостачи внесены в кассу виновным лицом (удержаны из заработной платы виновного лица).

Списание сумм ущерба, причиненного виновным лицом. Если работодатель полностью или частично откажется от взыскания причиненного ущерба с виновного лица или сумма ущерба превысит предел материальной ответственности работника, то не взысканную с винов­ного лица сумму ущерба нельзя будет учесть при налогообложении прибыли.

Отражение суммы удержания излишне выплаченного пособия в расчете по взносам

Текущий год. Если сумма пособия была выплачена сотруднику в предыдущем отчетном периоде текущего года в большем, чем полагается, размере и эта ошибка попала в уже сданную форму расчета, то нужно подать уточненку за тот период.

Например, переплата пособия произошла в январе, а выявлена в мае 2019 года. Расчет за I квартал 2019 года сдан с ошибкой. Нужно подготовить уточненный отчет за I квартал 2019 года. Если неточность выявлена в конце года, корректировок будет больше — за все три отчетные периода: I квартал, полугодие и 9 месяцев. Составить уточненку — это значит заполнить все разделы, что и в первоначальном отчете, только с правильными данными. Исключение — раздел 3 "Персонифицированные сведения о застрахованных лицах". Он заполняется только на тех лиц, по которым есть изменения или дополнения.

Отчетные периоды прошлых лет. Если переплата пособия выявлена за отчетные периоды 2017-2018 годов, то в этом случае необходимо представить в инспекцию по месту нахождения организации уточненные расчеты за все те отчетные (расчетный) периоды, в которых ошибка была допущена.

Например, если ошибка произошла в III квартале 2018 года, а выявлена в мае 2019 года, то в мае 2019 года организация должна представить налоговикам уточненный расчет за девять месяцев 2018 года и 2018 год.

По ошибкам 2017 года и более ранние периоды уточненки нужно подавать в Фонд соцстраха по форме 4-ФСС, которая действовала в тот период. Сейчас, напомним, ФСС социальные взносы не администрирует. А только одобряет выплату соцпособий и контролирует по-прежнему взносы на травматизм.

Пени за просрочку

Сумма произведенных расходов на выплату пособий уменьшает сумму страховых взносов, подлежащих перечислению по КБК ФНС на социальное страхование (ч. 2 ст. 4.6 Закона № 255-ФЗ).

Если сумма страховых взносов была уменьшена на сумму излишне выплаченных пособий, то сумма социальных страховых взносов окажется недоплаченной. Это значит, что на сумму недоплаты страховых взносов организации придется начислить пени.

Пени определяют в процентах от неуплаченной суммы за каждый день просрочки. Процентная ставка пеней принимается равной 1 /300 действующей ставки рефинансирования ЦБ РФ, если период просрочки не превышает 30 дней. И 1 /15 — начиная с 31-го дня просрочки (ст. 75 НК).

В бухгалтерском учете нужно сделать проводки:

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69-1
— начислены пени за просрочку уплаты страховых взносов;

ДЕБЕТ 69-1 КРЕДИТ 51
— перечислены пени за просрочку уплаты страховых взносов.

Добавить комментарий

Your email address will not be published. Required fields are marked ( Обязательно )

Adblock detector